Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3.

Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven§ 4-5. Barns rett til medvirkning er undertema til begge de overnevnte temaene.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet:

Avvik

  • Kommunen sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Merknad

  • Kommunen dokumenterer ikke systematisk sine vurderinger og konklusjoner i løpet av og ved avslutning av undersøkelser.

Dato: 07.06.2012

Randi Gundersen
revisjonsleder

Lise Tymi
revisor

 

Ingunn Aronsen Bretma
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Barneverntjenesten i Sørfold kommune i perioden 27.02.12- 07.06.12. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2012, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sørfold kommune hadde 2 003 innbyggere per 1.1.12. Andelen barn (O- 19 år) ligger på ca. 28,5 %. Barneandelen i kommunen er høy sammenlignet med nabokommunene og Nordland (ca. 24, 8 %).

Rådmannsinstituttet består av rådmannen og to konununalsjefer, i tillegg er det en stab/støttefunksjon og et servicekontor. Kommunens drift er organisert i 14 enheter, herunder Nav. Barnevemtjenesten et samlokalisert med Nav og har felles mottak. Det er til sammen

175% stilling i barneverntjenesten: 150% barnevernkonsulent fordelt på ei hel og ei halv stilling og 25 %stilling som barnevernleder. Barnevernleder har i tillegg 75% stilling i Nav. Rådmannen er barnevernleders stedfortreder. Nav-leder har personalansvar og økonomiansvar for barneverntjenesten.

Ved utgangen av 2011 var det 17 hjemmeboende barn som mottok hjelpetiltak fra barneverntjenesten i Sørfold. Barneverntjenesten åpnet 17 nye undersøkelser og avsluttet 16 undersøkelser etter barnevernloven i 2011.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.02.12.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.12.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.04.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtemaene for dette tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5.

Barns rett til medvirkning er satt som sentralt undertema for begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert og til å uttale seg. Denne retten framgår av barnevernloven§ 6-3. Barns rett til å bli hørt er også et grunnleggende prinsipp som er nedfelt i FNs barnekonvensjon fra 1989.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak gjøres på en slik måte at barn og unge får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

5. Funn

Avvik

Kommunen sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven§ 4-5
  • Internkontrollforskriften § 4 g

Avviket bygger på følgende:

  • 9 av 16 tiltaksplaner inneholder ikke klare og konkrete målsettinger for tiltaket og kriterier for hvordan målene skal nås.
  • Kommunen innhenter ikke systematisk opplysninger fra de som utfører tiltaket.
  • Kommunen innhenter ikke systematisk opplysninger fra andre som kjenner barnet og familien.
  • Kommunen sikrer ikke at det foreligger dokumentasjon på vurderinger og konklusjoner ved evaluering av hjelpetiltak.
  • Alle ansatte i barneverntjenesten opplyser ved intervju at de er klar over at dokumentasjon av vurderinger og konklusjoner er mangelfull.

Kommentar

I henhold til barnevernloven § 4-5 skal det utarbeides en tiltaksplan når det treffes vedtak om hjelpetiltak. Tiltaksplanen skal være skriftlig, gi en oversikt over de tiltak som er iverksatt og være det verktøyet som skal sikre planmessig, regelmessig og målrettet oppfølging. Det er sentralt at de hjelpetiltak som iverksettes skal fungere etter sitt formål: Det er derfor presisert at barneverntjenesten skal følge nøye med og vurdere om hjelpen er tjenlig eller om det er grunnlag for å iverksette andre tiltak eller omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres jevnlig, fortrinnsvis hvert kvartal. Det forutsettes at barneverntjenesten foretar en konkret vurdering av barnets situasjon på evalueringstidspunktet. Evalueringen må dokumenteres slik at den er etterprøvbar.

Merknad

Kommunen dokumenterer ikke systematisk sine vurderinger og konklusjoner i løpet av og ved avslutning av undersøkelser.

Kommentar

Undersøkelsessaker tas opp til vurdering i ukentlige saksbehandlermøter der alle i barneverntjenesten er til stede. Det føres ikke referat fra disse møtene og vurderingene nedtegnes ikke i saksmappen til det enkelte barn. Det føres imidlertid joumalnotater /referat fra møter, hjemmebesøk, telefonsamtaler, muntlig innhenting av opplysninger mm. Det foreligger undersøkelsesrapport i kun 3 av 15 gjennomgåtte avsluttede undersøkelsessaker. Det framkom under tilsynet at barneverntjenestens vurderinger og konklusjon i hovedsak ble formidlet muntlig til foreldrene og barna, eventuelt med et etterfølgende brev til foreldrene.

Barneverntjenesten har over tid hatt stabil bemanning, som virker å ha god oversikt over vurderingene som gjøres i den enkelte sak. Den manglende dokumentasjonen av vurderinger og konklusjon gjør imidlertid at det i ettertid ikke vil være mulig å se hva det er lagt vekt på i den enkelte sak.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Nav-leder rapporterer til rådmannen på økonomi og personal, mens barneverntjenesten rapporterer på fag. Halvårsrapportene til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet legges fram for driftsutvalget, vanligvis gir barneverntjenesten samtidig en muntlig orientering. Eventuelle behov for tilleggsbevilgninger i løpet av året behandles i formannskapet.

Barneverntjenesten utarbeidet for noen år siden rutinehåndbok i samarbeid med andre kommuner i Indre Salten. På områder der det har kommet endringer i lov eller forskrift etter at rutinehåndboken ble utarbeidet er endringene fanget opp og rutinene endret. De ansatte i barneverntjenesten beskrev at endringer av rutinene ble gjort ved behov, og at endringer i lov og forskrift blant annet ble fanget opp via Fylkesmannens nettside.

Bamevemtjenesten har ikke opplæringsplan, men behov for og prioritering av opplæring/faglig utvikling er beskrevet i tjenestens internkontroll.

I barneverntjenestens beskrivelse av internkontrollen er det definert tre mål for forbedringsarbeid: Evalueringsrutiner vedrørende hjelpetiltak, dokumentere beslutninger i saksbehandlingen og ta i bruk deler av Kvellometoden i undersøkelsessaker.

I hovedsak framstår virksomhetens internkontroll som godt tilpasset tjenesten både når det gjelder størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Men barneverntjenesten har ikke rettet opp avvik de selv har avdekket med manglende dokumentasjon av vurderinger og beslutninger i undersøkelsessaker og ved evaluering av tiltak, noe som framstår som en svakhet.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs konvensjon om barns rettigheter
  • Forskrift om internkontroll

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding 20l0 for barnevemtjenesten
  • Virksomhetsplan 2009/2010
  • Delegasjonsreglement
  • Samarbeidsavtale mellom Sørfold kommune og Nav Nordland
  • Organisasjonsplan for Nav Sørfold
  • Barneverntjenestens internkontroll inkludert beskrivelse av barneverntjenesten og rutinehåndbok
  • Dokumenter i 15 undersøkelsessaker
  • Dokumenter i 6 saker med tiltak per 31.12.11

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Fullstendige mapper til 26 barn
  • Nøkkeltall fra saksbehandlingssystemet Familia per 17.02.12
  • Sak til driftsutvalget vedrørende status barnevern 1. halvår 2011
  • Sak til driftsutvalget vedrørende status barnevern 2. halvår 20 Il

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 27.02.12
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen den 16.03.12
  • Program for tilsynet datert 29.03.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Lars Kr. Evjenth

ordfører

X

 

(x)*

Torbjørn Winther

rådmann

X

X

(x)*

Lisbeth Bernhardsen Fredheim

kommunalsjef

X

X

X

Elisabeth Laksosnes

Nav-leder

X

X

X

Bente Trones

barnevernleder

X

X

X

Kari Øxning

barnevernkonsulent

X

X

X

Kari Hansen Setså

barnevernkonsulent

X

X

X

* På grunn av andre gjøremål hadde ikke ordfører og rådma1m anledning til å være tilstede på sluttmøtet. Tilsynsmyndigheten hadde imidletiid en samtale med begge før sluttmøte, der de ble informert om tilsynets funn og konklusjon.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Gundersen, seksjonsleder
Lise Tymi, rådgiver
Ingunn Aronsen Brenna, rådgiver