Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. De to hovedtemaene for tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema til begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Tilsynet er gjennomført over to dager og er basert på et antall intervjuer, dokumentgransking og gjennomgang av annet relevant materiell. I dette tilsynet har vi undersøkt et antall aktuelle saker der det er innkommet meldinger til kommunens barneverntjeneste.

Tilsynet avdekket to avvik knyttet til hvert av de to hovedtemaene:

Avvik 1:

Østre Toten kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav

Avvik 2:

Østre Toten kommune sikrer ikke gjennom planlegging, gjennomføring, evaluering og kontroll at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav

Espen Bjorli
revisjonsleder

Jorunn Ødegårdstuen
revisor

 

 

Inger Berg
revisor

Marit Andrine K. Tunheim
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Østre Toten i perioden 13.02.2012 – 29.6.2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Østre Toten kommune har 14805 innbyggere pr 1.4.2012.

Barneverntjenesten er en del av resultatenhet helse, og er administrativt underlagt helsesjef. Enheten er organisert i tre team og har 10 faste fagstillinger. Teamene er fordelt inn i undersøkelsesgruppe, tiltaksgruppe og fosterhjemsgruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13. februar 2012.

Åpningsmøte ble avholdt 10. mai 2012.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11. mai 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak i barnevernet gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Kommunens arbeid med undersøkelser:

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det, skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for den kommunale barneverntjenesten. Barneverntjenesten skal gjennomføre en kvalitativ god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og oppfylle de kravene som gjelder til varsomhet jf. barnevernloven § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Under dette tema har tilsynet vurdert om kommunen sikrer:

  • At det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
  • Barns rett til medvirkning
  • At der er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

Kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn:

Det er sentralt for barn og deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt, og derfor er evaluering av tiltakene viktig. Barneverntjenesten må være oppdatert på om barna til enhver tid får den hjelpen de trenger og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

Under dette tema har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer:

  • At der foretas en tilstrekkelig evaluering
  • Barns rett til medvirkning i evalueringen
  • At det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

5. Funn

Avvik 1:

Østre Toten kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) §§ 4-3, 6-9
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven)§ 6-3
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) 6-1, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 11d
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen gjennomfører ikke i alle saker undersøkelsen innen fristen på 3 mnd. I henhold til kommunens halvårs rapportering for 2. halvår 2011 er fristoversittelsene på 16,67 % (2 av 12 undersøkelser). I henhold til 1. kvartalsrapportering 2012 er 4 av 15 undersøkelser over fristen.
  • I kommunens rutinehåndbok under undersøkelser punkt 2.3, står det at det skal utarbeides en plan for undersøkelsen – dette blir ikke gjennomført i alle saker.
  • I kommunens rutinehåndbok punkt 2.3.2 står det at kommunen skal ha samtale med barn alene. I henhold til bvl. § 4-3 kan barneverntjenesten kreve å få samtale med barnet i enerom, dette skal vurderes i hver enkelt sak.
  • Det innhentes skriftlig samtykke fra partene til innhenting av informasjon fra eksterne instanser, men det spesifiseres ikke hvilke opplysninger som innhentes fra de ulike instansene. Samtykket er derfor ikke tilstrekkelig informert.
  • Det blir ikke alltid gitt tilbakemelding til melder etter endt undersøkelse.
  • Ledelsen i kommunen er kjent med at tjenesten har fristoversittelser i undersøkelsessaker, uten at det er satt i verk tilstrekkelige tiltak.

Avvik 2:

Østre Toten kommune sikrer ikke gjennom planlegging, gjennomføring, evaluering og kontroll at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) § 4-5.
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) § 6-1 jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 11d.
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det foreligger ikke tiltaksplaner for alle barn som mottar hjelpetiltak. I kommunens halvårs rapportering fremkommer det at 4 av 29 barn ikke har tiltaksplan. Her er det presentert mulige feilkilder i datasystemet Familia, slik at det reelle tallet kan være noe høyere. I årsrapporten for 2011 er det opplyst at 27 % av barna ikke har tiltaksplan.
  • Det foreligger rutiner som beskriver arbeidet med tiltaksplaner, denne blir i liten grad benyttet.
  • Kommunen har ikke tilstrekkelige rutiner, prosedyrer eller lignende for systematisk innhenting av informasjon for evaluering av hjelpetiltak for å sikre helhetlig informasjon om barnets totale omsorgssituasjon.
  • Mappene bærer lite spor av evaluering av tiltak. Det dokumenteres ikke at situasjonen på evalueringstidspunktet beskrives og sammenlignes med situasjonen ved oppstart av tiltaket.
  • Det fremkom av intervjuene at evaluering ikke systematisk ble etterspurt og fulgt opp av ledelsen. Det er blant annet etablert månedlige møter med leder og tiltaksgruppen. Tema på møtene var opp til hver enkelt saksbehandlers behov, og det ble ikke beskrevet en systematisk etterspørring av evaluering av tiltakene. Dette innebærer at det vil være stor fare for at saker ikke evalueres tilstrekkelig eller overhodet
  • Ledelsen i kommunen er kjent med at det mangler tiltaksplaner der det er fattet vedtak om hjelpetiltak, uten at det satt i verk tilstrekkelig tiltak for å rette forholdet.

Tilsynet har gjort følgende observasjoner felles for begge avvikene:

  • Det foreligger ikke et fungerende avviksrapporteringssystem i virksomheten. Det er ikke definert og kjent hva som er et avvik og avvik blir ikke etterspurt av ledelsen.
  • Barneverntjenestens internkontrollsystem er under utarbeidelse og er ikke operativt. Avvik fører ikke til systematisk forbedringsarbeid.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves.

Østre Toten kommune har deler av internkontrollen på plass, det er utarbeidet rutiner og prosedyrer for de reviderte områdene, enkelte av disse er i midlertidig ikke godt nok implementert og følges ikke godt nok opp. Kommunen er i organisatorisk omstilling, i omstillingen er det ivaretatt systemer for oppfølging og kontakt mellom de ulike styringsnivåene fra rådmannsnivå til barnevernleder, til teamleder og til saksbehandler. Til tross for dette har ikke ledelsen fulgt opp ansattes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn.

Skriftliggjøring av avvik foreligger i liten grad. Fordelen med skriftliggjøring er at det blir enklere å følge med på hvordan avvik håndteres, og kan brukes systematisk i forbedringsarbeidet. Tilsynet fant at kommunens avvikshåndtering ikke er godt nok ivaretatt, ved at de ansatte ikke er godt nok kjent med hva som meldes som avvik og hvordan dette skal meldes.

Tilsynet viser til at det er behov for gjennomgang og tydeliggjøring av hva som meldes som avvik, hvordan avvik skal meldes, samt hvordan meldte avvik skal føles opp.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.11.1989
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17.07.1992
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14.12.2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Intern rutinehåndbok for barneverntjenesten
  • Maler for vedtak, saksbehandling – undersøkelser m.m.
  • Årsrapport barneverntjenesten 2010 og 2011
  • Utdrag fra “handlingsprogrammet 2012 – 2015, økonomiplan 2012 – 2015, budsjett 2012”
  • Avviksbehandling (HMS – håndboka)
  • Sjekkliste for introduksjon av nyansatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av 16 saksmapper omfavnende henlagte undersøkelser, samt undersøkelser som har ført til hjelpetiltak i hjemmet. Det ble og gjennomgått mapper som hadde ført til evaluering av tiltaket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Oppland:

  • Varsel om tilsynsbesøk datert den
  • Oversendelse av dokumenter fra Østre Toten kommune datert
  • Oversendelse av program for tilsynet datert
  • Korrespondanse pr e-post mellom Fylkesmannen og kommunens kontaktperson ved planlegging av tilsynet
  • Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Aslaug Dæhlen

Rådmann

X

X

X

Roy Thomassen

Kommunalsjef

X

X

X

Gunnhild Wangensteen

Barnevernkonsulent

X

X

 

Agnes Katrine Rognlid Hagaseth

Barnevernleder

X

X

X

Liv Hilde Lagmandsveen

Barnevernkonsulent

X

   

Bjørnar Eidsvik

Helsesjef

X

X

X

Annie Enger

Barnevernkonsulent

X

X

X

Kai Skjelstad

Barnevernkonsulent

X

 

X

Marte Wika Langvatn

Barnevernkonsulent

X

X

X

Siri Amlien

Sekretær

X

 

X

Guro Aarsby

Barnevernkonsulent

X

X

X

Anne H. Granskogen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiverne Marit Andrine Tunheim, Jorunn Ødegårdstuen, Espen Bjorli (revisjonsleder), og seniorrådgiver Inger Berg.