Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Tilsynet hadde fokus på fire tema:

  • Håndtering av søknader i front/mottak/ekspedisjon.
  • Innhenting av relevante opplysninger/dokumentasjon som grunnlag for å behandle søknaden.
  • Saksbehandling, vurderinger, beslutninger og utbetaling.
  • Virksomhetens internkontroll på de aktuelle områdene.

Det ble ikke konstatert avvik eller funnet grunnlag merknader under tilsynet.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Hildegunn Estensen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sømna kommune v/Nav Sømna i perioden 9.januar – 21.mai 2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenester ved Nav-kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sømna kommune har omlag 2100 innbyggere, og strekker seg over 193 kvadratkilometer. Kommunen inngikk samarbeidsavtale med Nav Nordland om etablering av Nav Sømna fra 17.mars 2009. Avtalen er sist revidert 28.oktober 2011.

I tillegg til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er lov om introduksjonsordning for flyktninger, gjeldsordningsloven, tjenester til rusmiddelavhengige (tilsvarende kapittel 6 i tidligere lov om sosiale tjenester) og husbanktjenester som bostøtte, boligtilskudd og startlån tillagt Nav kontoret.

Ved Nav kontoret er der 5 medarbeidere, 3 av disse, herunder leder, er kommunalt tilsatt. Mottaket/ekspedisjonen er betjent av en medarbeider.

De ulike tjenestene ved kontoret framstod som godt integrerte, og medarbeiderne tydelige på at de var ett team. Nav kontoret er lokalisert i kommunens administrasjonsbygg, i umiddelbar nærhet til kommunens administrative og politiske ledelse. Lokalene Nav kontoret disponerer virker godt tilpasset de oppgaver som skal ivaretas der.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9.januar 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 7.mars 2012.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav kontoret 7.mars 2012.

Sluttmøte ble avholdt 8.mars 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Tilsynet hadde fokus på fire tema:

  • Håndtering av søknader i front/mottak/ekspedisjon.
  • Innhenting av relevante opplysninger/dokumentasjon som grunnlag for å behandle søknaden.
  • Saksbehandling, vurderinger, beslutninger og utbetaling.
  • Virksomhetens internkontroll på de aktuelle områdene.

5. Funn

Det ble ikke konstatert avvik eller funnet grunnlag for merknader under tilsynet.

Tilsynet merket seg:

Ved Nav kontoret var det høy bevissthet på brukermedvirkning, ansvarliggjøring og grundige kartlegginger. De hadde kontormøter to ganger pr uke. Møtene er strukturert og blir bl. A. benyttet til generell informasjon, orientering/drøfting av enkeltsaker, refleksjoner over interne arbeidsprosesser og ved behov justering av disse.

Internkontrollen på området bestod dels av skriftlige arbeidsbeskrivelser og dels i medarbeidernes fokus på fare for svikt og forbedringer – tematisert i kontormøtene. Internkontrollen på det reviderte område framsto som dekkende.

6. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov 1967-2-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.
  • For-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv 1-34/2001 – Sosial- og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5.
  • Rundskriv A-2/2011 – Arbeidsdepartementer, Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommunens behandling tilknyttet etablering av Nav Sømna.
  • Samarbeidsavtale mellom Sømna kommune og Nav Nordland.
  • Delegasjonsbestemmelser, fra rådmann til Nav leder og internt i Nav kontoret.
  • Delegasjon av anvisningsmyndighet.
  • Organisasjonsplan – Nav Sømna.
  • Beskrivelse av saksflyt fra søknad om økonomisk stønad identifiseres/mottas til vedtak er fattet og meddelt.
  • Sjekkpunkter for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp
  • Skjema for søknad om stønad.
  • Kommunale staser for utmåling av økonomisk stønad, tilsvarer statens veiledende satser.
  • Orientering om framgangsmåte ved klager over forvaltningsvedtak.
  • Rapportskjema for avvik ved Nav Sømna.
  • Alle saker behandlet i medhold av §§ 18 og 19 i perioden 15.november – 31.desember 2011.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Tilsynet hadde “Mottakspermen” til gjennomsyn.

  • Tilsynet gjennomgikk et utvalg klientmapper vedrørende personer som var omfattet av de vedtak vi hadde fått tilsendt.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon den 9.januar 2012.
  • Innsending av dokumentasjon til Fylkesmannen den13.februar 2012.
  • Fylkesmannens program for gjennomføring av tilsynet den 20.februar 2012.
  • E-post korrespondanse mellom Nav leder og revisjonsleder vedr praktisk gjennomføring av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Signar Kristoffersen

Rådmann

X

X

X

Werner Lande Pedersen

Nav leder

X

X

X

Eline Skarsmo

Veileder

X

X

X

Karen Siebenbrot

Veileder (vikar)

X

X

X

Per Gunnar Larsen

Veileder

X

X

X

Marte Myren

Veileder

X

X

X

Jannike e. Rasmussen

Veileder

X

 

X

Fra tilsynet deltok: Hildegunn Estensen og Leif Aronsen