Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3.
  • Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5.

Det ble avdekket to avvik under tilsynet:

Avvik 1

  • Kommunen sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav fastsatt i lov og forskrift. Dette gjelder tidsbruk, barns rett til medvirkning i egen sak og dokumentasjon av vurderinger.

Avvik 2

  • Kommunen sikrer ikke at det foretas en tilstrekkelig og forsvarlig vurdering og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn.

Randi Gundersen
revisjonsleder

Lise Tymi
revisor

 

 

Ingunn Aronsen Brenna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Barneverntjenesten i Vågan kommune i perioden 7.6.2012-22.2.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester§ 2-3 b andre ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vågan kommune hadde 9 147 innbyggere ved utgangen av 1. kvartal 2012, andelen barn (0- 19 år) ligger på ca. 24 %. Kommunen er organisert etter to-nivåmodellen, med rådmann og tre kommunalsjefer. Barneverntjenesten inngår i Familieenheten, som for øvrig består av jordmortjeneste, helsestasjon, PP tjeneste og ungdomsklubb. Kommunen bosetter enslige mindreårige asylsøkere, det fattes vedtak om tiltak etter barnevernloven § 4-4 for alle som bosettes. Tjenesten hadde på tilsynstidspunktet 8,5 stilling, alle stillingene var besatt. Ved utgangen av 2010 hadde tjenesten 5 stillingshjemler, hvorav 4 var besatt.

Bemanningsøkningen er kommet både gjennom statlig styrking av kommunebarnevernet og fordi kommunen har opprettet ei ny stilling i tjenesten.

Ved utgangen av første halvår 2012 var det 90 hjemmeboende barn under 18 år som mottok hjelpetiltak fra barneverntjenesten i Vågan. Barneverntjenesten åpnet 107 nye undersøkelser og avsluttet 94 undersøkelser etter barnevernloven i 2011, første halvår 2012 åpnet barneverntjenesten 71 nye undersøkelses og avsluttet 81.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7.6.2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.9.2012.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.9.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtemaene for dette tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5.

Barns rett til medvirkning er satt som sentralt undertema for begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert og til å uttale seg. Denne retten framgår av barnevernloven§ 6-3. Barns rett til å bli hørt er også et grunnleggende prinsipp som er nedfelt i FNs barnekonvensjon fra 1989.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen sikrer at undersøkelser og evalueringer av hjelpetiltak gjøres på en slik måte at barn og unge f'ar nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

5. Funn

Avvik 1

  • Kommunen sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav fastsatt i lov og forskrift. Dette gjelder tidsbruk, barns rett til medvirkning i egen sak og dokumentasjon av vurderinger.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven §§ 2-1, 2. ledd, 4-3, 6-3 og 6-9
  • Barnekonvensjonen artikkel 12
  • Internkontrollforskriften § 4
  • Forvaltningsloven

Avviket bygger på følgende:

  • Bruk av undersøkelsesplan er ikke innarbeidet som en rutine i tjenesten.
  • Kommunen oversitter undersøkelsesfristene, de fire siste halvårene har andelen fristoversittelser i avsluttede undersøkelsessaker variert mellom 30,9 og 52,5 %.
  • Det innhentes ikke samtykke til innhenting av opplysninger fra barn over 15 år.
  • Det snakkes ikke med barn/er ikke dokumentert samtaler med barn i 6 av 11 saker
  • Det gjøres barnevernfaglige vurderinger, men de skriftliggjøres i liten grad, tjenesten bruker ikke undersøkelsesrapport.
  • Vedtak og avslutningsbrev inneholder få barnevernfaglige vurderinger.

Avvik 2

  • Kommunen sikrer ikke at det foretas en tilstrekkelig og forsvarlig vurdering og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven §§ 2-1, 2. ledd, 4-5 og 6-3
  • Barnekonvensjonen artikkel 12
  • Internkontrollforskriften § 4
  • Forvaltningsloven

Avviket bygger på følgende:

  • Barns rett til medvirkning er ikke ivaretatt eller er ikke tilfredsstillende dokumentert i 4 av 6 saker
  • Tiltak om råd og veiledning er i liten grad konkretisert. Det framgår ikke tydelig hva som skal tematiseres, hyppighet og tidsperiode.
  • Målbeskrivelsene i tiltaksplanene er lite konkrete og dermed også vanskelige å evaluere.
  • Kommunen har ikke gode nok rutiner for å sikre at tiltakene evalueres jevnlig.
  • Ved evaluering av hjelpetiltak framgår det ikke om det er vurdert hvorvidt tiltaket er formålstjenlig, om det er behov for nye tiltak eller om det er nødvendig med omsorgsovertakelse.

Kommentar:

I mange vedtak/tiltaksplaner framgår det at tiltaket skal evalueres fortløpende uten at nærmere frister angis. I perioder der arbeidsbelastningen i barneverntjenesten er stor settes en del tiltak på «vent», dette gjelder særlig vedtak om råd og veiledning. Manglende rutiner på området fører til at det ikke fanges opp at tiltak i perioder ikke er aktive.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg.

Ved oppstart av undersøkelser vurderes det om saken skal undersøkes etter§ 4-4 eller§ 4-12. Ved innhenting av opplysninger fra andre instanser framgår det tydelig om opplysningene innhentes med samtykke fra foreldrene eller om det gis pålegg om å gi opplysninger fordi saken vurderes å være av en så alvorlig karakter at undersøkelsen kan konkludere med tiltak etter§§ 4-10, 4-11, 4-12, 4-24.

I samtaler med foreldrene tematiseres det hvilke instanser det skal innhentes opplysninger fra og hvilke opplysninger som skal innhentes.

Undersøkelser starter som hovedregel med samtale med foreldrene. Dersom meldingen inneholder bekymring for at barnet utsettes for seksuelle overgrep eller mishandling har barneverntjenesten rutine for at det snakkes med barnet først.

Det vurderes hvorvidt det er behov for å gjennomføre hjemmebesøk i alle undersøkelsessaker. I mange av sakene gjennomføres det hjemmebesøk.

De ansatte i tjenesten har høy kompetanse, nesten alle har videreutdanning og deltakelse på kompetansehevingstiltak prioriteres. Tjenesten mottar regelmessig veiledning fra advokat og psykolog.

Tjenesten har den siste tiden hatt et sterkt fokus på internkontroll og rutineutvikling.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Barneverntjenestens internkontrollsystem framsto som uferdig på tilsynstidspunktet. Tjenesten har imidlertid sterkt fokus på å utarbeide gode rutiner og synes å være godt i gang. Blant annet fordi tjenesten har forholdsvis mange nyansatte er behovet for å utvikle og implementere gode rutiner stort. Oppfølging av enkeltsaker og oversikt over saksmengden gjøres både i ukentlig barnevernmøte og i utvidede medarbeidersamtaler som gjennomføres inntil 4 ganger årlig. Det skrives referat fra barnevernmøtene.

Barneverntjenesten har fram til nå rapportert til enhetsleder/rådmann på økonomi og HMS. Kommunen var på tilsynstidspunktet i ferd med å etablere nye rapporteringsrutiner, der halvårsrapporter og rapportering fra kontrollskjema skal oversendes til enhetsleder og rådmann for gjennomgang.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs konvensjon om barns rettigheter
  • Forskrift om internkontroll

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Vågan kommune
  • Intern rutine for møtestruktur i barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten per 24.08.12
  • Årshjul for kompetanse i barneverntjenesten
  • Barneverntjenestens skriftlige rutiner, herunder rutiner for mottak og oppfølging av melding, arbeid med undersøkelser og iverksetting og evaluering av hjelpetiltak
  • Årsmelding 2011 barnevern
  • Barne- og ungeplan 2009/2012
  • Dokumenter i totalt 30 saker ble oversendt fra kommunen. Noen av hjelpetiltakssakene falt utenfor tema da de omhandlet barn over 18 år eller ikke hjemmeboende barn. Tilsynet gikk gjennom dokumentene i 15 undersøkelsessaker og i9 saker med hjelpetiltak.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Nøkkeltall fra saksbehandler systemet Familia per 19.09.12
  • Utskrift av tiltaksplaner i oversendte tiltakssaker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 07.06.12
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen den 31.08.12
  • Program fra tilsynet datert 04.09.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ivar Martin Nordgård

kommunalsjef

X

X

X

Inger Rasmussen

enhetsleder

X

X

X

Torbjørn Ollestad

fagleder

X

X

X

Camilla Jørgensen

rådgiver/ nestleder

 

X

 

Grete E. Bakken

rådgiver

X

X

 

Ragnhild Krogh

rådgiver

X

 

X

Trine Arntsen

rådgiver

X

X

X

Karina Kristiansen

rådgiver

X

   

Sonni Skjølberg

rådgiver

X

 

X

Anette Cock

rådgiver

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Randi Gundersen, seksjonsleder
Lise Tymi, rådgiver
Ingunn Aronsen Brenna, rådgiver