Helsetilsynet

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Narvik kommune i perioden 16.4.13 t.o.m 18.4.13 avgrenset til Narvik helsestasjon 0-6 år, inklusiv skolestartundersøkelsen.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

  • om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad på de områder som ble undersøkt.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Benthe Westgaard
revisjonsleder

Mona Paulsen Foss
revisor

 

Jorunn Simarud Stabell
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Narvik helsestasjon i perioden 22.1.13 – 10.5.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Narvik kommune har pr. 1.1.13 totalt 18499 innbyggere. Det var i alt 210 fødsler i 2012.

Rådmannens lederteam består av Rådmann og to kommunalsjefer. Under rådmannen har kommunen 40 tjenesteproduserende driftsenheter og 6 støtteenheter.

Narvik helsestasjon er organisert i Enhet for barn, unge og familie. Enheten består av helsesøstertjenesten, jordmor, vaksinasjonskontoret, barneverntjenesten, utekontakten og Krisesenteret. Enheten ledes av en felles enhetsleder som ikke har helsesøsterbakgrunn. Fagansvaret for helsestasjonstjenesten/skolehelsetjenesten er tillagt ledende helsesøster. Kommunen har to helsestasjoner. Narvik helsestasjon og en mindre helsestasjon i Bjerkvik med ca 15 fødsler.

Det er inngått avtale med fire fastleger (inkludert legen i Bjerkvik som har både helsestasjon- og skolehelsetjenesten) hvor tre ivaretar helsestasjonstjenestene fra 0- 4 år, og to leger er tilknyttet skolehelsetjenesten.

Det er inngått avtale med en privat fysioterapeut som er til stede på helsestasjonen 4 timer annen hver uke. Barn henvises til fysioterapeut for målrettede undersøkelser. I tillegg har den kommunale fysioterapitjenesten informasjon til foreldre med barn i grupper ved 4.-6. mnd. Kommuneoverlegen er tillagt det overordnede medisinsk faglige ansvar.

Fysioterapitjenesten er organisert i enhet for helse. Kommuneoverlegen er organisert i enhet fag og forvaltning.

Helsestasjonen har de siste årene hatt store problemer med innføring av ny elektronisk journal. Det benyttes nå WinMed versjon 3 som journalsystem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.1.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.4.13. Gjennomgang av journaler ble startet opp om ettermiddagen 16.4.13 i samarbeid med to helsesøstre.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Narvik helsestasjon.

Sluttmøte ble avholdt 18.4.13.

4. Hva tilsynet omfattet

  • om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12-5 og internkontrollforskriften § 4 og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1. Journalforskriften § 8

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennom dokumentasjon og intervju fremkommer det at kommunen ikke gjennomfører alle helsekontroller i henhold til nasjonale retningslinjer og veiledere. Følgende konsultasjoner er endret i forhold til anbefalt program:
    - 2 - 4 ukers gruppekonsultasjon gjennomføres ikke
    - 17-18 mnd konsultasjon er tatt ut, og ikke erstattet med noe annet tilbud
    - I hovedsak tilbys ikke gruppekonsultasjoner
    - Det er ikke rutinemessig legeundersøkelse ved 4 årskontroll
    - Skolestartundersøkelsen gjennomføres etter skolestart. Legeundersøkelsen gjennomføres i flere tilfeller opptil 4 mnd etter at helsesøster har gjort sin undersøkelse
  • Helsestasjonslegen gjennomfører 6 ukers, 6 mnd og 1 års kontrollene. Det er ikke avsatt egen konsultasjonstid til «familiens helsesøster» ved disse konsultasjoner
    Helsesøsters ansvarsområde er ved disse konsultasjoner ikke dokumentert ivaretatt
    - manglende dokumentasjon på foreldreveiledning
    - helsesøsters sjekkliste ikke utfylt
  • Ved gjennomgang av i alt 39 journaler fremkommer det at det ikke rutinemessig føres i barnets journal opplysninger om:
    - Fastlege
    - Anamnese
    - Ev allergi
    - Ev diagnose
    - Adresse / forelderansvar / omsorg for barnet
    - Status fra fødselsmeldinger
  • I hovedsak brukes sjekkliste i henhold til veileder for journalføring, men ved gjennomgang finner vi enkelte unntak
  • Ingen rutine for å sende kopi til fastlege av henvisninger fra helsestasjonen

Merknad:

Kommunen har et forbedringspotensial for å tilrettelegge for å:

  • benytte avsatt fysioterapi ressursene ved helsestasjonen (gruppetilbud til 4-6 mnd har p.t. ca 50 % oppmøte)
  • avklare ansvarsfordelingen mellom de ulike yrkesgruppene i helsestasjonen bedre

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

  • Det er ansatt kvalifisert personell i alle stillinger ved Narvik helsestasjon
  • Det er utarbeidet en plan for kompetansetiltak for 2013
  • Det er etablert faste temamøter/personalmøter/fagmøter
  • Koordinerende enhet er på plass, samordnet med Tildelingskontoret, organisert i Enhet Fag og forvaltning
  • Det er etablert gode rutiner for oppfølging av premature i samarbeid med UNN
  • Alle familier får tilbud om hjemmebesøk innen 10 dager
  • God tilgang på tolk for å ivareta familier med annen språkbakgrunn
  • Gjennom intervju fremkommer det at det er fokus på kostveiledning i henhold til faglige retningslinjer
  • Ansvar for at tiltakene er medisinskfaglig kvalitetssikret er plassert hos kommuneoverlege

6. Regelverk

  • Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
  • Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
  • Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet):
    - Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
    - Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
    - Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
    - Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
    - Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
  • Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924)
  • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste
  • Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte og ledere
  • Helsesøstertjenesten i Narvik – rapport 2011
  • Ressursfordeling - helsesøstertjenesten
  • Administrativ oppfølging av nytilsatte i enhet barn, unge og familie (BUF)
  • Funksjonsbeskrivelse for koordinerende enhet
  • Organisering av koordinerende enhet i narvik kommune
  • Oversikt over kompetansetiltak
  • Møteplan(post/personalmøter/fagmøter)for helsesøstertjenesten - 2012 – møter hver 14 dag
  • Serviceerklæring – helsesøstertjenesten
  • Oversikt over tverrfaglige samarbeidsmøter hvor helsesøstertjenesten deltar
  • Prosedyrebeskrivelser
    - Hjemmebesøk til nyfødte
    - 3 mnd undersøkelsen
    - Måling av vekt, lengde, hodeomkrets
    - 2 års undesøkelsen
    - 4 års undersøkelsen
    - Fysioterapi – grupper på helsestasjonen
    - Informasjon til foreldre (vanlige vansker/problemer)
    - Fysioterapi i helsestasjonen
    - Plan for oppfølging av for tidlig fødte barn
    - Plan for skolehelsetjenesten
    - Skolestartundersøkelsen
    - Bruk av tolk
    - Anafylaksi beredskap
    - Henvisning til fysioterapeut på helsestasjon
    - Hjemmebesøk til nyankomne flyktningfamilier med barn
    - Innhenting og overføring av helseopplysninger
    - Kostveiledning til flyktninger
    - Mottak av flyktninger med barn i helsestasjon/skolehelsetjeneste fra flyktningmottak
    - Førstegangs mottak av flyktninger med barn
    - Registrering av nyfødt på helsestasjon
    - Samtale med jente og foreldre om kjønnslemlesting
    - Vaksinasjon av asylsøker og flyktningbarn

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • XX antall journaler
  • Virksomhetsplan 2013 for enhet helse
  • Virksomhetsplan for 2013 for enhet barn unge og familie
  • Referat fra temamøter
  • Informasjonsbrosjyrer om tilbudene ved Narvik helsestasjon
  • Stillingsbeskrivelse kommuneoverlege
  • Stillingsbeskrivelse/kravspesifikasjon for ledende helsesøster

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 22.1.13 fra Fylkesmannen i Nordland til Narvik kommune med varsel om tilsyn
  • Oversendelse av dokumenter fra Narvik kommune mottatt 8.3.13
  • Brev av 20.3.13 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
  • Diverse mail - korrespondanse av 20.3.13 og 6.5.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Sylvia Buyle

Led. helsesøster

X

X

X

Heidi Johnsen

Enhetsleder

X

X

X

Line Bergan

Helsesøster

X

X

X

Ellen Opshaug

Helsestasjonslege

X

X

X

Kine L. Andersen

Helsesøster

X

X

X

Karl Børre Sverd Andersen

Kommuneoverlege

X

X

X

Åshild Winje Vollen

Helsesøster

X

X

X

Kjersti Lunde

Fysioterapeut

 

X

X

Lars Normann Andersen

Kommunalsjef

X

X

X

Elin Aa. Jespersen

Helsesøster

X

 

X

Torill Larsen

Helsesøster

X

 

X

Kari Arntzen

Helsesøster

X

 

X

Grethe Lis Stiberg

Helsesøster

X

 

X

Marit Jæger

Helsesøster

X

 

X

Elisabeth Mohn

Helsesøster

X

 

X

Liv Conradi

Helsesøster

X

   

Kjersti Halset

Helsesøster

X

 

X

Wiggo Lauritzen

Rådmann

X

 

X

Trond Millejord

Varaordfører

X

   

Lisbeth M. Jensen

Helsesøster

X

 

X

Katrin Haugen

Jordmor

X

   

Eli Raulo

Fysioterapeut

X

   

Wenche Folberg

Kommunalsjef

X

 

X

Heidi B. Fjeldal

Saksbehandler

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver/jurist Mona Paulsen Foss
Ass. fylkeslege Jorunn Simarud Stabell
Seniorrådgiver Benthe Westgaard