Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Ved tilsynet er det undersøkt om kommunen i Nav sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Tilsynet er avgrenset til:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling ved at tjenesten er tilgjengelig for potensielle deltakere, at det informeres om tjenesten, og at det gjennomføres forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutningsprosesser knyttet til behandling av søknader om KVP

Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet veat innholdet og omfanget i programmene er forsvarlige.

I dette ligger hensynet til den enkeltes behov og forutsetninger, at programmets innholstøtter opp om formålet og at oppfølging av deltakerne er forsvarlig. I tillegg gjennom jevnlige evaluering og justering av tiltakene underveis dersom det er behov for dette.

Programmets varighet skal også etterleves.

Denne rapporten beskriver avvik som ble funnet innen reviderte områder.

Dato:

Anne Lise Mathisen
revisjonsleder

Grethe Juul og Marita Heimstad
revisor

 

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Verran i perioden 3. og 4. april 2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn mesosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres vegranskning av dokumenter, veintervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Verran kommune har om lag 2600 innbyggere. NAV Verran ble etablert høsten 2007. Kontoret er ett av 3 lokalkontor i tjenesteområdet Innherre. Hvert lokalkontor har sin leder med faglig og administrativt ansvar for kommunale og statlige tjenester. Nav-leder har i tillegg et overordnet ansvar for den statlige tjenenesteproduksjonen i NAV Verran.

Nav Verran har 3 ansatte på sosialtjenesteområdet, i til sammen 2 årsverk.

Alle ansatte (både statlige og kommunale)i NAV Verran har pr i dag veiledning på hele NAVs oppgaveportefølje, dvs både statlige og kommunale tjenester/ytelser.

Det er således ingen meunntak av gjeldsrådgiver (60 %) som kun er ansatt på feltet Lov om sosiale tjenester.

I tillegg er 1 person tilsatt i et 50 % engasjement som gjeldsrådgiver i oppstartsfasen til den nye gjeldsrådgiveren .

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.04.2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 04.04.2013.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 29 er oppfylt. Formålet er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Statens helsetilsyn har derfor bestemt at det i 2013 og 2014 skal føres et landsomfattende tilsyn mekommunen i Nav sitt ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Det føres i 2013 tilsammen 100 tilsyn, hvorav 4 i Nord-Trøndelag. Tilsynene gjennomføres etter felles mal, og vil inngå i Statens Helsetilsyns oppsummering av situasjonen på landsbasis.

Tilsynet er avgrenset til å undersøke om kommunen i Nav sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

5. Funn

Det ble funnet 2 avvik:

Avvik 1:

Kommunen i Nav sikrer ikke forsvarlig tilgjengelighet og tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Hjemmel:

Avvik fra STL §§ 17, 29, 4, 5 og fvl. § 11, forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Lovgrunnlaget for kravet om at tjenesten KVP skal være tilgjengelig kan utledes etter tolkning av flere bestemmelser, blant annet av rettighetsbestemmelsen i STL § 29 om rett til å delta i kvalifiseringsprogram forutsatt at inngangsvilkårene er oppfylt. I Ot.prp. 70 (2006- 2007) redegjøres for at KVP skal være en rettighet og at rettighetsfestingen skal bidrar til at ordningen blir tilgjengelig.

Forsvarlighetskravet, jf. STL § 4 underbygger lovgrunnlaget om tilgjengelighet i STL § 29.

Det fremgår av Rundskriv 35 at kravet om forsvarlighet forutsetter at tjenestene er tilgjengelige for alle som har et hjelpebehov.

For å overholde kravet om tilgjengelighet må kommunen sikre at det gis informasjon om tjenesten.

Kommunens plikt til å informere om KVP er hjemlet i STL § 17 annet ledog fvl. § 11.

Avviket bygger på:

  • Kommunen informerer ikke systematisk om rettigheten til tjenesten. Dette gjelder både nye søkere eller kjente tjenestemottakere.
  • Usikkerhet hos flere ansatte knyttet til oppgavene rundt tildeling av kvalifiseringsprogram.
  • Ikke spor av vurderinger av om langtidsmottakere av økonomisk stønad kan ha rettigheter på tjenesten.
  • Kommunen har ingen plan for hvordan informasjonsplikten og identifikasjonsarbeidet (tilgjengelighet)skal utføres.
  • Internkontroll er ikke iverksatt på området:
    - Opplæringsplan mangler
    - Avviksystem mangler
    - Det foretas ikke risikovurdering mht om regelverkets krav til tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet tolkes likt, og etterleves

Avvik 2:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det systematisk foretas forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Underkrav 1 Tilpasset program

Kommunen skal sikre at KVP har forsvarlig innhold og omfang, herunder at det er tilpasset den enkeltes behov og utfordringer.

Hjemmel:

Avvik fra STL §§ 30, 42 og 5, forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad§ 1 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Prosessen meå avgjøre søknader om KVP og det å beslutte programmenes innhold går over ihverandre der søknaden om KVP innvilges. Kartleggingsarbeidet som foretas i forkant av beslutningen om tilbuom KVP er derfor viktig både for å finne frem til om betingelsene for deltakelse i programmet er oppfylt og for å finne frem til tilpasset program - innhold og omfang.

For at innholdet i programmet skal være forsvarlig må det være individuelt tilpasset, noe som forutsetter brukermedvirkning. Programmet må innholde arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking, og andre tiltak som støtter opp under og forbereder overgangen til arbeid. Samtidig må omfanget være forsvarlig, dvs. være på fulltid(37 1/2 time per uke) og strekke seg over lang nok tid.

Avviket bygger på:

  • Skriftlige evalueringer av program foreligger ikke
  • Flere program har for kort varighet jf. Lovkrav om helårig program
  • Flere vedtak om program er forlenget uten at det fremkommer en individuell vurdering av dette.
  • Kommunen har ingen plan for hvordan arbeidet meoppfølgning av deltagerne skal gjennomføres
  • Internkontroll er ikke iverksatt på området:
    - Opplæringsplan mangler
    - Avviksystem mangler.
    - Det foretas ikke risikovurdering mht om regelverkets krav til tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet tolkes likt, og etterleves.

Krav til innhold i KVP reguleres i STL § 30:

Forskrift om KVP utdyper nærmere hva programmet skal inneholde.

Underkrav 2 Oppfølging:

Kommunen skal sikre forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av KVP.

Hjemmel:

Avvik fra STL §§ 30, 4, 42 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad § 1,jf. STL § 5, jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

En viktig side av et forsvarlig oppfølgingsarbeid er evaluering og justering av programmet. Dette må gjøres i samarbeimesøker. Viktige forholsom må evalueres er fremdrift, deltakernes utvikling, endringsbehov, behov for endring av tiltak, oppfølgingsmetode/omfang og vurdering av forlengelse av program.

Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad§ 1 siste ledunderstrekes plikten til å evaluere. Forskriftens § 1 siste ledd lyder:

Kvalifiseringsprogrammets innholskal evalueres i løpet av programperioden. Det skal fremgå av programmet på hvilke tidspunkt det skal foretas evalueringer. Evalueringene inngår i den kontinuerlige oppfølgingen av deltakeren. Tiltakene i programmet og deltakerens progresjon skal vurderes og vebehovfølges opp meendringer i programmets innhold. Kommunen har ansvar for at det settes av tilstrekkelig ressurser og tid i NAV -kontoret til at den enkelte deltaker får forsvarlig bistand og oppfølging.

Forsvarlig oppfølging innebærer en tett og koordinert bistangjennom programperioden.

Hyppighet av kontakt mellom tjenestemottaker og NAV- veileder er derfor viktig. Hvor hyppig kontakten må være vil variere avhengig av hvor tjenestemottaker er i programmet, hvilken type utfordringer vedkommende har osv.

Avviket bygger på:

  • Det sikres ikke forsvarlig oppfølging av deltakere i kvalifiseringsprogrammet. Dette gjelder deltakernes utvikling, endringsbehov, behov for andre støttetiltak.
  • Det finnes rutiner på funksjonsbeskrivelser, men disse er ikke godt nok implementert.

6. Virksomhetens styringssystem

Iflg Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i Nav beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Verran kommunes samarbeidsavtale med Nav Nord-Trøndelag skal sikre at flere av disse kravene blir ivaretatt. Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kommunen har forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Tilsynet har vist at dette i for liten graskjer. Styringsmessig sett bør det gå klart frem hvem som har oppgaver knyttet til å utarbeide tilpasset program til deltakerne av kvalifiseringsprogram. Det må også være klart hvem som har oppgaver knyttet til å følge med på om arbeidet meå tilpasse program generelt går som planlagt og utføres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Gode og tilstrekkelige tiltak for å sørge for at programmene er individuelt tilpasset må iverksettes.

Det bør utarbeides beskrivelser av hvordan program skal utarbeides og hva som skal gjøres for å ivareta brukermedvirkningsansvaret. På de fleste kontor vil det være nødvendig at rutiner er skrevet ned. Rutinebeskrivelsenes innhold må være i henholtil lov- og forskriftskrav, og kommunen må sørge for at rutinene brukes, forstås og er tilgjengelige. Det må vurderes om tiltakene fungerer etter sin hensikt, og om de er tilstrekkelige. Justeringer må foretas vebehov.

Oppfølgingsarbeidet må videre planlegges slik at deltakerne får forsvarlig oppfølging. Det må være satt av tilstrekkelig tid, og ansatte som har oppfølgingsansvar må ha tilstrekkelig kompetanse.

Ledelsen må følge med på om oppfølgingsansvaret ivaretas slik lov- og forskrifter krever.

Dersom svikt oppdages må tiltak justeres eller evt. nye tiltak iverksettes.

Kommunen må sørge for å utvikle og iverksette styringstiltak som bidrar til forsvarlig oppfølgingsarbeid. Rutiner for forsvarlig oppfølgingsarbeimå utarbeides og implementeres. Det må vurderes behov for skriftlige rutiner og prosedyrer. Kommunen må følge med på om tiltakene er tilstrekkelige til å sikre forsvarlig oppfølgingsarbeid, og evt. justere vebehov. Kommunen må sørge for at uheldige hendelser knyttet til oppfølgingsarbeidet fanges opp. Det må være klart hva som er uheldige hendelser, hvordan det skal meldes og til hvem. Kunnskapen benyttes i kommunens forbedringsarbeid.

Kommunens ledelse må foreta jevnlige evalueringer av om styringstiltakene samlet sett er gode nok til å sikre forsvarlig oppfølging av deltakerne på KVP.

Internkontrollen innebærer at det vurderes hvilke rutiner og prosedyrer virksomheten har behov for, at disse utformes og vedlikeholdes, og at det sørges for at alle ansatte kjenner og bruker dem. I avvikene er det påpekt hvordan manglende rutiner og felles forståelse er årsak til at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet ikke dokumenteres godt nok.

7. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) mes forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
  • FOR 2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltingen
  • Rundskriv Hovednr. 35 - lov om sosiale tjenester i NAV
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21.desember 2011

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forholav betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Nav Verran og tjenesteområdet i Nord-Trøndelag.
  • Samarbeidsavtale Verran kommune / Nav Nord-Trøndelag, datert 11.11.2011 (revidert dato)
  • Delegasjonsreglement for Verran kommune, vedtatt 13.12.2012
  • Oppdatert oversikt over anvisningsmyndighet/delegert myndighet fra rådmann til leder for NAV Verran datert 21.03.02 (endret 26.05.05)
  • Rutinebeskrivelser/funksjonsbeskrivelser  for konsulent i mottak og oppfølging/tiltak udatert:
  • Rutiner for kvalitetssikring og internkontroll for NAV Verran fra februar 2013, udatert
  • Utskrift av faginnholi sosiale tjenester i NAV /kvalifiseringsprogrammet fra NAVET.
  • Sjekkliste infopunkter kvalifiseringsprogram (vedlegg til rutine KVP) (udatert)

Dokumentasjon som ble utdelt og gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referater fra kontormøter der tjenestemottakere og deres situasjon diskuteres.
  • Gjennomgang av brukermapper mede 10 siste langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp
  • Gjennomgang av brukermapper for alle deltakere i kvalifiseringsprogrammet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 08.02.2013
  • Svar datert fra 08.03.2013 m/vedlagt dokument

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere vetilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kjetil Landsem

NAV Leder

X

X

X

Hege Fossli

Rådgiver

X

X

X

Wenche Dybvik

Rådgiver

X

X

X

Jacob Almlid

Rådmann

 

X

 

Arild Lasse Gulstad

Rådgiver

 

X

X

Geir Landsem

Gjeldsrådgiver

 

 

X

Anita Ulstad

Rådgiver/rådmannens stab

 

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Grethe Juul (revisor), Marita Heimstad(revisor), Anne Lise Mathisen(revisjonsleder)