Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

  • Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig:
    - Kartlegging og
    - Vurdering

av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Stjl Nav) fra personer med forsørgeransvar overfor barn.

  • Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

Det ble konstatert ett avvik.

Det var ikke grunnlag for merknader.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Randi Gundersen
revisor

 

 

Hildegunn Estensen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestvågøy kommune v/Nav Vestvågøy i perioden 6.februar 2012 - 26. juli 2012. Tema for tilsynet er initiert fra Statens helsetilsyn og tilsynet er landsomfattende. Der betyr at tilsvarende tilsyn gjennomføres i et utvalg av de lokale Nav kontor i samtlige fylker. Helsetilsynet oppsummerer tilsynene i en samlerapport i løpet av 1.kvartal 2013.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester ved Nav kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfattet
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ikke fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestvågøy kommune har om lag 10800 innbyggere.

Det er inngått avtale mellom kommunene Flakstad, Moskenes, Vestvågøy og Nav Nordland om felles leder for Nav kontorene i disse kommunene. Avtalen ble sist revidert i partnerskapemøte 8.mars 2012. Nav leder ivaretar også koordineringsoppgaven som leder for Nav kontorene i regionen (Tjenesteområde Lofoten)

Nav Vestvågøy er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Nav leder rapporterer til rådmannsnivået i kommunen v/kommunalsjefen for helse- og omsorg.

Ved Nav Vestvågøy er det i alt 22,8 årsverk, herav 8,1 kommunale stillinger. Disse er tillagt oppgaver med forvaltning av kommunale oppgaver i Nav. Kontoret er pt organisert i oppfølging-, mottak- og supportenhet. Det arbeides fortiden med sikte på reorganisering.

Intern fordeling av saker for oppfølging i medhold av Stjl Nav skjer i utgangspunktet på bakgrunn av tid – de eldste sakene først. Kontoret har bevist fokus på dokumentasjon ved journalnotater.

Ved kontoret jobbes det for tiden med gjennomgang av intern rutinehåndbok for kommunale tjenester ved Nav kontoret.

Nav-kontoret er lokalisert i umiddelbar nærhet av kommunens rådhus. Kontoret tar i bruk nye lokaler, men i samme bygg som de er nå, høsten 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6.februar 2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.juni 2012.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.juni 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende:

  • Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig:
    - Kartlegging og
    - Vurdering

av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen fra personer med forsørgeransvar overfor barn.

  • Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

5. Funn

Avvik:

  • Kommunen ivaretar ikke sin plikt til aktivt å kartlegge barns situasjon og behov i familier som søker økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav.

  • Forvaltningsloven § 17, jf .lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 1, 4 og 5, samt Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det er ikke fokus på barns særskilte behov i sjekk lister, saksflytbeskrivelser eller rutinebeskrivelser.
  • Barns behov i forhold til fritidsaktiviteter og utstyr tematiseres ikke i samtaler med foreldrene med mindre det søkes konkret om stønad for slike formål.
  • Behov for ytelser i forbindelse med samvær undersøkes ikke aktivt.
  • Det er ikke spesielt fokus på barns behov i saksmøtene.

6. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov 1967-2-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.
  • For-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv 1-34/2001 – Sosial- og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5.
  • Rundskriv A-2/2011 – Arbeidsdepartementet, Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

  • Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom kommunene Flakstad, Moskenes, Vestvågøy og Nav Nordland.
  • Fordeling av ansvar mellom politisk og administrativt nivå i Vestvågøy kommune.
  • Delegasjonsreglement.
  • Organisasjonsplan Nav Vestvågøy.
  • Felles Nav leder for tre kontor – Nav Vest Lofoten.
  • Lederoppgaver Nav Vest Lofoten.
  • Mål og tiltak for sosiale tjenester i Nav 2012.
  • Bemanning Nav Vestvågøy, pr mars 2012.

Rutinebeskrivelser m.v.

  • Rutinebeskrivelser saksflyt - økonomisk sosialhjelp.
  • Rutinebeskrivelser – krisehjelp..
  • Rutinebeskrivelser Kvalifiseringsprogrammet (KVP)
  • Rutinehåndbok – kommunale tjenester Nav Vestvågøy.
  • Fra HMS (IK-perm) rutine for registrering og håndtering av avvik/uønsket adferd.
  • Rutine for saksbehandling i fagsystem Velferd.
  • Sjekk-liste ved søknad om økonomisk stønad.

Skjema/maler og satser/normer.

  • Skjema søknad om økonomisk stønad.
  • Veiledende satser økonomisk stønad.
  • Veiledende satser krisehjelp.
  • Maler
    - Utgående brev, generelt.
    - Innkalling til samtale.
    - Anmodning/krav om dokumentasjon.
    - Fullmakter.
    - Positivt vedtak.
    - Avvisningsvedtak.
    - Negativt vedtak.
    - Vedtak vedrørende KVP
    - Garanti depositum.
    - Gjeldsbrev.
    - Oversendelse av klagesak.
  • De 15 siste vedtak (før 25.mai 2012) om tildeling av stønad i medhold av §§ 18 og 19 til personer med omsorgsansvar overfor barn, både daglig omsorg og samvær.
  • De 7 siste vedtak (før 25.mai 2012) om avslag på stønad om stønad etter de samme bestemmelser.
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Tilsynet gjennomgikk journalnotater fra 2012 til de personer som var omfattet av tilsendte vedtak, samt journalmapper for ett utvalg av disse..

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 6.februar 2012.
  • Dokumentasjon fra kommunen/Nav Vestvågøy til Fylkesmannen av 24.april 2012.
  • Fylkesmannens program for gjennomføring av tilsynet av 1.juni 2012.
  • E-post korrespondanse mellom Nav leder og revisjonsleder vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynet.

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Nav-kontoret rapporterer til kommunen v/kommunalråden for helse- og omsorg på følgende indikatorer:

  • Økonomi, prolongert forbruk.
  • Antall personer under 25 år som mottar stønad i medhold av Stjl Nav.
  • Samlet antall personer som mottar stønad i medhold av Stjl Nav.
  • Saksbehandlingstid.
  • Saksbehandlingstiden er innen tre uker. Nødhjelpssaker tar en stilling til innen 48 timer.
  • Saker der saksbehandler ønsker faglige innspill drøftes i ukentlige fagmøter. Her drøftes også samtlige søknader/vedtak i medhold av lovens § 19.
  • Det arbeides med gjennomgang av Rutinehåndboka for kommunale tjenester i Nav Vestvågøy. Funksjonen som fagleder for sosiale tjenester er utlyst internt ved kontoret, for tiden er det etablert midlertidig løsning.

Tilsynet har merket seg

  • Medarbeiderne har god kompetanse og gjennomgående lang erfaring fra arbeid med sosiale tjenester.
  • Når Nav kontoret mottar søknad om konkrete utgifter til dekning av barns særskilte behov foretas grundige utredninger og vurderinger. Saksframstillingene er tydelig på faktum, regler, premisser, vurderinger og resultat. Det tas hensyn til om det er barn i husstanden ved vurdering av stønad til strøm- og husleierestanser. Nav kontoret benytter de muligheter som forvaltningen er gitt til vurdering av stønad i medhold av lovens § 19.
  • Nav Vestvågøy har sterkt fokus på gjeldsrådgivning og dedikert medarbeider på fagområdet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Åse Wrålsen

Kommunalsjef

X

X

X

Elisabeth Pleym Olsen

Nav leder

X

X

X

Åge Andreassen

Avd. leder

X

X

X

Jorunn Andersen

Saksbehandler

X

X

X

Nina Renate Haugen

Veileder

X

X

X

Olga Løvdal

Veileder

X

X

X

Harald Simonsen

Veileder

X

X

X

Marita Catrin Pedersen

Veileder

X

X

X

Håkon Hopland

Veileder

X

   

Ørjan Hansen

Veileder

X

 

X

Rolf Thomassen

Veileder

   

X

Leena Pettersen

Avd. leder

X

   

Fra tilsynet deltok: Randi Gundersen, Hildegunn Estensen og Leif Aronsen.