Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler i Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner for legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Bydel Sagene besvart av Anne Grethe Olsen i Enhet for tilrettelagte tjenester. I besvarelsen fremkommer manglende samsvar med legemiddelhåndteringsforskriften på to områder.

  1. Det fremkommer at virksomhetsleder ikke har vurdert risiko i legemiddelhåndteringen etter gjeldende forskrift.

    Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med kravene. Etter internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f) skal virksomhetsleder skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller myndighetskravene ikke oppfylles (vurdere risikoforhold). Når det gjelder legemiddelhåndtering er det viktig å finne fram til aktiviteter eller prosesser der svikt kan ra alvorlige eller uheldige følger for pasientene, og hindre at slik svikt skjer. Legemiddelhåndteringsforskriften forutsetter at virksomheten har særlige sikkerhetsrutiner for den del av legemiddelhåndteringen som er kjente risikoområder, jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 4 femte ledd b).

    I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Som korrigerende tiltak opplyser dere at meldte avvik skal analyseres og at det skal utarbeides ROS analyser i hver seksjon for å kartlegge ulike risikofaktorer, samt iversette eventuelle tiltak ut i fra resultatet av risikovurderingene. Tiltakene er planlagt gjennomført innen den 31. desember 2013.

    For å kontrollere om tiltakene har hatt ønsket effekt har dere planlagt å måle antall meldte avvik før og etter igangsatte tiltak.
  2. Det fremkommer videre at virksomhetens rutiner ikke sikrer at personell som har i oppgave å dele ut ferdig istandgjorte legemidler, observerer at pasienten inntar legemidlet.

    Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med forsvarlighetskravet i helse- og omsorgstjenestelovens §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd, jf. legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 første ledd. Virksomheten må ha rutiner som sikrer at rett pasient blir identifisert, at pasienten gis rett legemiddel til rett tid, at det blir observert at pasienten inntar legemiddelet og at det dokumenteres at pasienten har tatt legemiddelet.

    I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Som korrigerende tiltak opplyser dere at det må arrangeres kurs oftere og at seksjonsleder må sørge for at det til enhver tid er medarbeidere som har godkjent myndighet/fullmakt til å dele ut medisiner til brukerne på jobb. Tiltaket er besluttet gjennomført innen 31. desember 2013.

    For å kontrollere om tiltaket har hatt ønsket effekt har dere beskrevet at dette vil skje gjennom stikkprøver via internkontrollen. Kontrollere hvem som delte ut medisiner og sjekke om vedkommende har godkjent kurs og opplæring.

Fylkesmannen har vurdert at tiltakene for å rette opp avvikene er relevante. Vi forutsetter at bydelen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om gjennomførte tiltak har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke bevart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

  • Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgave å dele ut istandgjorte legemidler
  • Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsleder ikke innehar dette
  • Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
  • Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
  • Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriftens krav

Dato: 11.10.2013

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO