Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer forsvarlige tjenester til personer med psykisk utviklingshemming i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6, jf. pasientrettighetsloven § 2-1a, andre ledd.
  • Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6, uten bruk av tvang og makt (der dette ikke er regulert i tvangsvedtak etter bestemmelsene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9).
  • Om kommunen utreder alternative tiltak, og eventuelt får formalisert bruk av tvang og makt i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 der dette er nødvendig.

Det ble under tilsynet avdekket to avvik og gitt en merknad.

Avvik 1:

Enkeltvedtak på tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6 til personer med psykisk utviklingshemming, er ikke fattet i henhold til krav i lovgivningen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forvaltningsloven § 24, 25 og 27, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 og 3-2, pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1a og 3-1 samt internkontrollforskriften § 4.

Avvik 2:

Opplæring i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 er mangelfullt ivaretatt av kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 8, jf. § 4-1 og 9-4, samt internkontrollforskriften § 4.

Merknad 1:

Enkeltvedtak om tildeling av støttekontakttjeneste iverksettes i enkelte tilfeller ikke.

Dato: 13.05. 2013

Liv Berit Nybakk
revisjonsleder

Berit Kjølmoen og Finn Asbjørn Trones
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Brønnøy kommune i perioden 22.01.13 - 13.05.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Brønnøy kommune er en kystkommune i søndre del av Nordland fylke. Administrasjonen ligger i Brønnøysund. Pr. 01.01.2013 var det registrert 7859 innbyggere i kommunen.

Tjenestetilbudet til personer med psykisk utviklingshemming er organisatorisk underlagt virksomhetsområdet hjemmebaserte tjenester ledet av områdesjef. Virksomhetsområdet er inndelt i seks avdelinger, hver med leder/gruppeleder. Tjenestene til utviklingshemmede gis i hovedsak fra tre avdelinger, to som gir tjenester til personer som bor i bofellesskap, og en – miljøterapitjenesten som gir tjenester til personer som bor for seg selv i private eller kommunale boliger. Det gis også tjenester fra hjemmehjelpsavdelingen, mens det i liten grad gis tjenester til personer med psykisk utviklingshemming fra hjemmesykepleien.

Enkeltvedtak på tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6 fattes av fagkonsulenter direkte underlagt områdesjefen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.01.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.04.2013.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.04.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer forsvarlige tjenester til personer med psykisk utviklingshemming i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6, jf. pasientrettighetsloven § 2-1a, andre ledd.

Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6 uten bruk av tvang og makt (der dette ikke er regulert i tvangsvedtak etter bestemmelsene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9).

Om kommunen utreder alternative tiltak, og eventuelt får formalisert bruk av tvang og makt i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 der dette er nødvendig.

5. Funn

Avvik 1:

Enkeltvedtak på tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 6 til personer med psykisk utviklingshemming, er ikke fattet i henhold til krav i lovgivningen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forvaltningsloven § 24, 25 og 27, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 og 3-2, pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1a og 3-1 samt internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • I mange av vedtakene er omfanget av tjenestetilbudet (antall timer) ikke oppgitt. Dette gjelder spesielt vedtakene til brukerne som bor i bofellesskap.
  • Vedtakene er mangelfullt begrunnet. Det er i liten grad gitt beskrivelse av de faktiske forhold som vedtaket bygger på, og heller ikke gitt redegjørelse for utøvelse av skjønn.
  • Mange av vedtakene er gamle, noen er datert så langt tilbake som år 2000.
  • Det er gjort endringer i tjenestetilbudet til noen av brukerne uten at det er fattet nye vedtak. Dette gikk fram av journalsystemet Gerica.
  • Det gis misvisende informasjon i vedtakene om hvorvidt tjenestetilbudet skal endres ved endrede behov, og om når det skal fattes nytt enkeltvedtak.
  • Vedtakene framstår som standardiserte, med mye bruk av «autotekst».

Kommentar:

Brukerne har krav på tjenester i henhold til sine behov. Det er derfor påkrevd at tjenestetilbudet evalueres jevnlig, slik at endrede behov fanges opp og fører til en justering av tjenestetilbudet. Når tjenestetilbudet endres skal nytt enkeltvedtak fattes.

I enkeltvedtaket må det framgå hva som er tildelt av tjenester, slik at brukeren og/eller dennes representant vet hvilke tjenester som skal gis, omfang og så langt det er mulig når de skal gis.  Enkeltvedtaket skal i henhold til forvaltningsloven § 24 begrunnes. I samme lov § 25 framgår det hva begrunnelsen skal inneholde. Det skal vises til de regler vedtaket bygger på (lovhjemmel). Det skal videre gis en beskrivelse av de faktiske forhold som vedtaket bygger på, med andre ord kommunens oppfattelse av brukerens situasjon og behov for tjenester. Det skal også gis en redegjørelse for utøvelse av skjønn. Dette innebærer at det bør framgå av vedtaket hvorfor kommunen mener at de tiltak som tilbys vil dekke det nødvendige tjenestebehov på en forsvarlig måte.

Avvik 2:

Opplæring i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 er mangelfullt ivaretatt av kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 8, jf. § 4-1 og 9-4, samt internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Av intervjuene framgikk det at kommunen i liten grad har sørget for opplæring i forhold til bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming, jf. kapittel 9.
  • Av intervjuene framgikk det også at det er mangelfull kjennskap til hva som er å betrakte som tvang, og til ansvar og oppgaver med å skrive meldinger og forberede, utforme og fatte vedtak om bruk av tvang og makt, jf. § 9-5 og 9-7.
  • Det er usikkerhet med hensyn til hvem som er vedtaksansvarlig i kommunen i forhold til bruk av tvang og makt overfor utviklingshemmede.
  • Det er usikkerhet med hensyn til forskjellen på en melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjon, jf. § 9-5 bokstav a, en avviksmelding i forhold til helse, miljø og sikkerhet (HMS) og avvik i forhold til tjenesteutførelse.
  • Kommunen har ikke utarbeidet prosedyrer på området.

Kommentar:

Kommunen bør sikre at alle tjenesteytere som gir tjenester til utviklingshemmede personer har et visst kjennskap til lovverket. Selv om det ikke vurderes som en aktuell problemstilling i øyeblikket, kan det i gitte situasjoner være nødvendig å anvende tvang og makt som ledd i tjenesteyting overfor disse brukerne.  Tjenesteyterne må kunne identifisere hva som betraktes som tvang og makt i henhold til loven, og vite hvordan de skal forholde seg hvis de må bruke tvang i en nødsituasjon, og/eller det er aktuelt å få utarbeidet vedtak om bruk av tvang i gjentatte nødsituasjoner, evt. for å dekke grunnleggende behov, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 9-5, tredje ledd.

Merknad 1:

Enkeltvedtak om tildeling av støttekontakttjeneste iverksettes i enkelte tilfeller ikke.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Mange av brukerne har vedtak på støttekontakttjeneste. Det framgikk av intervju at det jobbes fortløpende med å rekruttere støttekontakter, både i forhold til nye vedtak og for å erstatte støttekontakter som har sluttet. På grunn av mangel på oppdragstakere er det imidlertid flere vedtak som ikke er iverksatt. I den grad kompenserende tiltak ikke iverksettes, kan det være fare for at enkeltbrukere ikke får dekket sitt behov for denne type tjeneste. Tilsynet finner derfor grunn til å påpeke mulighet for forbedringer.

6. Regelverk

  • Lov om pasient- og brukerrettigheter av 2. juli 1999, med senere endringer.
  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24. juni 2011, iverksatt fra 1. januar 2012.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, med senere endringer.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over personer med psykisk utviklingshemming i kommunen
  • Oversikt over ansatte i kommunen som gir tjenester til personer med psykisk utviklingshemming
  • Kopi av gjeldende enkeltvedtak på helse- og omsorgstjenester for personer med psykisk utviklingshemming i kommunen
  • Delegasjonsreglement utarbeidet i 2006
  • Enkelte dokumenter vedr. opplæring av vikarer samt opplæring av ansatte i miljøterapitjenesten
  • Enkelte dokumenter vedr. årsrapportering/virksomhetsplanlegging
  • Stillingsbeskrivelser for ansatte i hjemmebaserte tjenester
  • Handlingsplan ved trusler og vold - HMS

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av papirmapper og ukeplaner, samt registreringer/rapporteringer i Gerica for noen av brukerne med utviklingshemming i kommunen
  • Diverse møtereferater

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Fylkesmannens revisjonsvarsel datert 22.01.13
  • Oversendelse av dokumenter fra kommunen datert 25.02.13 og 14.03.13
  • Program for gjennomføring av tilsynet datert 16.03.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Astrud Dahle

Områdesjef hjemmebaserte tjenester

X

X

X

Jan Frode Hestås

Fagkonsulent hjemmebaserte tjenester

X

X

X

Tone Løkeland

Hjelpepleier i boenheten Farmen

X

X

X

Tonje Johansen

Gruppeleder hjemmesykepleien sone sør

X

X

X

May-Klara Holm

Gruppeleder boenheten Tautra/avlastning

X

X

 

Ann Kristin Lorentsen

Leder boenhetene Rabben, Farmen og Jektskipperveien

X

X

X

Kjetil Gjerde

Assistent i boenheten Rabben

X

X

 

Eli Hermstad

Assistent i miljøterapitjenesten

X

X

X

Sissel Strand

Gruppeleder i miljøterapitjenesten

X

X

X

Sølvi Halsaunet

Omsorgsarbeider i boenheten Tautra

X

X

X

Anne-Bjørg Aspheim

Rådmann

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Berit Kjølmoen, Finn Asbjørn Trones og Liv Berit Nybakk