Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. De to

hovedtemaene for tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. Barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema til begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Tilsynet er gjennomført over to dager og er, som vanlig ved systemrevisjoner, basert på et antall intervjuer, dokumentgransking og gjennomgang av annet relevant materiell. I dette tilsynet har vi undersøkt et antall aktuelle saker der det er innkommet meldinger til kommunens barneverntjeneste.

Tilsynet avdekket to avvik knyttet til hvert av de to hovedtemaene:

Avvik 1:

Sel og Vågå kommuner sikrer ikke gjennom tilstrekkelige styrings- og kontrollsystemer at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav

Avvik 2:

Sel og Vågå kommuner sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav

Marit Andrine K. Tunheim
revisjonsleder

Inger Berg
revisor

 

 

Espen Bjorli
revisor

Jorunn Ødegårdstuen
revisor

 


 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sel og Vågå kommuner i perioden 25.01.2012 til 26.6.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og har grunnlag i veileder for landsomfattende tilsyn for 2011, initiert av Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sel og Vågå kommuner har felles interkommunal barneverntjeneste, med Sel kommune som vertskommune. Sel kommune har 5992 innbyggere per 1. januar 2012. Vågå kommune har 2012 3739 innbyggere per 1. januar.

Barneverntjenesten består av leder og 6,5 saksbehandlerstillinger. Tjenesten har om lag 110 aktive saker til enhver tid, og er organisert under kommunalsjef med ansvar for helse og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.1.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 28.3.2012.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet

dokumentunderlag.Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.3.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

De to hovedtemaene for tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5.

Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema til begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Statens helsetilsyn har i sitt første landsomfattende tilsyn med barnevern valgt å ha fokus på kommunalt barnevern. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, jf. lov 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester av (heretter brukes offisiell kortform barnevernloven). Tilsynsmyndigheten skal samtidig undersøke om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for kommunal barneverntjeneste fordi man skal gjennomføre en kvalitativ god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og med de kravene som gjelder til varsomhet, jf. barnevernloven § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Åtte av ti barn som har tiltak fra barneverntjenesten mottar frivillige hjelpetiltak mens de bor hjemme. Ved utgangen av 2009 utgjorde dette (på landsbasis) ca. 30 000 barn.

Det er sentralt for barn og for deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt og derfor er evalueringen av disse tiltakene viktig. Barneverntjenesten må derfor være oppdatert på om barna til enhver tid får den hjelpen de trenger og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

5. Funn

Avvik 1:

Sel og Vågå kommuner sikrer ikke gjennom tilstrekkelige styrings- og kontrollsystemer at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav

Avviket bygger på følgende observasjoner

  • Det foreligger rutiner og sjekklister for gjennomføring av undersøkelser. De blir i varierende grad brukt av de ansatte, og de er ikke kjent blant alle ansatte
  • I kommunens rapportering fra siste halvår 2011 er det fristoversittelser i to saker, 7,69%
  • Det fremgår ikke av alle sakene at det er gjort en konkret vurdering av hva slags informasjon det er nødvendig å innhente. Det fremgår heller ikke av rutinene at dette skal vurderes.

Avvik 2:

Sel og Vågå kommuner sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav

  • Det foreligger rutiner for evaluering av hjelpetiltak. Rutinen for evaluering av tiltakene sier at det skal evalueres minimum to ganger i året, men det sies ikke noe om at behovet for evaluering skal vurderes konkret i den enkelte sak.
  • Kommunen sikrer ikke barnets rett til medvirkning i evalueringsfasen. Samtaler med barn gjennomføres i liten grad i evalueringsfasen.
  • De utarbeidede tiltaksplanene er av varierende kvalitet. Det er ikke alltid tydelig definerte mål, og det blir derfor vanskelig å evaluere tiltaket uten noen referanse for hva som skal oppnås.

Observasjoner knyttet til begge avvikene:

  • Det er ikke tilstrekkelig systematisk opplæring av nytilsatte.
  • Ansatte får ikke systematisk opplæring i rutiner og lovverk.
  • Barneverntjenesten har et eget internkontrollsystem, men dette er ikke kjent blant alle ansatte.
  • Kommunen har gjort vurderinger av områder hvor det er fare for svikt eller mangelfull oppfølging av myndighetskrav, men det er ikke et fungerende system for melding av avvik, og det er heller ikke gjort klart for de ansatte hva som er et avvik
  • Kommunen sikrer ikke at erfaringer systematisk innhentes og brukes i eget forbedringsarbeid.
  • Kommunen følger ikke systematisk med på om prosedyrer og retningslinjer virker etter sin hensikt, eller er kjent for alle ansatte

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Dokumentmaler:

  • Evaluering av tiltaksplan
  • 3 ulike maler for tiltaksplan
  • Melding om enkeltvedtak med innskrenket adg. til opplysninger
  • Samtykkeerklæring
  • Tilbakemelding til offentlig melder
  • Brev henleggelse av undersøkelse
  • Undersøkelsesrapport
  • Beslutning om utvidet undersøkelsestid
  • Purrebrev opplysninger
  • Anmodning opplysninger fra skolen, barnehagen, BUP, Helsestasjon, PPT, politiet, fastlege
  • Tilbakemelding til privat melder
  • Bekreftelse på mottatt melding
  • Innkalling til samtale
  • Møtereferat
  • Beslutning om henleggelse av melding
  • Utskrift av melding

Rutiner og andre dokumenter:

  • Plan for gjennomføring av undersøkelse
  • Kompetanseplan
  • Prosedyre for utarbeidelse av tiltaksplaner
  • Prosedyre for evaluering av tiltak
  • Prosedyre for hjelpetiltak
  • Internkontroll Sel og Vågå barneverntenester
  • Del av forstudierapport om organisasjonsstruktur og ledelse
  • Intern analyse av forstudierapport
  • Målstyringsdokument for barneverntjenesten
  • Del av årsrapport
  • Delegasjon til barnevernleder
  • Mottaksrutine “etablering av undersøkelse i mottak”
  • Barns rett til å bli hørt
  • Rutiner for Sel og Vågå barneverntenester
    - Rutiner og sjekklister for bekymringsmeldinger
    - Rutiner og sjekklister for undersøkelsessaker
    - Rutine for tiltaksplan
    - Sjekkliste for arbeid med saksbehandling og enkeltvedtak
    - Sjekkliste for arbeid med hjelpetiltak
  • Årsmelding 2011
  • Dokumenter for risiko- og sårbarhetsanalyse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 16 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oppland:

  • Varsel sendt 25.01.2012
  • Brev, faks og e-poster med dokumentasjon fra kommunen oversendt i perioden 29.02.2012 – 27.03.2012
  • Diverse e-post og telefonsamtaler for å avklare og sette opp dagsprogram med mer

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kristin Kalbakk

Barnevernleder

X

X

X

Elisabeth lysbakken

Saksbehandler/stedfortreder

X

X

X

Marianne K. Vole

Saksbehandler

X

X

X

Karen Haverstad

Saksbehandler

X

X

X

Lene Steen

Saksbehandler

X

X

X

Grethe Selfors

Saksbehandler

 

X

X

Kåre Eide

Kommunalsjef

X

X

X

Liv Høystad

Saksbehandler

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Inger Berg, Espen Bjorli, Marit Andrine K. Tunheim, Jorunn Ødegårdstuen