Helsetilsynet

Sammendrag

Ved tilsynet er det undersøkt om kommunen i Nav sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet er avgrenset til

  • om kommunen sikrer at søkerens (herunder også barnas) situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad
  • om det gjøres individuelle vurderinger av behov

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen revidert område. Det ble funnet to avvik:

  1. Kommunen i Nav sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging av barns situasjon når foresatte søker om økonomisk stønad.
  2. Kommunen i Nav sikrer ikke at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader fra personer med forsørgeransvar.

Vedr. kommunens styringssystem har tilsynet vist til mangler på flere områder av kommunens internkontroll, som har medvirket til avvikene.

Dato: 09.05.2012

Kirsti K. Mørkved
revisjonsleder

Roar Veiseth
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Verdal i perioden 21.03.12- 09.05.12. Revisjonen inngår i Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for 2012.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav§ 9. Kommunene er pålagt plikt til internkontroll i lovens§ 5, og egen forskrift om internkontroll for kommunen i Nav kom høsten 2010.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor området tilsynet omfatter.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Verdal kommune har om lag 14200 innbyggere og etablerte fylkets første Nav-kontor høsten '06. Rådmannens stab består av tre kommunalsjefer, hvorav kommunalsjefvelferd bla har ansvar for kommunale tjenester i Nav.

Nav Verdal har 2 avdelinger: Mottak og Oppfølging. Oppfølgingsavdelingen er inndelt i flere team som ivaretar både statlige og kommunale oppgaver, og der ansatte i stor grad jobber på tvers av teamene. 2 av teamene arbeider spesielt med henholdsvis ungdom, og minoriteter. I alt 15 kommunalt ansatte ivaretar feltet økonomisk sosialhjelp. Partnerskapsavtalen kommune/Nav fylke ble sist revidert i august '11.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.01.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.03.2012.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 22.03.2012 .

4. Hva tilsynet omfattet

Nyere forskning har gitt ny kunnskap om barns sårbarhet i økonomisk vanskeligstilte familier, og har ført til økt faglig og politisk bevissthet rundt barnas behov.

Kommunen i Nav møter mange barnefamilier. Nav har mulighet til å forebygge at dårlig økonomi går ut over barns og unges behov og muligheter til å ha et trygt og aktivt liv på linje med jevnaldrende.

Praksis, og undersøkelser foretatt av Statens Helsetilsyn viser imidlertid at barns behov i liten grad synliggjøres i kartlegginger og vurderinger når søknader fra vanskeligstilte familier behandles.

Statens helsetilsyn har derfor bestemt at det i 2012 skal føres et landsomfattende tilsyn med kommunen i Navs behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer som har forsørgeransvar for barn. Det føres i 2012 tilsammen 100 tilsyn, hvorav 4 i Nord-Trøndelag. Tilsynene gjennomføres etter felles mal, og vil inngå i Statens Helsetilsyns oppsummering av situasjonen på landsbasis.

Tilsynet er avgrenset til å undersøke hvordan kommunen i Nav styrer at kartleggings- og vurderingsarbeidet følger lovens krav og skjer på en slik måte at grunnlaget for riktige og forsvarlige beslutninger er på plass.

5. Funn

Det ble funnet 2 avvik:

Avvik 1:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging av barns situasjon når foresatte søker om økonomisk stønad.

Avvik fra lov om sosiale tjenester i Nav § 43 (innhenting av opplysninger), jf forvaltningslovens§ 17 (utrednings- og informasjonsplikten), samt forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4 (innholdet i internkontrollen).

Avviket bygger på:

  • Det foreligger ikke prosedyrer eller felles praksis for hva som skal kartlegges ved søknad.
  • En del søknader behandles uten forutgående samtale, som kunne ivaretatt brukermedvirkningen og sikret at alle relevante opplysninger, bla om barnas situasjon, har kommet fram.
  • Kartlegging skjer både i mottaks- og oppfølgingsavdelingen, men det mangler system for i hvilket datasystem opplysningene skal føres. Tilsynet fant noen opplysninger om sosial situasjon både i Arena og i Socio.
  • Søknadsskjemaene er gjennomgående mangelfullt utfylt, ofte også vedr antall og alder på barn, og ajourføres ikke rutinemessig ved nye søknader.
  • Dokumentasjonen viser at kartleggingen er fokusert på økonomiske forhold, og i liten grad på sosiale og helsemessige forhold i familiene.

Felles for begge avvik:

  • Det er ikke etablert rutiner eller praksis som styrer hvilke opplysninger som skal skrives i henholdsvis Arena og Socio.
  • Opplysninger knyttet til kartlegging og vurdering finnes enten i Socio eller Arena, evt begge steder. Det er ikke system som sikrer at alle relevante opplysninger sees samlet når en sak skal behandles. Ikke alle saksbehandlerne bruker Arena rutinemessig.
  • Kommunen har ikke system som sikrer at kartlegginger og vurderinger fanger opp alle relevante opplysninger i saker som omfatter barn.
  • Det er ikke tilstrekkelig system for å samle erfaringer og tilbakemeldinger fra ansatte og brukere for bruk i forbedringsarbeidet.
  • Vedtakene inneholder mye standardtekst. Opplysninger om hvilke fakta ut over økonomisk situasjon som er lagt til grunn, og hva vurderingene er basert på, mangler stort sett gjennomgående.
  • Det foreligger verken skriftlig delegasjon av ansvar og myndighet, eller stillingsbeskrivelser på noe nivå etter at Nav ble etablert. Det henvises i stedet til organisasjonskartet, samt en udatert/usignert rutine for hvor ulike saker diskuteres, og hvem som godkjenner.
  • Risikovurderinger av kommunens virksomhet i Nav gjøres ikke. Avikssystem finnes men er ikke implementert.
  • Det foreligger ingen ferdig opplæringsplan, og det er ulike oppfatninger av hva som er gitt av opplæring i for eksempel Arena.

Avvik 2:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader fra personer med forsørgeransvar.

Avvik fra lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet), §18 (stønad til livsopphold), §19 (stønad i særlige tilfeller, og §41 (anvendelse av forvaltningsloven) jf forvaltningslovens § 24 (når enkeltvedtak skal grunngis) og § 25 (begrunnelsens innhold).

Avviket bygger på:

  • Mappegjennomgang og intervjuer viser at beslutninger hovedsakelig baseres på økonomi sett i forhold til kommunens veiledende norm, framfor på individuelle vurderinger av behov.
  • Kommunens veiledende normer har samme barnetillegg uansett alder. Dokumentasjon og intervjuer viser at det ved vurdering av stønadsbehov heller ikke legges vekt på barnas alder.
  • Veiledende normer nyttes gjennomgående uten nærmere begrunnelse for hvorfor hjelpen ansees forsvarlig. Det foreligger ingen nærmere føringer, og intervjuer bekrefter at forsvarlighetskravet i loven har vært lite fokusert. Det er dermed personavhengig om, og i hvilken grad det gjøres avvik fra normene.
  • Det er etablert praksis for at barns behov (for eksempel knyttet til fritidsaktiviteter) forutsettes dekket innenfor livsoppholdet jf kommunens veiledende normer. Dersom familien ikke klarer dette, vurderes tilleggsytelse rutinemessig etter §19, også i tilfeller der fastslått behov inngår i kjerneområdet for livsopphold som skal dekkes etter § 18.
  • Det er ingen rutine for at konsekvenser for familien/barna alltid skal vurderes før inntekt endres, for eksempel som følge av sanksjoner mot stønadsmottaker.

Kommentar til avvikene:

Mangler ved kartlegging og individuelle vurderinger i kombinasjon med rutinemessig bruk av veiledende normer innebærer stor risiko for at hjelpen som ytes til bla barnefamilier kan bli feil eller utilstrekkelig.

6. Virksomhetens styringssystem

Iflg Lov om sosiale tjenester i Nav §5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i Nav beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at også barnas behov blir sett og ivaretatt når foresatte søker om økonomisk sosialhjelp.

Tilsynet har særlig vist til følgende svakheter ved styringssystemet, som har medvirket til avvikene:

  • Det mangler prosedyrer og felles praksis for hva som skal kartlegges, og hvor opplysningene skal journalføres. Det er ingen rutiner for å sikre at også barnas situasjon i vanskeligstilte familier blir vurdert.
  • Verken stillingsbeskrivelser eller delegasjon av ansvar og myndighet er laget. Det finnes kun en udatert/usignert rutine for hvem som kan godkjenne saker.
  • Det foreligger ingen ferdig utarbeidet opplæringsplan.
  • Det mangler system for å følge med på arbeidsprosessene slik at svakheter og svikt kan oppdages og korrigeres: Avvikssystem for kommunale tjenester i Nav er ikke implementert.

Kommunen har under tilsynet vist til, og demonstrert hvordan internkontrollen vil bli bedre ivaretatt ved at 'Kvalitetslosen' i kommunen om kort tid iverksettes også på Navs område.

7. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
  • FOR 2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltingen
  • Rundskriv I-34/2001- Sosial- og helsedepartementet. Sosia1tjeneste1ovens kap. 5
  • Rundskriv A-2/2011 av 20.12.2011- Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Veiledende normer 2012, og veileder for tilleggsytelser
  • Partnerskapsavtale Nav Nord-Trøndelag/Verdal kommune gjeldende fra 16.08.11
  • Oversikt organisering, Nav Verdal datert 0l.02.12
  • Oversikt kommunalt ansatte, Nav Verdal
  • Delegasjon fra rådmann til virksomhetslederne dat. 11.07.03
  • Delplan 2012 for området økonomisk sosialhjelp
  • Rutiner diskusjon og godkjenning av saker (udatert)
  • Struktur sosiale tjenester og oppfølging av mottaker av sosiale tjenester (udatert)
  • Regelverk for behandling av søknader om hjelp etter lov om sosiale tjenester i Nav
  • Oversikt over vedtak/saksbehandlere i perioden desember 2011 -februar 2012

Dokumentasjon som ble utlevert l gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Kommunens økonomiplan 2012-2015 / budsjett 2012
  • 30 brukermapper; i alt 166 vedtak
  • Stikkprøver av journalnotater i Arena: 4 brukere
  • Stikkprøver av notater i Socio: 7 samlenotater, 5 klientkort

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 18.01.12
  • Dokumentasjon mottatt 15.02.12
  • Div e-poster i planleggingsfasen

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Jostein Grimstad

Rådmann

X

X

 

Kristin Bratseth

Komm.sjef helseog velferd

   

X

Ola Sagbakken

Leder Nav

X

X

X

Laila Halvorsen

Avd leder mottak, fagleder

X

X

(delvis)

MonaRømuld

Avd leder oppfølging

 

X

X

Joar Aksnes

Avd leder stab

X

X

X

Massoud Mirgathi

Programrådg. Intro flyktn.

X

X

X

Aamund Nysæther

Veileder, mottak

X

X

X

Ole Andreas Haugan

Veileder, oppfølging

X

X

X

Linn Marie Schei

Veileder, oppfølging

X

 

X

Lise Duvsethe

Veileder, oppfølging

 

X

X

Oda W. Brørs

Veileder, oppfølging

 

X

X

Berit Musum

Sosialkonsulent

X

 

X

Sonja Larsen

Sosialkonsulent

X

   

Eva K. Aksnes

Sosialkonsulent

X

 

X

Rita Holmen

Konsulent i stab

X

   

Trine Holtan

Merkantil

   

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Roar Veiseth (revisor), Anne Lise Mathisen (revisor), Kirsti K. Mørkved (revisjonsleder), samt Grethe Juul (observatør, dag l).