Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kartlegging
  • Vurdering
  • Beslutning
  • Bruk av vilkår
  • Beslutninger om utbetaling av stønad til andre enn søker.
    Ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar overfor barn.

Det ble konstatert ett avvik

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader

Dato: 21. juni 2013

Leif Aronsen
revisjonsleder

Audun Hole og Runar Michaelsen
revisorer

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rødøy kommune v/Nav Rødøy i perioden 27. november 2012 – 21.juni 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er tillagt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester ved Nav-kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ikke fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rødøy kommune hadde ved utgangen av 2012 1310 innbyggere. Samarbeidsavtalen og driftsavtalen mellom Rødøy kommune og NAV Nordland ble sist ajourført henholdsvis 14.desember 2012 og 11.juni 2009.

Nav Rødøy er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. I tillegg kommunens oppgaver etter lov om barnevern samt avlastning og støttekontakt til barn og unge med funksjonshemming etter lov om kommunale helse og omsorgstjenester og Husbankens støtteordninger.

Ved Nav-kontoret er det i alt 4,5 stillingshjemler, 2,5 statlige og 2 kommunale. En statlig stilling på 50 % var vakant pr 2.mai 2013.

Nav-leder rapporterer til rådmannen i kommunen og deltar i rådmannens ledergruppe.

Nav-kontoret er samlokalisert sammen med kommuneadministrasjonen forøvrig i kommunehuset på Vågaholmen.

Bosettingen i kommunen er spredt med geografiske begrensninger for intern kommunikasjon. Samhandlingen mellom Nav-kontoret og brukerne skjer i stor utstrekning pr telefon.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel Utsendt 27.november 2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Program for gjennomføring av tilsynet

Sendt kommunen/Nav-kontoret 25.april 2013.

Åpningsmøte 2.mai 2013

Intervjuer

4 tilsatte ved Nav-kontoret samt konstituert rådmann ble intervjuet.

Sluttmøte 3.mai 2013

 

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende:

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer at det foretas forsvarlig

             Kartlegging

             Vurdering

             Beslutning

              Bruk av vilkår

              Bruk av beslutninger om ut betaling til andre enn søker
Ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar overfor barn. (STL §§ 18, 19, 20 og 22)

 

5. Funn

Avvik

Rødøy kommune v/Nav Rødøy sikrer ikke saksbehandlingen ved fastsetting av vilkår i medhold av STL § 20.

Avviket bygger på følgende observasjon.

  • I de fleste positive vedtak vises til vilkår med hjemmel i STL § 20. Kun unntaksvis har disse karakter av vilkår som beskrevet i § 20. Gjennomgående er disse «vilkårene» formaninger og/eller veiledning som ikke er knyttet til det aktuelle vedtak og som ikke pålegger stønadsmottaker en klart definert aktivitetsplikt innen et nærmere definert tidspunkt.
  • Virksomheten har ikke sjekket ut sin praksis på det området avviket omfatter, j.fr. internkontrollforskriften § 4, f., derfor er det ikke vurdert tiltak for å etablere praksis og opprettholde denne i tråd med lov- og forskriftskrav, j.fr. internkontrollforskriften § 4, g og h.

Avvik fra bestemmelsene i

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 20.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4 bokstavene f, g og h.

Kommentar.

Vilkår i forbindelse med tildeling av økonomisk stønad kan kun settes for den aktuelle stønadsperiode, ikke for framtidige ytelser. Vilkår i medhold av STL § 20 skal innebære en plikt både for Nav-kontoret og stønadsmottakeren. Av vilkåret må det framgå hvilken aktivitet som forutsettes fra stønadsmottakeren og hva konsekvensene av ikke å oppfylle vilkåret vil være. En test på om det kan stilles vilkår i medhold av § 20 vil derfor være om Nav-kontoret kan følge opp og sanksjonere brudd på vilkåret.

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

 

6. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov 1967-2-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.
  • For-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv Hovednr. 35 – Arbeidsdepartementet, Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv A-2/2012 – Arbeidsdepartementet, Statlige rettleiande retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

  • Samarbeidsavtale, driftsavtale og databehandlingsavtale mellom Rødøy kommune og NAV Nordland.
  • Oversikt over tilsatte ved Nav Rødøy, stillingsbeskrivelser og arbeidsoppgaver.
  • Anvisningsfullmakt fra rådmannen til Nav-leder.
  • Skjema for avviksmeldinger.
  • Skjema for avviksbehandling.

Rutinebeskrivelser informasjonsskriv og skjema/maler m.v.

  • Informasjonsskriv fra Nav Rødøy om stønad i medhold av STL (Brukes som vedlegg til søknadsskjema)
  • Skjema for søknad om stønad i medhold av STL.
  • Beskrivelse av saksflyt fra søknad om stønad mottas til vedtak er fattet og meddelt.
  • Orientering/melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak.
  • Skjema for klage over forvaltningsvedtak.

Resultat dokumentasjon:

  • Årsrapport fra sosialtjenesten i Rødøy/Nav Rødøy for årene 2010, 1011 og 2012.
  • Årsrapport fra Rødøy kommune for årene 2010 og 2011.
  • De siste 10 positive vedtak, fram til 5.april 2013, om økonomisk stønad til målgruppen.
  • 2 vedtak, avslag på søknader om økonomisk stønad fra målgruppen.
  • 3 vedtak med vilkår hjemlet i STL § 20
  • 5 vedtak om utbetaling av stønad til kreditor (STL § 22).

Dokument som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tilsynet gjennomgikk journaler m.v. til de personer som var omfattet av vedtakene tilsendt oss på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 27.november 2012.
  • Dokumentasjon fra Rødøy kommune/Nav Rødøy mottatt 15. april 2013.
  • Fylkesmannens program for gjennomføring av tilsynet av 26. april 2013.

8. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Nav Rødøy behandler få søknader om økonomisk stønad fra personer med økonomisk ansvar overfor barn. I følge KOSTRA-tall for 2012 var det i løpet av året til sammen 26 stønadsmottakere, 5 av disse hadde økonomisk ansvar overfor barn.

De to medarbeiderne som ivaretar oppgaver i medhold av STL har 3-årig høgskoleutdanning og henholdsvis 20 og 3 års erfaring fra saksfeltet.

Styringen av arbeidet med oppgavene i medhold av STL er i liten grad formalisert. Men kontoret har

  • Oversikt og framdrift i saksbehandlingen.
  • Det sørges for backup ved fravær, om nødvendig ved tilgjengelighet på telefon.
  • Kommunen har egen stilling for barne- og ungdomskoordinator. Stillingen har bidratt til oppmerksomhet om barn- og unges oppvekst vilkår i kommunen.

9. Deltakere ved tilsynet

 

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte
 

Kst. rådmann

X

X

X

Tove Aag

Nav-leder

X

X

X

Siri Midttun

Rådgiver

X

X

X

Inger Lise Kvalvik Aakre

Rådgiver

X

X

X

Mona Axelsen

Rådgiver

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Audun Hole, Runar Michaelsen og Leif Aronsen.