Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer at det foretas forsvarlig

  • Kartlegging
  • Vurdering
  • Beslutning
  • Bruk av vilkår
  • Beslutninger om utbetaling av stønad til andre enn bruker.

Ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar overfor barn.  (STL §§18, 19, 20 og 22).

Det ble konstatert ett avvik.

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

Dato: 28. juni 2013

Leif Aronsen
revisjonsleder

Hildegunn Estensen, Espen E. Øverland
revisorer

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tysfjord kommune v/Nav Tysfjord i perioden 27.november 2012 – 21.juni 2013.  Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i kommunene v/Nav-kontorene i medhold av STL § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tysfjord kommune hadde ved utgangen av år 2012 1950 innbyggere.  Samarbeidsavtalen og driftsavtalen mellom Tysfjord kommune og NAV Nordland ble sist revidert i juni 2012.

Nav Tysfjord er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.  Nav-kontoret er lokalisert i kommunens rådhus.

Ved kontoret er det i alt 4,5 stillinger, 3 statlige og 1,5 kommunale.  Nav leder rapporterer til rådmannen, men er ikke medlem i rådmannens ledergruppe.

Tysfjord kommune er omfattet av Samelovens språkregler og forvaltningsområdet for samisk språk.  Arran lulesamiske senter er lokalisert i kommunen.  En av de kommunalt tilsatte medarbeiderne ved kontoret behersker nordsamisk og lulesamisk språk.

Saker i medhold av STL behandles fortløpende, i regelen innen to uker.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.november 2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Program for gjennomføring av tilsynet sendt kommunen 29.april 2013

Åpningsmøte ble avholdt 13.mai 2013.

Intervjuer 6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.mai 2013.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer at det foretas forsvarlig

  • Kartlegging
  • Vurdering
  • Beslutning
  • Bruk av vilkår
  • Beslutninger om utbetaling av stønad til andre enn bruker.

Ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar overfor barn.  (STL §§18, 19, 20 og 22).

 

5. Funn

Avvik

Tysfjord kommune v/Nav Tysfjord sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling blir ivaretatt ved håndtering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar overfor barn.

Avviket bygger på følgende observasjoner.

  • Det er ikke rutine å etterspørre barns behov i forbindelse med innhenting av informasjon/kartlegging.
  • Det framgår ikke at barns eventuelle behov i forbindelse med deltakelse i aktiviteter, fritids- og aktivitetsutstyr tematiseres ved behandling av søknadene.
  • Kontorets rutiner for saksbehandling i medhold av STL utleder ingen aktsomhet overfor barn til personer som søker økonomisk stønad.
  • Tilsynet ser ikke at det etterspørres i forbindelse med godkjenning/parafering av vedtak hvorvidt barns situasjon er kartlagt og vurdert.
  • Saksframleggene er kort fattet og konkluderende i sin form. 
  • Vedtak mangler informasjon om hvilke faktiske opplysninger som er lagt til grunn og hvilke hovedhensyn som er vektlagt ved skjønnsutøvelsen. 
  • Samtaler med søker og eventuelt samarbeidspartnere er kun unntaksvis dokumentert i journalnotat eller lignende.  Saksbehandlingen er derfor i for liten grad sporbar.
  • I de fleste positive vedtak vises til vilkår med hjemmel i STL § 20.  Kun unntaksvis har disse karakter av vilkår som beskrevet i § 20.  Gjennomgående er disse «vilkårene» formaninger og/eller veiledning som ikke er knyttet til det aktuelle vedtak og som ikke pålegger stønadsmottaker en klart definert aktivitetsplikt innen et nærmere definert tidspunkt.
  • Virksomheten har ikke sjekket ut sin praksis på det området avviket omfatter, j.fr. internkontrollforskriften § 4, f.
  • Det er ikke vurdert tiltak for å etablere praksis og opprettholde denne i tråd med lov- og forskriftskrav, j.fr.  internkontrollforskriften § 4, g og  h.

Avvik fra bestemmelsene i:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18, 19, 20 samt 41, j.fr. §§ 1, 4 og 5.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4 bokstavene f, g og h.

Kommentar

Vilkår for tildeling av økonomisk stønad kan kun settes for den aktuelle stønadsperiode, ikke for framtidige ytelser.  Vilkår i medhold av STL § 20 skal innebære en plikt både for Nav-kontoret og stønadsmottakeren.  Det må framgå hvilken aktivitet som forutsettes fra stønadsmottakeren og hva konsekvensene av ikke å oppfylle vilkåret vil være. 

 

6. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131:  Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov 1967-2-10  Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.
  • For-2010-11-19-1463:  Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv Hovednr. 35 – Arbeidsdepartementet, Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Rundskriv A-2/2012 – Arbeidsdepartementet, Statlige rettleiande retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

  • Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Tysfjord kommune og NAV Nordland.
  • Oversikt over tilsatte ved Nav Tysfjord, stillingsbetegnelser og arbeidsoppgaver.
  • Delegasjonsreglement for Tysfjord kommune.
  • Delegasjon fra rådmannen til Nav-leder.

Rutinebeskrivelser og skjema m.v.

  • Rutiner ved saksbehandling av sosiale saker.
  • Skjema for søknad om stønad i medhold av STL.
  • Fullmakt for innhenting av opplysninger
  • Fullmakter for utbetaling av innvilget stønad direkte til kreditor.

Resultatdokumentasjon.

  • 10 positive vedtak om økonomisk stønad til målgruppa.
  •   7 vedtak, avslag, på økonomisk stønad til målgruppa.
  •   4 vedtak om utbetaling av stønad til kreditor (STL § 22).

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tilsynet gjennomgikk journaler m.v. til de personer som var omfattet av vedtakene tilsynet hadde fått tilsendt på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 27.november 2012.
  • Dokumentasjon fra Tysfjord kommune av 7.janusr 2013.
  • Dokumentasjon fra Nav Tysfjord av 19.februar 2013.
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 29.april 2013.
  • E-post korrespondanse mellom Nav-leder (kontaktperson for tilsynet) og revisjonsleder.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Konrad Sætra

Rådmann

X

X

X

Ottar Flaten

Nav-leder

X

X

X

Johan Daniel Hætta

Veileder

X

X

X

Kjersti Ness

Veileder

X

X

X

Kristian Løvslett

Veileder

X

X

X

Geir Otto Smelror

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, Espen E. Øverland og Leif Aronsen.