Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. De to hovedtemaene for tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema til begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Tilsynet er gjennomført over to dager og er basert på et antall intervjuer, dokumentgransking og gjennomgang av annet relevant materiell. I dette tilsynet har vi undersøkt et antall aktuelle saker der det er innkommet meldinger til kommunens barneverntjeneste.

Tilsynet avdekket to avvik knyttet til hvert av de to hovedtemaene:

Avvik 1:

Interkommunal barneverntjeneste i Valdres sikrer ikke systematisk gjennomføring av undersøkelser i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik 2:

Interkommunal barneverntjeneste i Valdres sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Espen Bjorli
revisjonsleder

Jorunn Ødegårdstuen
revisor

 

 

Tuva Kongsvoll
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved nterkommunal barneverntjeneste i Valdres i perioden 2.7.2012 – 20.11.12. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Pr 1.7.2012 har kommunene følgende folkemengde; Nord Aurdal kommune har 6 441 innbyggere, Etnedal har 1413, Østre Slidre har 3198 og Sør Aurdal har 3 137.

Kommunene Nord-Aurdal, Etnedal, Sør-Aurdal og Øystre Slidre kommune har en felles barnevernstjeneste etter reglene i kommuneloven § 28 b, administrativt vertskommunesamarbeid. Nord-Aurdal kommune er verts­kommune, Etnedal kommune, Sør-Aurdal kommune og Øystre Slidre kommune er samarbeids­kommuner.

De ansatte i barnevernet i Etnedal kommune, Sør-Aurdal kommune og Øystre Slidre kommune er etter reglene om virksomhetsoverdragelse overført til Nord-Aurdal kommune.

Barneverntjenesten er organisert i virksomhet Familiens hus i Nord-Aurdal kommune, og barnevernleder rapporterer til virksomhetsleder.

Enheten er organisert i to team og har 10 faste fagstillinger. Teamene er fordelt inn i undersøkelse- og tiltaksgruppe, samt to fagstillinger som i sin helhet jobber med oppfølging av fosterhjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juli 2012.

Åpningsmøte ble avholdt 20. september 2012.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21. september 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak i barnevernet gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunen i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Kommunens arbeid med undersøkelser:

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det, skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for den kommunale barneverntjenesten. Barneverntjenesten skal gjennomføre en kvalitativ god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og oppfylle de kravene som gjelder til varsomhet jf. barnevernloven § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Under dette tema har tilsynet vurdert om kommunen sikrer:

  • At det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
  • Barns rett til medvirkning
  • At der er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

Kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn:

Det er sentralt for barn og deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt, og derfor er evaluering av tiltakene viktig. Barneverntjenesten må være oppdatert på om barna til enhver tid får den hjelpen de trenger og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

Under dette tema har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer:

  • At der foretas en tilstrekkelig evaluering
  • Barns rett til medvirkning i evalueringen
  • At det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

5. Funn

Avvik 1:

Interkommunal barneverntjeneste i Valdres sikrer ikke systematisk gjennomføring av undersøkelser i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) §§ 4-3, 6-9
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven)§ 6-3
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) 6-1, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 11d
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

Avviket bygger på følgende observasjoner:

1. Kommunen er kjent med og har ikke iverksatt tilstrekkelige tiltak for å ivareta kommunens lovpålagte frister.

2. Kommunene har fristbrudd i 50% (Etnedal), 37,5% (Nord-Aurdal) , 7,7% (Sør-Aurdal) og 42,9 (Øystre Slidre) av sakene i 1. halvår 2012, gjelder i 16 av 45 saker. Det fremkommer i dokumentgjennomgangen at det går lang tid i noen saker fra meldingen er avklart og til undersøkelsen rent faktisk påbegynnes.

3. Det sikres ikke at undesøkelsesplaner benyttes i alle saker.

4. Kommunen sikrer ikke at barnevernfaglige vurderinger og konklusjoner som blir tatt i fagmøtet/mandagsmøte overføres/inntas til den enkeltes barns saksmappe.

5. Det fremkommer at kommunen ikke alltid sikrer at det blir snakket med barn, og at samtalen blir dokumentert i undersøkelsesfasen. I intervjuene blir det opplyst at de “pleier og etterstreber”. Rutinen sier at det skal oppmuntres til samtale med alle barn så langt det er mulig, og at det er obligatorisk med samtaler med barn over 12 år. Her fremkommer det varierende praksis og forståelse. I henhold til lovverket skal et barn som har fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, informeres og gis anledning til å uttale seg.

6. Det fremkommer at kommunen ikke systematisk innhenter og bruker erfaringer fra barn og foreldre i forbedringsarbeidet og brukererfaringer blir ikke etterspurt av ledelsen.

7. Kommunen har ikke system for behandling av avvik, knyttet til kvalitet og innhold i undersøkelsesarbeidet. Ved for eksempel manglende medvirkning fra barn i saker. Kravet om interkontroll er lite kjent blant de ansatte, det samme gjelder det som er å anse som et avvik. Det forelå i liten grad melding av avvik.

Avvik 2:

Interkommunale barneverntjeneste i Valdres sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) § 4-5.
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) § 6-1 jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 11d.
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det utarbeides tiltaksplaner i alle saker. I enkelte av tiltaksplanene fremkommer det ikke innhold, omfang og hyppighet på tiltaket. Tiltaksplanene inneholder i varierende grad tydelige mål, noe som igjen vanskeliggjør en evaluering.
  • Det er en rutine for evaluering, men den inneholder ikke et punkt som sikrer barnets medvirkning.
  • Kommunen sikrer ikke alltid at barn får anledning til å uttale seg, og at dette blir dokumentert, ved evaluering av tiltak.
  • Det er ikke lik forståelse eller lik praksis for når og hvordan en evaluering skal foretas. Det er få spor av skriftlige vurdering av effekten av tiltak. I referat fra evalueringsmøter av besøkshjem kommer det frem hva foreldrene mener og hva besøkshjemmet mener – det er i liten grad dokumentert barnevernsfaglige vurderinger opp i mot barnets situasjon.
  • Kommunen har ikke et system som etterspør og sikrer at evaluering av tiltakene blir foretatt.

Tilsynet har gjort følgende observasjoner felles for begge avvikene:

Det foreligger ikke et fungerende avviksrapporteringssystem i virksomheten. Det er ikke definert og kjent hva som er et avvik og avvik blir ikke etterspurt av ledelsen. Skriftliggjøring av avvik foreligger i liten grad.

Kommunens internkontrollsystem er under utarbeidelse og er ikke operativt. Avvik fører ikke til systematisk forbedringsarbeid.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves.

Interkommunale barneverntjeneste i Valdres har deler av internkontrollen på plass, det er utarbeidet rutiner og prosedyrer for de reviderte områdene, enkelte av disse er i midlertidig ikke godt nok implementert og følges ikke godt nok opp.

Kommunen har satt i gang prosjekt helhetlig kvalitetssikring. I tillegg har kommunen deltatt i KS sitt effektiviseringsnettvern “Rådmannens internkontroll” i 2012. Kommunen har gjennomført en kartlegging av rutiner vedrørende internkontroll i kommunens virksomheter. Prosjektet helhetlig kvalitetssikring er planlagt implementert i løpet av 2. kvartal 2013.

Skriftliggjøring av avvik foreligger i liten grad. Fordelen med skriftliggjøring er at det blir enklere å følge med på hvordan avvik håndteres, og kan brukes systematisk i forbedringsarbeidet. Tilsynet fant at kommunens avvikshåndtering ikke er godt nok ivaretatt, ved at de ansatte ikke er godt nok kjent med hva som meldes som avvik og hvordan dette skal meldes.

Tilsynet viser til at det er behov for gjennomgang og tydeliggjøring av hva som meldes som avvik, hvordan avvik skal meldes, samt hvordan meldte avvik skal føles opp.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.11.1989
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17.07.1992
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14.12.2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Intern rutinehåndbok for barneverntjenesten
  • Maler for vedtak, saksbehandling – undersøkelser m.m.
  • Årsmelding 2011
  • Økonomiplan 2012-2015 – Årsbudsjett 2012
  • Prosedyre internkontroll
  • Prosedyre ny medarbeider
  • Rollebeskrivelse barnevernleder
  • Avviksskjema

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av 11 saksmapper omfavnende henlagte undersøkelser, samt undersøkelser som har ført til hjelpetiltak i hjemmet. Det ble og gjennomgått mapper som hadde ført til evaluering av tiltaket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Oppland:

  • Varsel om tilsynsbesøk datert den 2.7.12
  • Oversendelse av dokumenter fra Interkommunale barneverntjeneste i Valdres datert 3.9.2012
  • Oversendelse av program for tilsynet datert 17.9.12
  • Korrespondanse pr e-post mellom Fylkesmannen og kommunens kontaktperson ved planlegging av tilsynet
  • Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 11.10.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Omar Dajani

Rådmann

X

X

 

Jorun Ødegård Bjerke

Kommunalsjef

 

X

X

Pål Andreassen

Virksomhetsleder

X

X

X

Mette Elin Gjevre

Barnevernleder

X

X

X

Rande Lill Pedersen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Liv Rønningen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Bente Stokkebryn Rustøe

Barnevernkonsulent

X

X

 

Nina Kristin Hagen

Barnevernkonsulent

 

X

X

Kjersti Fjeld

Barnevernkonsulent

 

X

X

Edward Keilman

Barnevernkonsulent

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiverne Jorunn Ødegårdstuen, Tuva Kongsvoll og Espen Bjorli (revisjonsleder), samt Runa Madsen (observatør Helsetilsynet).