Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 2. juli 2012 til 17.10.2012, tilsyn utført som systemrevisjon med Gjøvik omsorgssenter for barn. Tilsynet ble gjennomført over en dag, og er som vanlig ved systemrevisjoner basert på et antall intervjuer, dokumentgranskning og gjennomgang av annet relevant materiell. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

  • Institusjonens rutiner og praksis for taushetsplikt
  • Taushetsplikt, jf. lov om barneverntjenester § 6-7 og forskrift om rettigheter og bruk av tvang § 4

Espen Bjorli
revisjonsleder

Jorunn Ødegårdstuen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjøvik omsorgssenter for barn i perioden 2.7.2012 – 17.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med med barnverninstitusjoner etter lov om barnevern § 5-7 og tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjøvik omsorgssenter for barn er et statlig omsorgssenter godkjent for 30 barn, omsorgsenteret er delt inn i fem avdelinger. Målgruppen er barn under 15 år som har kommet til Norge og søkt asyl uten foreldre eller andre med foreldreansvar. Barna bor på omsorgssenteret fra de blir overført fra utlendingsmyndighetene, frem til de blir bosatt i en kommune eller forlater Norge.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juli 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 21. august 2012

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 21.8.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for systemrevisjonen var institusjonens rutiner og praksis for taushetsplikt.

Taushetsplikt, jf. lov om barneverntjenester § 6-7 og forskrift om rettigheter og bruk av tvang § 4.

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettsikkerheten for beboerne ved Gjøvik omsorgssenter for barn. Under tilsynet undersøkes det om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal det undersøkes hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboere under opphold på senteret.

5. Funn

Merknad

Gjøvik omsorgssenter for barn har et forbedringspotensial i å skape en mer ensartet forståelse og etterlevelse av taushetsplikten i enkelte situasjoner.

Merknaden bygger på følgende:

  • Det foreligger ikke skriftlige rutiner og prosedyrer på temaet
  • Det fremkom at det kan forekomme noe ulik praksis
  • Det gis ikke systematisk opplæring av temaet
  • Det tas ikke systematisk opp ved veiledning
  • Det blir ikke systematisk etterspurt eller kontrollert av ledelsen

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Tilsynet har mottatt rutinebeskrivelser og institusjonsplan. Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad institusjonen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer virksomheten. De krav lovgivningen stiller til internkontroll synes kjent og implementert i den reviderte delen av virksomheten. De ansatte er kjent med institusjonens rutiner, endringer blir tatt opp og drøftet. De ansatte har fått opplæring i revidert rettighetsforskrift. Institusjonens avviksrapporteringssystem er kjent for de ansatte og avvik blir etterspurt og fulgt opp av ledelsen.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling, 11 des. 2003
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, 15. nov. 2011
  • Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner, 10. juni 2008

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over ansatte
  • Oversikt over beboere
  • Opplæringsplan for 2012
  • Rutiner og prosedyrer omhandlende taushetsplikt, samt taushetserklæring
  • Institusjonsplan
  • Dokumentasjon fra individrettede tilsyn og klager i 2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel sendt 2. juli 2012
  • Etterspurt dokument mottatt 17.juli 2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Geir Rune Nyhus

Senterleder

X

X

X

Elin Kristin Alfstad

Avdelingsleder

X

X

X

Gunnar Galtestad

Miljøpersonal

X

X

X

Erik Csiki

Miljøpersonal (MT)

X

X

X

Hanne Hoff

Avdelingsleder

X

X

X

Rune Kristensen

Miljøpersonal (MT)

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jorunn Ødegårdstuen og Espen Bjorli, sistnevnte som revisjonsleder.