Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble avdekket ett avvik i forbindelse med tilsynet

Avvik

  • Vestvågøy kommunene sikrer ikke at oppfølging og kontroll med situasjonen til barn i fosterhjem er tilstrekkelig i henhold til krav i lov og forskrift.

Lise Tymi
revisjonsleder

Anne Sofie Mortensen
revisor

 

Ingunn Aronsen Brenna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestvågøy kommune i perioden 21.01.2013 - 14.08.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester§ 2-3 fjerde ledd.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. Lov om barneverntjenester§ 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestvågøy kommune i Lofoten har ca. 10 800 innbyggere. Kommuneadministrasjonen ligger på Leknes.

Kommunen har en strategisk ledelse bestående av rådmann og tre kommunalsjefer. På tilsynstidspunktet var kommunalsjef for oppvekst fungerende rådmann i påvente av tilsetting av ny rådmann. Barneverntjenesten er underlagt kommunalsjeffor oppvekst.

Barneverntjenesten i Vestvågøy besto på tilsynstidspunktet av barnevernleder, 8,5 barnevernkonsulentstillinger, en miljøterapeut og en servicemedarbeider. Kommunen fikk dessuten tildelt 1 stilling i forbindelse med Satsing kommunalt barnevern 2013. Tjenesten jobber etter generalistmodell der alle barnevernkonsulentene har alle typer barnevernssaker.

Barneverntjenesten hadde på tilsynstidspunktet 25 barn plassert i kommunale fosterhjem, derav 5 plassert med hjemmel i § 4-4 femte ledd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.01.2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.04.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfatter temaene:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldrene Lovkrav for området:
  • Barnevernloven § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
  • Barnevernloven § 4-5 og § 4-16 om planer for oppfølging av tiltak
  • Barnevernloven § 6-3 om hams medvirkning
  • Barnevernloven § 2-1 om kommunens oppgaver

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik i forbindelse med tilsynet.

Avvik

  • Vestvågøy kommunene sikrer ikke at oppfølging og kontroll med situasjonen til barn i fosterhjem er tilstrekkelig i henhold til krav i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven§§ 4-16 og 4-22, forskrift om fosterhjem§§ 6 og 7, Internkontrollforskriften § 4 samt forvaltningsloven.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen gjennomfører sjeldnere besøk i fosterhjemmene enn forskriftens minimumskrav
  • I 17 av 20 gjennomgåtte saker er det ikke dokumentert at fosterhjemsbesøk er gjennomført i henhold til krav i forskrift
  • Når det vedtas at antall besøk i fosterhjemmet skal reduseres til minimum 2 ganger pr. år, skriftliggjøres ikke dette
  • Kommunen har ikke rutiner for årlig gjennomgang av fosterhjemsavtaler
  • I 8 av 10 gjennomgåtte saker med varighet utover ett år er det ikke foretatt gjennomgang av avtalen.
  • Kommunen dokumenterer ikke alltid informasjon fra samtaler med barn
  • Kommunen dokumenterer ikke fortløpende vurderinger angående barnets situasjon
  • Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem
  • Kommunen har ikke fullstendig oversikt over områder for oppfølging av barn i fosterhjem der det er mangel på oppfyllelse av myndighetskrav

Kommentar

Kommunen har i 2012 og til nå i 2013 ikke gjennomført tilstrekkelig oppfølgingsbesøk i fosterhjemmene, men mappegjennomgang viser at det har vært regelmessig kontakt med fosterhjemmene pr. telefon og ved deltakelse i ulike møter. Forskriften§ 7 krever at fosterhjemmet besøkes så ofte som nødvendig, minimum 4 ganger i året, evt. 2 ganger der det er vedtatt. Annen type oppfølging vurderes ikke å oppfylle kravet. Ofte møter ikke

kommunen barnet direkte i forbindelse med møter, og telefonsamtalene er oftest med fosterforeldrene. Barnet rar dermed ikke anledning til å snakke med saksbehandler om situasjonen. Besøk i fosterhjemmet gir også et generelt inntrykk av forholdene i hjemmet som kan være viktig i vurderingen av barnets situasjon.

Når et barn flytter inn i fosterhjem skal barneverntjenesten og fosterhjemmet inngå skriftlig avtale som regulerer forholdet mellom dem. Fosterhjemmet påtar seg gjennom avtalen oppdraget med å ivareta den daglige omsorgen for et barn som kommunen har omsorgsansvar for. Barneverntjenesten og fosterhjemmet skal årlig gjennomgå avtalen. Dette skal sikre en jevnlig vurdering av behovet for eventuelle endringer.

Barns rett til å bli hørt er et grunnleggende prinsipp nedfelt i FNs barnekonvensjon, og er tatt inn i barnevernloven§ 6-3. Barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter skal informeres og gis anledning til å uttale seg i saker som berører dem. Barnets mening skal vektlegges i samsvar med alder og utvikling. For at barnets rett til medvirkning skal kunne ivaretas i barnevernets saksbehandling må barnet sikres nødvendig informasjon, og anledning til å danne seg egne standpunkter, kunne stille spørsmål og gi uttrykk for egne meninger. For å sikre dette må det etableres en kontakt med barnet. Videre må innholdet i denne kontakten med barnet dokumenteres for å kunne ta hensyn til barnets meninger i vurderinger og beslutninger.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunen skal ha en internkontroll som sikrer at oppgaver utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Dette forutsette blant annet at kommunen har oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangler på overholdelse av myndighetskrav. Dette for at kommunen skal kunne iverksette nødvendige tiltak for årette på dette.

Vestvågøy barneverntjeneste hadde i 2012 sykefravær på 23,6 % i gjennomsnitt. Det er flere årsaker til sykefraværet. Fem ansatte har hatt svangerskapspermisjon. Disse forholdene har medført utskifting av ansatte, bruk av vikarer og behov for opplæring av ansatte. Det er ikke foretatt en gjennomgang av hvilke konsekvenser denne situasjonen vil kunne få for oppfølging av barn i fosterhjem.

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lov om barneverntjenester gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sørger for at det er tilstrekkelig dokumentasjon, samt rutiner for å ha oversikt over oppfølgings- og kontrollbesøk i fosterhjemmet. Manglende rutine/prosedyre for styring synes å føre til svikt i oppfølging av fosterbarn og deres eventuelle hjelpebehov. Kommunen har ikke kontrollrutiner som fanger opp denne typen svikt, noe som fører til at kommunen mangler grunnlag for å rette på forholdet.

I forbindelse med tilsynet ble det gjennomgått 20 fosterhjemssaker der det i 17 saker manglet dokumentasjon for gjennomførte fosterhjemsbesøk i henhold til fosterhjemsforskriften i 2012 og hittil i 2013. Dette samsvarer ikke med tall i halvårsrapporter til Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet etter andre halvår 2012. Der rapporteres det at av 30 barn som kommunen har oppfølgings- og kontrollansvar for, er det 5 som ikke har fått oppfølging i henhold til forskriften. Årsaken til denne manglende oversikten over oppfølgings- og kontrollbesøk kan skyldes ulike forhold; mangelfull eller feil registrering i fagprogrammet, mangelfull dokumentasjon eller upresis rapportering av oppfølging- og kontrollbesøk der også annen oppfølging enn besøk i fosterhjemmet telles med.

Det framkommer videre at det ikke er systematisk rapportering til kommunens administrative og politiske ledelse i forhold til brudd på myndighetskrav, og kommunalsjefkjenner ikke til innholdet i halvårlige rapporter til departementet. Den manglende oversikten medfører at kommunen ikke har tilstrekkelig forutsetning for å sette inne tiltak som kan rette på forholdene.

Kommunen må iverksette tiltak som i tilstrekkelig grad ivaretar styring av de påpekte forhold og at disse tiltakene er virkningsfulle i utøvelse av forsvarlige tjenester. Dette ansvaret påhviler ledelsen på alle nivåer.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om fosterhjem
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FN's barnekonvensjon om barnets rettigheter
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Vestvågøy kommune
  • Organisasjonskart for barneverntjenesten
  • Delegeringsreglement for Vestvågøy kommune
  • Lederavtale for enhetsledere
  • Diverse dokumenter med oversikt over møtestruktur i barneverntjenesten
  • Avtale med Bufetat om bruk av familieråd i fosterhjemsarbeid
  • Informasjon om fosterhjemsgruppa, samtalegruppe for fosterforeldre
  • Oversikt over ansatte og organisering av barneverntjenesten
  • Stillingsbeskrivelser
  • Kompetanseplan for barneverntjenesten
  • Styringsdokument 2012-2013 og 2013-2016
  • Rapport for 2012, tjenesteenhet barnevern (utkast)
  • Skriftlige rutiner og maler for oppfølging av barn i fosterhjem
  • Dokumentasjon av brukerundersøkelse fra 2009
  • Skriftlige rutiner og maler i forbindelse med oppstart av undersøkelse
  • Skriftlige rutiner og maler for registrering og behandling av avvik
  • Dokumenter i 20 fosterhjemssaker
  • Halvårsrapporter til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel, datert 21.01.2013.
  • Liste over fosterhjemssaker, mottatt 20.02.13
  • Anmodning om oversendelse av dokumenter, datert 20.02.13
  • Program for tilsynet, datert 19.03.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

LivLaumann

fung.rådmann og kommunalsief oppvekst

X

X

X

Jonny Finstad

Ordfører

X

   

Greta Klevstad

Barnevernleder

X

X

X

Christin Pettersen

Barnevernkonsulent

X

   

Kine Helen Unstad

Barnevernkonsulent

X

X

 

Lisa Theres Bakken

Barnevernkonsulent

X

X

X

Birgit Stoltenberg

Barnevernkonsulent

X

X

X

Tina Ness

Barnevernkonsulent

X

X

X

Monica Nyvoll

Barnevernkonsulent

X

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lise Tymi, seniorrådgiver
Anne Sofie Mortensen, seniorrådgiver
Ingunn Aronsen Brenna, rådgiver
Anna Welle, avdelingsdirektør, deltok som observatør.