Helsetilsynet

Sammendrag

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Systemrevisjonen omfattet følgende tema:

  • Senterets arbeid i inntaksfasen - fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og i den første tiden etter familien er flyttet inn.

Tilsynet har hatt fokus på hvordan sentret styrer virksomheten slik at beboerne gis forsvarlig og likeverdig tjeneste i denne fasen av oppholdet.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Randi Gundersen
revisjonsleder

Marianne Frostad Nilsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sollia barne- og familiesenter i perioden 17.09.12 - 08.01.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2012. Dette tilsynet er det første tilsynet som er gjennomført ved Sollia barne- og familiesenter etter at forskrift for senter for foreldre og barn trådte i kraft 25.11.10.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med senter for foreldre og barn etter barnevernloven§§ 2-3b, tredje ledd og 5-7, første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under tilsynet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sollia barne- og familiesenter drives av Bufetat, region nord. Senteret består av to avdelinger, henholdsvis Sollia barnehjem og foreldre- barn avdelingen. Senteret ligger i Sortland kommune i Nordland.

Målgruppen for et institusjonsopphold på barne- og familiesenter er familier hvor de voksne strever med ulik problematikk som gjør at de i for liten grad klarer å holde fokus på barna og deres behov. Foreldrene er dermed avhengige av tett oppfølging og den struktur som institusjonsrammene gir. Oppholdet ved sentret er hjemlet i barnevernloven § 4-4, 2. ledd.

Senteret har to leiligheter som ligger i tilknytning til barnehjemmet. Senteret har plass for inntil 2 familier med barn i alderen 0-12 år. Primært 0-3 år, sekundært 4-8 år og tertiært 9-12 år. Ved ledig kapasitet har senteret tilbudt hjelpetiltak i hjemmet, men etter omstilling i Bufetat skal dette arbeidet overføres til kommunene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.09.12.

Åpningsmøte og foreløpig sluttmøte ble gjennomført på senteret 22.11.12

Intervju:
4 personer ble intervjuet. Intervjuet med Institusjonsleder ble gjennomført på telefon 23.11.12.

Det ble gjennomført befaring ved senteret den 13.09.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Senterets arbeid i inntaksfasen - fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og de første dagene etter at familien er flyttet inn.

Hvordan senteret styrer sin virksomhet for å sikre at det ytes forsvarlig tjenester i inntaksfasen.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Tilsynet har for øvrig merket seg

Fylkesmannen vurderer at brukerperspektivet er godt ivaretatt i inntaksfasen. Som hovedregel gjennomføres forarbeid i hjemkommunen til familien. Når familien flytter inn på sentret blir de møtt med velkomstmiddag. Sentret bestreber seg på at familien blir mottatt av kjente fjes.

De første dagene etter at familien er flyttet inn er det lagt opp til at familien skal gis nødvendig informasjon og finne seg til rette før kartlegging- og veiledningsarbeidet begynner. Tilbakemeldinger fra familiene tas med videre i senterets forbedringsarbeid.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Sollia barne- og familiesenter har utarbeidet Institusjonsplan og et internkontrollsystem med utgangspunkt i forskrift for senter for foreldre og barn.

Senteret har skriftlige rutiner for inntaksfasen ved sentret. I tillegg er det utarbeidet forløpssjekkliste for alle fasene av oppholdet ved senteret. Rutinene omhandler blant annet hvordan søknader om plass skal behandles, forarbeid og velkomstrutiner. Det fremgår av rutinene hvem som er ansvarsperson for at oppgavene blir gjennomført i inntaksfasen.

Ansatte har god kjennskap til rutiner og forløpssjekklisten for inntak ved sentret, og er godt kjent med hvordan det eventuelt skal varsles om svikt eller fare for svikt i inntaksfasen. Senterets ledelse følger gjennom institusjonens styringssystemer og møtevirksomhet, med på at rutinene følges av de ansatte. Rutinebeskrivelser justeres ved behov og i henhold til lovverket.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon
  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker
  • Forskrift for senter for foreldre og barn
  • Veileder for forskrift for foreldre og barn; Bufdir 2011

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Institusjonsplan for Sollia foreldre- og barn avdelingen
  • Godkjenning/ kvalitetsgjennomgang fra Bufetat, region nord
  • Redegjørelse for avdelingens internkontroll
  • Ulike rutine beskrivelser, sjekklister og forløpsliste som gjelder for inntaksfasen
  • Ulike maler for forarbeid
  • Avtale om bruk av video ved opphold ved foreldre- og barn avdelingen
  • Kontrakt mellom foreldre/ Sollia og barneverntjenesten
  • Rutiner for oppgaver og observasjoner i kartleggingsfasen
  • Rutine for bruk av handlingsplan
  • Rutine for bruk av fornøydhetsundersøkelse
  • Oversikt over ansatte ved avdelingen
  • Kompetanseplan
  • 3 saksmapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 4 saksmapper
  • Informasjonsperm om arbeidet i familien

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Sissel Vorheim

Nestleder ved institusjonen

X

 

X

Kari Mortensen

Institusjonsleder

 

X

 

Laila Bakken

Miljøterapeut

X

X

X

Anette Wolden

Avdelingsleder

X

X

X

Tove Brun

Miljøterapeut

X

 

X

Hege Christensen

Miljøterapeut

X

 

X

Annie Halvorsen

Miljøterapeut

X

 

X

Siv-June Ridderseth

Miljøterapeut

X

X

X

Astrid Ellingsen

      X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Gundersen, revisjonsleder og Marianne Frostad Nilsen, revisor.