Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

KVP er etablert som et tilbud for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. Formålet med KVP er å bidra til at flere i denne målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet er ment for personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom en tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging. Deltakelse i KVP er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Innholdet i programmet skal tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger. Programmet skal være helårig og på full tid.

Det ble gitt to merknader:

  • Gausdal kommune har et forbedringspotensial når det gjelder skriftliggjøring av styringstiltak på KVP-området
  • Gausdal kommune har et forbedringspotensial for å sikre at kvalifiseringsprogrammet har det innhold som følger av gjeldende lov- og forskrift

Tone Huuse Svesengen
revisjonsleder

Åse Kongsvold
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gausdal kommune i perioden 01.07.13 – 25.09.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.
Lov om sosiale tjenester i NAV skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper.
Lovens formålsbestemmelse understreker at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Pr. april 2013 hadde Gausdal kommune 6 144 innbyggere (tall SSB).

Kommunen har hatt tonivåmodell siden 2003. Kommunen ledes av rådmannen og to kommunalsjefer. NAV-leder rapporterer direkte til rådmann. I 2012 hadde Gausdal kommune 120 mottakere av økonomisk stønad. Gjennomsnittlig stønadslengde i måneder var 3,8 måneder. Kommunen hadde 11 deltakere på KVP i 2012. Dette var tre deltakere over forventet gjennomsnittlig nivå for 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 1. juli 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt den 15. august 2013.

Åpningsmøte ble avholdt den 22. august 2013.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 23. august 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Ved tilsyn om kommunen sikrer forsvarlig tildeling skulle det undersøkes om kommunen sikret at tjenesten KVP var tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det ble foretatt forsvarlige identifiseringsprosesser og om det ble informert tilstrekkelig om retten til KVP. Videre skulle det undersøkes om kommunen sikret at kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP var forsvarlige.

Ved tilsyn om kommunen sikret forsvarlig gjennomføring av KVP skulle det undersøkes om kommunen sikret at tidsfrist for iverksetting av programmet ble overholdt (dvs. oppstart av KVP innen en fastsatt frist som senest kan være seks måneder etter søknadstidspunktet).

Videre skulle det undersøkes om innholdet i og omfanget av kvalifiseringsprogrammene var forsvarlig. I det ligger at programmene tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger (er individuelt tilpasset) og at programmene inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og ev. andre tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Videre skulle det undersøkes om kommunen sikret forsvarlig oppfølging av tjenestemottakere som deltar i KVP.

5. Funn

Merknad 1:

Gausdal kommune har et forbedringspotensial når det gjelder skriftliggjøring av styringstiltak på KVP-området

  • Det foreligger ikke skriftlig informasjonsmateriell om KVP i mottak.
  • Skriftlig rutine om KVP (datert 2. august 2013) er ikke kjent av alle og implementert i virksomheten.
  • Kommunen har ikke et skriftliggjort internkontrollsystem på KVP-området, herunder skriftlige kontrolltiltak som kan fange opp eventuelle områder på KVP der det er fare for svikt
  • Det er ikke et avviksmeldesystem for rapportering og håndtering av avvik/uønskede forhold, ved tildeling og gjennomføring av KVP

Merknad 2:

Gausdal kommune har et forbedringspotensial for å sikre at kvalifiseringsprogrammet har det innhold som følger av gjeldende lov- og forskrift

  • Istedenfor kvalifiseringsprogram skrives en aktivitetsplan eller individuell plan på den enkelte KVP-deltaker.
  • Det er ikke dokumentert en skriftlig rutine som sikrer at innholdet i kvalifiserings-programmet følger lov- og forskriftskrav.
  • I 10 av 10 mapper er ikke evalueringstidspunkt lagt inn i kvalifiseringsprogrammet.
  • Brukerveiledning i Arena – plantype kvalifiseringsprogram, er ikke implementert i virksomheten.
  • I vedtak om innvilgelse av KVP mangler begrunnelsen i 9 av 10 tilfeller

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området, og på den måten sørge for at driften er forsvarlig.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Gausdal driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Nav Gausdal baserer sin styring på intern møtevirksomhet og leders kontroll av vedtak.

Kontoret har ukentlige kontormøter med bl.a. kunnskapsutveksling, ukentlige oppfølgingsmøter, ukentlige VO- og VP-møter samt faglige teammøter hvor bl.a. meldte saker tas opp til diskusjon. Møtepunktene og leders kontroll av vedtak synes å fange opp eventuelle behov for korrigeringer/forbedringsarbeid.

Nav-leder er en del av rådmannens ledergruppe og deltar derfor i rådmannens ledermøter. Det foreligger også mulighet for en til en samtaler med rådmann ved behov. Nav-leder rapporterer jevnlig til rådmannen på økonomi. I tillegg har rådmannen innblikk i Nav-kontorets målekort som oppdateres jevnlig.

Gausdal kommune har et system for avviksmeldinger, men systemet blir ikke anvendt i NAV. De ansatte i NAV Gausdal rapporterer avvik muntlig til NAV-leder som korrigerer praksisen.

Det anbefales at kommunen innfører systematiske tiltak for å etterspørre, avdekke og registrere brudd på styringskrav og materielle krav som følger av lovgivningen på området tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Under tilsynet fremkom heller ikke at NAV Gausdal har systematiske tiltak for å sikre kontinuerlig forbedring av virksomheten.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009, nr. 131
  • Forvaltningsloven av 10. februar 1967
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21. desember 2011, nr. 1471
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19. november 2012, nr. 1463
  • Rundskriv fra Arbeids- og velferdsdirektoratet «Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV»

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Gausdal kommune
  • Delegering av rådmannens myndighet
  • Enhetens styringskort
  • Strategiplan med økonomiplan og årsbudsjett 2013-2016
  • Oversikt over ansatte med stillingsbeskrivelse
  • Stillingsbeskrivelse ruskonsulent
  • Mal søknad og vedtak KVP
  • Liste over langtidsmottakere og nyregistrerte mottakere av økonomisk sosialhjelp
  • Rutinebeskrivelse KVP
  • Brukerveiledning for registrering av KVP i Arena
  • Håndbok om arbeidet med KVP
  • Arbeidsrettet brukeroppfølging
  • Informasjon fra standarden for brukerrettet oppfølging
  • Arbeidsevnevurdering
  • Skjema for egenvurdering og rapportering status KVP
  • Tertialrapport
  • Kjøreplan «ny i NAV»
  • KVP – en presentasjon for nyansatte og veiledere ved NAV Gausdal
  • Brosjyre KVP – Info til arbeidsgivere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Skriv om avvikskontroll for Gausdal kommune
  • Samarbeidsavtale mellom NAV Gausdal og NAV Oppland

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Maj Wennberg

NAV-leder

x

x

x

Grethe Waet Gravrok

Teamkoordinator VP

x

x

x

Anne-Marit Sørum

Veileder VO

x

x

x

Torunn Haugaløkken

Veileder VO

x

x

x

Ella Merete Skaug

Veileder VP

x

x

x

Heidi Ring

Koordinator KVP

x

x

x

Tone Eriksen

Teamkoordinator VO

x

x

x

Kollbein Holmvik

Ruskonsulent VO

x

x

x

Rannveig Mogren

Rådmann

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Line Dahl, Randi Irene Midthaugen, Åse Kongsvold og Tone H. Svesengen

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk