Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 6. juli 2012 til 5. desember 2012 tilsyn utført som systemrevisjon med Fagertun Hybelhus.  Tilsynet ble gjennomført over en dag, og er som vanlig ved systemrevisjoner basert på et antall intervjuer, dokumentgransking og gjennomgang av annet relevant materiell. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.  Tilsynet omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoll, jf. forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner § 26

Bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner, jf. lov om barneverntjenester § 5-9 og forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner § 14

Det ble avdekket ett avvik. 

Grunnlaget for avviket framkommer av rapportens kapittel 5.

Dato: Lillehammer 5. desember 2012

Inger Berg
revisjonsleder

Jens Christian
Bechensten revisor

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Fagertun Hybelhus i perioden 6. juli 2012 til 5. desember 2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7 og tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.  Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Fagertun Hybelhus er en privat barneverninstitusjon under Norsk Folkehjelp.  Institusjonen har som hovedmålsetting å yte omsorg til å bidra til endring hos den enkelte ungdom i alderen 15 til 20 år.  Institusjonen er godkjent for inntil 11 barn og unge fordelt på begge kjønn på to avdelinger, 8 plasser på avdeling Brumunddal og 3 plasser på avdeling Hamar.  Plasseringshjemlene er § 4-4 femte ledd og § 4-12.     

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. juli 2012.  Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 31. oktober 2012

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 31. oktober 2012

4. Hva tilsynet omfattet

Temaene for systemrevisjonen var institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoll, jf. rettighetsforskriften § 26 og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner, jf. rettighetsforskriften § 14.

Avgjørelser om bruk av tvang skal protokollføres og begrunnes.  Kravet om protokollføring er først og fremst satt for å sikre etterprøvbarhet, slik at tilsynsmyndigheten kan gå gjennom protokollene og vurdere om de er i samsvar med lov og forskrift.  For at Fylkesmannen skal kunne prøve om tvangsvedtaket var ”lovlig og forsvarlig” må protokollen være forsvarlig begrunnet og opplyst.

Tvang i akutte faresituasjoner innebærer at dersom en beboer er i ferd med å skade seg selv eller andre, eller utøve vesentlig skade på eiendom, kan beboeren holdes fast eller isoleres. Dette dersom det ikke finnes andre muligheter til å avverge skaden.  Det må vurderes nøye i den konkrete situasjonen hva som er nødvendig tvang for å hindre skaden.  Tvangsbruken skal være så kortvarig som mulig, og ikke av en mer inngripende karakter enn helt nødvendig. Isolering av beboerne er kun tillatt der dette er absolutt nødvendig for å hindre skade på person eller vesentlig skade på eiendom.  Tiltak som innebærer innlåsing på enerom er ikke tillatt i andre situasjoner enn i akutte faresituasjoner.  Isolering kan bare besluttes av institusjonens leder eller den lederen gir fullmakt.

5. Funn

Avvik 1

Fagertun Hybelhus sørger ikke for at alle ansatte får tilstrekkelig opplæring/veiledning i bruk av tvang og føring av tvangsprotokoll.  

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester § 5-9
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner § 14
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 5 og kapittel 2

Avviket bygger på følgende:

  • Alle ansatte (vikarer) har ikke fått opplæring i revidert rettighetsforskrift
  • Alle ansatte har ikke fått opplæring i føring av tvangsprotokoll
  • Beboere og foresatte blir ikke systematisk orientert om retten til å klage over bruk av tvang
  • Institusjonens prosedyrer er ikke kjent for alle ansatte innen de reviderte områdene:
    • Bruk av tvang i akutte faresituasjoner, prosedyre nr. 2.3
    • Føring av tvangsprotokoll, prosedyre nr. 2.2
    • Vaktansvarlig, prosedyre nr. 3.22
  • Institusjonens avviksrapporteringssystem er ikke kjent for alle ansatte
    • Det er ikke kjent hva som er et avvik og når det skal meldes
    • Avvik blir ikke systematisk etterspurt av institusjonens ledelse
    • Det aksepteres at avvik kan meldes både muntlige og skriftlige
    • Alle ansatte er ikke kjent med prosedyren for rapportering av avvik, nr. 5.1

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Etter barnevernloven § 5-10 og forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10, skal institusjonen ha en internkontroll som sikrer at den utfører sine oppgaver i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. 

Plikten til å føre internkontroll medfører et selvstendig ansvar for å sikre at virksomheten drives i samsvar med loven.  Det er derfor institusjonen selv som har ansvar for å ha kontrollordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket, og videre oppfølging med nødvendige endringer.   

Internkontroll er et hjelpemiddel for systematisk styring.  Forskrift om internkontroll i barneverninstitusjoner beskriver noen grunnleggende elementer som må være til stede i alle virksomheter.  Hvor omfattende tiltakene skal være må ledelsen vurdere ut fra størrelsen på virksomheten og hvor kompleks den er.

Det sentrale i dette tilsynet er institusjonene styring og kontroll med rettsikkerheten ved bruk av tvang og føring av tvangsprotokoll etter barnevernlovgivningen.  For å forebygge svikt må personalet ha tilstrekkelig opplæring, slik at de har forutsetning for å utføre oppgavene. 

Videre må det foreligge rutiner som er kjente og blir fulgt, ordninger til å fange opp sårbare områder og nødvendig oppfølging fra ledelsen sin side.       

Tilsynet har mottatt opplæringsplan, rutinebeskrivelser og institusjonsplan som er oppdatert i september 2012.  Tilsynsmyndigheten har merket seg at institusjonen har gjennomført et omfattende arbeid med opplæring og utarbeidelse av rutiner, men tilsynet har avdekket at rutinene ikke er tilstrekkelig implementert og at alle ansatte ikke har fått nødvendig opplæring. 

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling, 11 des. 2003
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, 15. nov. 2011
  • Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner, 10. juni 2008

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over ansatte
  • Oversikt over beboere
  • Kompetanseplan, revidert i september 2012
  • Rutine for skriving, utsendelse og oppbevaring av tvangsprotokoll/andre prosedyrer
  • Institusjonsplan av september 2012 og organisasjonskart
  • Tvangsprotokoller gjennomgått i 2012
  • Dokumentasjon fra individrettede tilsyn i 2012

Korrespondanse mellom institusjonen og Fylkesmannen:

  • Varsel sendt 6. juli 2012
  • Etterspurte dokumenter mottatt 3. oktober 2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over

hvilke personer som ble intervjuet.  I forbindelse med tilsynet ble det også gjennomført en samtale med en beboer, primært i forhold til de reviderte områdene.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Anne-L.B.Dragsten

Fung. nestleder

X

X

X

Liv Tangen

Miljøarbeider

 

X

X

Sonja Lundsten

Miljøterapeut

X

X

X

Kjell Bjørsrud

Miljøarbeider

X

X

X

Britta Illevold

Miljøterapeut

X

X

X

Morten Svalstad

Leder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Jens Christian Bechensten og seniorrådgiver Inger Berg med sistnevnte som revisjonsleder.