Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen- stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten. Tilsynet hadde fokus på tre underemner:

  • Håndtering av henvendelser/søknader
  • Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger i forhold til stønad

Det ble funnet to avvik:

Avvik 1

Alstahaug kommune, ved Nav Alstahaug sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at henvendelser om økonomisk stønad håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Dato: 4.6.2012

Audun Hole
revisjonsleder

Randi Gundersen
revisor

 

Marianne Frostad Nilsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Alstahaug i perioden 10.1.2012- 4.6.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid iru1enfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Alstahaug kommune er med 7 372 innbyggere en mellomstor kommune i Nordland.

Alstahaug kommune inngikk samarbeidsavtale med Nav Nordland i 2009 gjennom etablering av Nav Alstahaug. Etter en intern gjennomgang av organisasjonen er det nylig foretatt en nedbemanning med to årsverk på statlig side. Totalt er det nå 16 årsverk, henholdsvis 8 på kommunal side og 8 på statlig side.

Etaten er organisert i to team og en fellestjeneste. Mottaksteamet behandler saker etter lov om sosiale tjenester i Nav. Dette teamet har en avdelingsleder og tre veiledere som behandler saker etter lov om sosiale tjenester i Nav. I tillegg er det to ansatte som arbeider med flyktninger. De har ansvar for bosetting, oppfølging, introduksjonsprogram og saker etter lov om sosiale tjenester fram til oppstart av introduksjonsprogrammet.

Telefonhenvendelser på dette saksområdet sluses fra call-senteret til saksbehandlere, eventuelt til en vakttelefon bemannet av saksbehandlere i disse avdelingene.

Navlederen inngår i rådmannens ledergruppe og rappmierer direkte til assisterende rådmann på sosialområdet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.1.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 27.3.2012.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved mottaket i Nav Sandnessjøen.

Sluttmøte ble holdt 28.3.2012.

Endelig rapport ble sendt ut 4.6.2012

 

4. Hva tilsynet omfattet

Området for tilsynet var økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale

tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle. Samt de saksbehandlingsreglene som følger av forvaltningsloven ved behandling av stønad som nevnt.

Temaet var videre avgrenset til forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger samt ivaretakelse av taushetsplikt, og avgrenset til:

  • Hvordan henvendelser/søknader håndteres
  • Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
  • Hvordan vurderinger foretas og beslutninger treffes.

5. Funn

Avvik 1:

Alstahaug kommune, ved Nav Alstahaug, sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 22 jf § 21, 4.ledd
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 18
  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 23
  • Forvaltningsloven § 24 og § 25
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4 c, f og g

Avviket bygger på følgende:

  • Nav Alstahaug betaler ut økonomisk stønad til kreditor uten at det er begrunnet i vedtak og hjemlet i § 21, 4. ledd. Dette fremgår i 6 av 7 der stønad skal dekke en konkret utgift. Denne praksisen bekreftes også i intervju.
  • Det fremgår av en stor andel av vedtakene at begrunnelse for utmåling av stønad mangler. Det gis ikke særskilt begrunnelse dersom utmålt stønad ligger under statlige veiledende normer. Dette bekreftes i intervju.
  • I tilfeller der Alstahaug kommune mener å ha betalt ut for mye stønad, "trekkes" dette inn i etterfølgende vedtak om økonomisk stønad. Dette fremgår i 3 av de undersøkte sakene, og bekreftes i intervju.

Kommentar:

Det framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 21, første ledd at økonomisk stønad gis som bidrag, lån, garanti for lån, eller varer og tjenester. Det presiseres i fjerde ledd at stønadsformen varer og tjenester kun kan nyttes hvis det på grunn av "særlige forhold" må antas at stønadsmottakeren ikke vil bruke stønaden i samsvar med vilkår som er fastsatt etter 20. Gjøres det et vedtak om å utbetale til kreditor eller per rekvisisjon skal dette begrunnes i vedtaket, og det skal vises til lovhjemmelen for unntaket. Nav Alstahaug begrunner sin praksis med at det er et ønske fra brukerne å få dekt regninger direkte. Selv om beslutningen om å dekke direkte til kreditor framkommer etter en prosess mellom bruker og Navkontoret, er det Nav som må vurdere om vilkåret for å dekke direkte til kreditor er oppfylt. Samarbeid og enighet erstatter ikke et formelt vedtak fra Nav.

Dersom stønadsmottakeren skal kunne vurdere om vedtaket er fattet på riktig grunnlag må det fremgå hvilke økonomiske opplysninger kommunen benytter for å komme fram til resultatet. Dette er avgjørende for å vurdere om vedtaket skal påklages. I tilfeller der stønaden utmåles lavere enn kommunal/statlig veiledende norm er dette en særlig viktig opplysning. Forvaltningsloven § 25 andre ledd stiller krav om at vedtaket skal nevne de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Det kan ikke forventes at søkeren har disse opplysningene tilgjengelig etter at søknaden er innlevert.

Kommunen skiller ikke mellom saker der for mye utbetalt stønad skyldes feil fra kommunens side, saker hvor feilutbetalingen skyldes manglende utredning og saker der mottakeren forsettlig eller grovt uaktsomt har gitt uriktige opplysninger eller har fortiet opplysninger. Kommunen har ikke rutiner eller praksis for å fatte vedtak etter § 23. Inndrivelse av krav forutsetter at det foreligger et rettskraftig vedtak etter § 23. I andre tilfeller kan ikke kommunen foreta trekk eller motregning i senere ytelser for å rette feilen.

Avvik 2:

Alstahaug kommune sikrer ikke at henvendelser om økonomisk stønad håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19
  • Forvaltningsloven § 17
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4 c, f og g

Avviket bygger på følgende:

  • Søknader som ikke er tilstrekkelig dokumentert blir noen ganger ikke behandlet, men sendt i retur til søker eller henlagt. Dette kom fram under intervju.
  • Søknader om økonomisk stønad blir først registrert inn i saksbehandlersystemet etter at de er fordelt til den enkelte saksbehandler.

Kommentar:

Det fremkom i intervjuene at dersom saken ikke ble godt nok opplyst og dette skyldtes at søkeren ikke medvirket, kunne saken bli henlagt eller sendt tilbake til søkeren. Dette kunne skje hvis søkeren ikke responderte på purringer og oppfordringer om å komme med dokumentasjon. Det følger av alminnelige prinsipper for saksbehandling at søknader og krav skal behandles og avgjøres. Søker har krav på å få et vedtak, og gis derved også klageadgang, selv om saken avslås fordi dokumentasjon på at vilkårene er oppfylt mangler. Avslaget må da hjemles i sosialtjenesteloven i Nav § 18 og §19. Unntaksvis kan en søknad avvises, men det er da også krav om at det fattes et vedtak om avvisning.

Kontoret hadde som praksis at innkomne søknader om økonomisk stønad ikke ble registrert i journalsystemet når de ble mottatt av Nav. Den praksis som ble fulgt var at sakene ble fordelt på saksbehandlere en gang i uka, og ble deretter journalført. Journalføringen kunne derfor

skje mer enn en uke etter at saken ble levert inn til Nav. Fylkesmannen mener at denne praksisen innebærer for høy risiko for svikt. I intervju fikk vi beskrevet at søknader faktisk hadde forsvunnet. Internkontrollsystemet burde fanget opp dette og kommunen skulle ha implementert rutiner for å sikre at dette ikke skjedde. Det fremkom under tilsynet at Navleder var oppmerksom på problemet, men at praksis ikke var endret.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det framgår av § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 i loven er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten.

Det framgikk av intervjuene at det har vært lite fokus på internkontroll etter etableringen av Nav, selv etter at det ble et krav om internkontroll ved ikrafttredelse av lov om sosiale tjenester i Nav 01.01.2010. I de innsendte styringsdokumentene var det lite som pekte mot et aktivt internkontrollsystem.

Kommunen etterspør ikke rapportering utenom på økonomi, sykefravær og HMS i løpet av året. Utvikling og utfordringer i forbindelse med brukergruppen framkommer kun i kommunens årsmelding. Navkontoret benytter målekort der det også er lagt inn indikatorer på de kommunale oppgavene. Det framkom under tilsynet at kommunens øverste ledelse ikke var kjent med at det var lagt inn slike indikatorer.

Kontoret har enkelte skriftlige rutiner for bruk i saksbehandlingen. Disse er med på å kvalitetssikre vedtakene til en viss grad. De ukentlige møtene der saker blir fordelt og noen saker blir drøftet er også med på å sikre en lik behandling av sakene til en viss grad. Navleder skriver under på alle saker om økonomisk stønad og har da muligheten til å sikre at vedtakene følger kravene i lovgivningen. Likevel finner vi under tilsynet at det har sviktet på flere områder.

Det foreligger ingen plan for opplæring av nyansatte og det kunne heller ikke spores at kommunen har gjort risikovurderinger i forhold til situasjoner hvor det er fare for svikt, eksempelvis ved sykdom.

 

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften).
  • FOR 2010-11-19 nr 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv I-34/2001- Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5.
  • Rundskriv A-68 av 21.12.09 - Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Delegasjonsreglement for Alstahaug kommune
  • Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Alstahaug kommune og NAV Nordland
  • Årsmelding sosialsektoren 2009 og Nav 2010
  • Normer for livsopphold
  • Formannskapets vedtak om innføring av normer for livsopphold av 08.01.2003
  • Oversikt over Nav Alstahaugs organisering
  • Saksflyt ved søknad om økonomisk stønad
  • Søknadsskjema- økonomisk stønad
  • Rutiner for mottak- Nav Alstahaug
  • Rutiner for dokumentasjon av søknad om stønad- Nav Alstahaug
  • Skjema for avviksmelding- Alstahaug kommune
  • Kopi av HMS - internkontrollhåndbok
  • 20 vedtak innvilget økonomisk stønad
  • 6 vedtak avslag på økonomisk stønad

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 28 mapper med saker om økonomisk stønad

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsle om tilsyn av 10.1.2012
  • Endring av dato for tilsyn av 7.2.2012
  • Dokumentasjon fra Nav Alstahaug mottatt 23.2.2012
  • Ettersending av dokumentasjon fra Nav Alstahaug mottatt 22.2.2012
  • Program for tilsynet av 1.3.2012
  • E-postkorrespondanse

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Alf-Johnny Karlsen 

Veileder

X

X

 

Rune Grønmo

Avd. leder

X

X

X

Wenche Lund

Fellestjenesten

X

 

X

Nina Haraldsø

Veileder flyktning

X

X

 

Eva Botnheim

Veileder

X

X

X

Kristinq V Larsen

Veileder

X

X

 

Siv Bringsli

Veileder

X

X

X

Arnfinn Guttom1sen

Veileder

X

X

X

Ebba Igeland

Avd. leder

X

 

X

Hans Jan Aarsund

Ass rådmann

X

X

X

Anne Cathrine Hjelt

Nav-leder

X

X

X

Helle Beate J Schei

Fellestjenesten

X

 

X

Harry Mikalsen

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Gundersen, Marianne Frostad Nilsen og Audun Hole.