Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid mer oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble avdekket ett avvik i forbindelse med tilsynet.

Avvik

  • Meløy kommune sikrer ikke gjennom sin styring at fosterhjemsarbeidet utføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Lise Tymi
revisjonsleder

Anne Sofie Mortensen
revisor

 

 

Ingunn Aronsen Brenna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Meløy kommunen i perioden 21.01.2013 - 14.08.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Der er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Meløy kommune har vel 6 600 innbyggere. Kommuneadministrasjonen ligger på Ørnes.

Kommunalsjef for drift i Meløy kommune har ansvar for blant annet enhet helse og barnevern som barneverntjenesten er en del av. Enhetsleder er administrativ leder for enheten og har også den myndighet som gjennom barnevernloven er lagt til barnevernadministrasjonens leder. For øvrig består barneverntjenesten av fagleder, 5,5 barnevernkonsulentstillinger og 0,5 merkantil stilling. Den 02.05.2013 tiltrådte ny fagleder for barneverntjenesten. Tidligere fagleder fortsetter i tjenesten i annen stilling.

Meløy kommunen hadde på tilsynstidspunktet 15 barn plassert i kommunale fosterhjem. Alle var plassert etter vedtak om omsorgsovertakelse eller akuttvedtak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.01.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 02.05.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet. I tillegg deltok ny fagleder i intervju med tidligere fagleder.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.05.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfatter temaene:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldrene Lovkrav for området:
  • Barnevernloven§ 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
  • Barnevernloven § 4-5 og § 4-16 om planer for oppfølging av tiltak
  • Barnevernloven § 6-3 om barns medvirkning
  • Barnevernloven § 7-10 om barneverntjenestens ansvar for å fremme sak for fylkesnemnda
  • Barnevernloven § 2-1 om kommunens oppgaver

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik i forbindelse med tilsynet.

Avvik

  • Meløy kommune sikrer ikke gjennom sin styring at fosterhjemsarbeidet utføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven §§ 4-16, 4-22 og 7-10, forskrift om fosterhjem§§ 6 og7, Interkontrollforskriften § 4, samt forvaltningsloven.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke foretatt noen vurderinger av sårbare områder knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem i forbindelse med at tjenesten har et relativt høyt sykefravær (34,4 % i 2012)
  • Uttalte prioriteringer følges ikke opp i tjenesten. Det er sagt at barn under omsorg og små barn skal prioriteres. Dette medfører ikke omfordeling av saker mellom saksbehandlere når det oppstår lengre fravær.
  • Kommunen har en viss oversikt over om arbeidet med barn i fosterhjem gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk. Kunnskap om mangler og svikt brukes imidlertid ikke til systematisk gjennomgang og forbedring av tjenesten.
  • Det er utarbeidet rutiner for arbeid med fosterhjemsoppfølging. Disse synes ikke å være implementert, da rutinene brukes i ulik grad og det er mye opp til den enkelte saksbehandler hvordan arbeidet utføres.
  • Enkelte fosterbarn har ikke ratt oppfølging over lengre perioder (mer enn 6 måneder).
  • Dette gjelder også små barn som er plassert relativt nylig i fosterhjem.
  • Kommunen har gjennomført oppfølgingsbesøk sjeldnere enn minimumskravet for 8 av 15 fosterbarn.
  • Fosterhjemsavtaler gjennomgås ikke årlig. Innholdet i oppfølgingsbesøkene ivaretar delvis hensikten med gjennomgangen av avtaler, men dette gjennomføres ikke systematisk
  • Krav fra privat part om endring av fylkesnemndsvedtak er ikke fulgt opp i enkeltsak.
  • Nødvendige og relevante barnevernfaglige vurderinger i forbindelse med oppfølging av barn i fosterhjem dokumenteres ikke alltid.
  • Beslutninger om reduksjon av oppfølgingsbesøk i fosterhjemmene dokumenteres ikke alltid.

Kommentar

Kommunen skal ha en internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Internkontrollen skal sikre at kommunen planlegger sin aktivitet i henhold til myndighetskrav, den skal i tillegg sikre kontroll av at oppgavene faktisk utføres slik det er ment. Videre skal internkontrollen sikre at det settes inn tiltak i de tilfeller det likevel oppstår overtredelser av lovgivningen. Dette innebærer at kommunen blant annet skal skaffe oversikt over områder med fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav for å kunne sette inn nødvendige tiltak.

I følge fosterhjemsforskriften § 7 skal barneverntjenesten besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å sikre en forsvarlig oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, og minimum fire ganger pr år de første to årene etter plassering. Etter to år kan barneverntjenesten vedta at antall besøk kan reduseres til to ganger pr år dersom forholdene i fosterhjemmet er vurdert som gode. Det er viktig å merke seg at forskriftens krav er så ofte som nødvendig, og minimum fire ganger i året. Behovet kan i mange tilfeller være mer enn fire ganger i året, og behovet for tettere kontakt vil ofte være til stede i den første fasen etter plassering.

Når et barn flytter inn i fosterhjem skal barneverntjenesten og fosterforeldrene inngå skriftlig avtale som regulerer forholdet mellom dem. Fosterhjemmet påtar seg gjennom avtalen oppdraget med å ivareta den daglige omsorgen for et barn som kommunen har omsorgsansvar for. Barneverntjenesten og fosterhjemmet skal årlig gjennomgå avtalen. Dette skal sikre en jevnlig vurdering av behovet for eventuelle endringer.

Når private parter krever endring av tidligere vedtak gjort av fylkesnemnda skal barneverntjenesten forberede og sende saken til fylkesnemnda snarest mulig og senest innen tre måneder fra barneverntjenesten mottok kravet. Dette følger av barnevernloven § 7-10, andre ledd.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Meløy kommune har egen Kvalitetsutvikling/Internkontroll for barneverntjenesten. Denne inneholder mål for tjenesten og for forbedringsarbeidet, samt en beskrivelse av barneverntjenesten oppgaver og organisering. Videre beskrives rutiner for ulike områder innenfor barnevernarbeidet, herunder fosterhjemsarbeidet. De ansatte i tjenesten er kjent med rutinebeskrivelsene, men disse benyttes i varierende grad i oppfølging av saker.

En av barnevernkonsulentene har et særlig ansvar for bruken av fagprogrammet. Den samme barnevernkonsulenten har også ansvar for halvårsrapporteringen til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. Kopi av rapportene sendes i til fagleder, enhetsleder og kommunalsjef. Rapporteringen viser eventuelle brudd på lovkrav på en del sentrale områder innenfor barnevernet. Dette gir ledelsen en viss oversikt over situasjonen, men det er ingen rutiner som sikrer at innholdet i rapportene følges opp av fagleder, enhetsleder eller kommunalsjef. Meløy kommunen har i 2011og2012 rapportert om omfattende mangler knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem. Ved siste rapportering opplyses det at 1 av 15 fosterbarn som Meløy kommune har oppfølgings- og kontrollansvar for har fått slik oppfølging i henhold til krav i forskrift.

Saksbehandlere gis oppfølging og veiledning i saker gjennom faste ukentlige møter. Det er opp til saksbehandler å bringe sakene inn til saksmøte. Saksbehandlerne kan også kontakte fagleder ved behov utenom disse møtene. Enkelte saksbehandlere har hatt saksgjennomgang med leder, men dette foregår ikke systematisk og regelmessig. Fagleder har lang erfaring og til dels god oversikt over barnevernsakene, og etterspør ut fra dette utvikling i enkelte saker. Oppfølging er imidlertid ikke regelmessig og systematisk.

Barneverntjenesten hadde i 2012 et høyt sykefravær, 34,4 %. Kommunen har satt inn vikarer/leid inn konsulent for å avhjelpe noe på dette. Det har ikke vært vurdert hvilke konsekvenser sykefraværet vil kunne ha for fosterhjemsarbeidet. Ansatte og ledelsen i barneverntjenesten har en omforent forståelse av hvilke barnevernsaker som må prioriteres, dette ut fra hvilke saker der konsekvensene vil kunne bli særlig alvorlige hvis de ikke rar oppfølging. I forbindelse med situasjonen med stort sykefravær er det ikke foretatt noen gjennomgang av saker med påfølgende omfordeling som er i tråd med denne prioritering. Dette innebærer at saker som kommunen har vurdert som særlig viktig å følge opp, ikke er blitt fulgt opp dersom saksbehandler er borte over tid.

Manglende implementering av rutiner, manglende systematisk oppfølging av avvik som framkommer i rapportering og i fagprogrammets nøkkeltall, manglende systematisk oppfølging fra ledelse i enkeltsaker, samt manglende vurdering av konsekvenser av høyt sykefravær og vurdering av behov for omprioriteringer, viser at kommunen ikke har et styringssystem som sikrer at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov. Konsekvensen er at ikke alle fosterbarn Meløy kommune har oppfølgings- og kontrollansvar for følges opp i henhold til krav i lov og forskrift, og det er delvis tilfeldig hvilke barn som ikke rar den oppfølging de har krav på.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om fosterhjem
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FN's barnekonvensjon om barnets rettigheter
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Møteoversikt for barnevernet
  • Ansvars- og funksjonsbeskrivelse for enhetsleder
  • Årsrapport 2012
  • Kvalitetsutvikling/internkontroll for barneverntjenesten i Meløy kommune
  • Organisasjonskart for barnevernet
  • Organisasjonskart for enhet helse og barnevern
  • Organisasjonskart for Meløy kommune
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Dokumenter i 15 barnevernsaker
  • Kommunens halvårsrapporter til Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn ble sendt ut 21.01.2013
  • Liste over fosterhjemssaker, mottatt 27.02.2013
  • Brev om utvalg av saker, samt anmodning om utlån av saksdokumenter, sendt 05.03.2013
  • Program for tilsynet sendt ut 05.04.2013
  • Korrigert program for tilsynet sendt ut 19.04.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Stein Gaute Endal

Kommunalsjef og fungerende rådmann

X

X

X

Veronica Berg Andreassen

Enhetsleder

X

X

X

Trond Stavnes*

Fagleder

X

   

Torunn Bikset

Barnevernkonsulent

X

X

X

Berit Selstad Hegle

Barnevernkonsulent

X

X

X

Ellen Larsen

Barnevernkonsulent

X

X

 

Edin Pajazetovic

Barnevernkonsulent

X

X

X

Sunniva L. Syr

Barnevernkonsulent

X

 

 

 

*Fagleder Trond Stavnes tiltrådte i stillingen samme dag som tilsynet ble gjennomført i kommunen. Han ble derfor ikke intervjuet, men etter ønske fra ham og tidligere fagleder var han til stede under intervjuet med tidligere fagleder.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lise Tymi, seniorrådgiver
Anne Sofie Mortensen, seniorrådgiver
Ingunn Aronsen Brenna, rådgiver