Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte i perioden 08.02.13 – 11.06.13 tilsyn med barneverntjenesten i Bydel Alna.

Tilsynet omfattet barneverntjenestens arbeid med barn som bor i fosterhjem, herunder

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader etter tilsynet.

Hilde Håland
revisjonsleder

Anne-Christine Kjos
revisor

 

 

Kristin Andersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Bydel Alna i perioden 08.02.13 – 11.06.13.

Tilsynet omfatter barneverntjenestens arbeid med barn som bor i fosterhjem, herunder oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning og råd og veiledning til fosterforeldre.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn, jf. bvl § 2-3b.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester (bvl.) § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Alna er en av bydelene i Oslo med flest innbyggere, ca 48 000, hvorav nærmere 12 000 er barn og unge mellom 0 og 19 år. Andelen innvandrere og norskfødte med innvandrerforeldre utgjorde 47,3 % av befolkningen i bydelen per 01.01.12, hvilket tilsvarer 22 600, høyere antall enn noen annen bydel i Oslo. I forhold til andel av befolkningen har bydelen den tredje høyeste andelen innvandrere og norskfødte med innvandrerforeldre av bydelene i Oslo.

Bydel Alna er organisert i flere enheter. Barneverntjenesten er underlagt avdeling Oppvekst og lokalsamfunn, sammen med blant annet barnehager, helsestasjon- og skolehelsetjenesten.

Barneverntjenesten har 63 ansatte (inkludert ansatte i lokale tiltaksbaser), og er organisert i fem fagutøvende avdelinger, avd. Kontor og regnskap, samt administrasjon som består av barnevernsjef og to administrasjonskonsulenter.

Fosterhjemsavdelingen har åtte ansatte, inkludert leder. Bydelen hadde på tilsynstidspunktet 56 barn under 18 år plassert i kommunale fosterhjem, hvorav syv var plassert i medhold av barnevernloven § 4-4 femte ledd. Fosterhjemsavdelingen følger også opp barn i institusjonstiltak med et oppvekstperspektiv og ungdommer under ettervern.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.04.13.

Intervjuer

Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.04.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å undersøke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

  • Oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

  • Barnevernloven § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
  • Barnevernloven §§ 4-5, 4-15 tredje ledd og 4-16 om planer og oppfølgning av tiltak
  • Barnevernloven § 3-2a om plikten til å utarbeide individuell plan
  • FNs barnekonvensjon art. 12 og barnevernloven § 6-3 om barns medvirkning

Kravet til internkontroll:

I tillegg til at tilsynet vurderte praksisen og rutinene til barneverntjenesten innenfor tilsynstemaene, ble bydelens internkontroll på disse områdene vurdert. Det er i barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester et krav om at kommunen skal ha et system for internkontroll.

Tilsynet har undersøkt om Bydel Alna gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres innenfor rammene av ovennevnte bestemmelser. Fylkesmannen vurderte i hovedsak om bydelens internkontroll sikrer

  • tilstrekkelig opplæring og oppfølgning av kompetanse hos de ansatte
  • at det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller område med risiko for svikt, og
  • at det er oppfølgning fra ledelsen med tanke på om prosedyrer og retningslinjer følges

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader etter tilsynet.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Bydel Alna benytter systemet ”KvalitetsLosen” som et styrings- og kvalitetssystem, herunder system for avviksrapportering.

Bydelen har satt skriftlige mål for barneverntjenestens arbeid. Tjenestens oppgaver er skriftliggjort i planarbeid og prosedyrer. Det er utarbeidet en fagutviklingsplan for 2013. Aktuelle rutiner er lagt inn i KvalitetsLosen. Rutinene fremstår som oppdaterte.

Bydelen har utarbeidet gode rutiner i sitt fosterhjemsarbeid. Tilsynet avdekket at saksbehandlerne er godt kjent med disse.

Gjennom tilsynet fremkom det at barneverntjenestens rutiner er en viktig del av bydelens styringsverktøy for å holde kontroll med at de lovpålagte oppgavene utføres. Alle fosterhjemskonsulentene har et skjema/en sjekkliste som fylles ut for hvert enkelt fosterbarn og som skal sikre at alle lovpålagte oppgaver i oppfølgingsarbeidet med fosterhjem ivaretas fortløpende. Sjekklisten gjennomgås kontinuerlig i faste møter med teamleder. Gjeldende rutiner og sjekklister sikrer at risiko for svikt eller faktisk svikt blir fulgt opp og utbedret på hensiktsmessige måter.

Avviksrapportering i fosterhjemsarbeidet blir i praksis ikke meldt skriftlig inn i KvalitetsLosen, men meldes muntlig til leder. Det fremkom at eventuelle avvik blir fanget opp tidlig og effektivt gjennom jevnlig møtevirksomhet på alle nivåer i bydelen. I tillegg kartlegges sårbare områder ved at det gjennomføres internrevisjon fire ganger i året.

Bydelen har et delegasjonsreglement som sikrer klare styringslinjer. Ledelsen er oppdatert på hva som skjer i barneverntjenesten. Barnevernleder/teamleder rapporterer hver tredje uke til barnevernsjef som igjen rapporterer jevnlig til avdelingsdirektør. Avdelingsdirektør rapporterer jevnlig videre til bydelsdirektør.

Bydelen har en opplæringsplan med opplærings- og kompetansemål. Medarbeidernes individuelle opplæringsbehov kartlegges årlig i medarbeidersamtaler, og de ansattes behov dokumenteres.

Det forligger sjekklister for opplæring av nyansatte, og det fremkom en praksis for tett faglig veiledning og oppfølgning for både nyansatte og øvrige saksbehandlere fra avdelingsleder.

Fylkesmannen vurderer at styringssystemene for det området vi har ført tilsyn med fungerer godt, og at de er velegnet til å avdekke områder med risiko for svikt.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om fosterhjem
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter
  • Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsrapport fra bydelen 2012
  • Organisasjonskart for barneverntjenesten
  • Presentasjon av Alna barneverntjeneste
  • Organisasjonskart Bydel Alna
  • Delegasjonsfullmakter
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Kompetanse- og opplæringsplan for barneverntjenesten
  • Prosedyrer, retningslinjer, sjekklister som gjelder oppfølgning av barn plassert i fosterhjem og oppfølgning av fosterforeldre
  • Prosedyrer og retningslinjer for utarbeidelse og evaluering/oppfølgning av tiltaksplaner/omsorgsplaner
  • Fosterhjemstjenestens aktivitetsplan 2013
  • Liste over aktive saker plassert i kommunale fosterhjem
  • Prosedyre for internrevisjon av barnevernsaker ved Alna barneverntjeneste
  • Utvalgte dokumenter knyttet til 19 saksmapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Beslutninger om reduksjon av oppfølgingsbesøk
  • Fosterhjemsavtaler med tilleggsavtaler
  • Vi fikk i tillegg utdelt følgende dokumenter under revisjonsbesøket:
  • Prosedyre for barnesamtaler – ”Barnesamtaler, retningslinjer for kontakt med barn i barnevernsaker”
  • Fosterhjemsgruppas fagutviklingsplan 2013
  • Skjema/sjekkliste for oppfølgning av fosterbarn

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndigheten:

  • Varsel om tilsyn datert 08.02.13
  • E-post fra bydelen med tilbakemelding om oppnevnt kontaktperson, datert 18.02.13
  • Oversendelse av dokumenter fra bydelen, datert 01.03.13
  • E-post fra Fylkesmannen med anmodning om oversendelse av saksdokumenter knyttet til 19 utvalgte saker, praktiske opplysninger og vedlagt program for tilsynet, datert 13.03.13
  • Oversendelse av saksdokumenter fra bydelen, datert 21.03.13
  • Diverse e-postkorrespondanse og telefonkontakt mellom bydelens kontaktperson og revisjonsleder knyttet til avklaringer av dokumentasjon og praktisk gjennomføring av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Tore Olsen Pran

Bydelsdirektør

X

X

X

Ellen Liljedahl

Avdelingsdirektør

 

X

 

Marit Hoff

Barnevernsjef

X

X

X

Claus Engen

Barnevernleder – fosterhjem

X

X

X

Kari Alhaug

Ettervernskonsulent

   

X

Bjørg Amundsen

Barnevernkonsulent

X

X

 

Mariam Fulger

Spesialkonsulent – mottak

X

   

Anne Mari Goflebakkee Gjøg

Spesialkonsulent

   

X

Vibeke Schiøtz Gulliksen

Barnevernleder –barn/familie

X

 

X

Carmen Lagos

Barnevernkonsulent

X

X

X

Mona Lund

Administrasjonskonsulent

X

   

Pia Monclair

Fagleder – ungdomsbasen

X

   

Ragne M. Mostad

Barnevernkonsulent

 

X

X

Guro Owren

Barnevernleder –barn/familie

X

 

X

Liv Sunnarvik

Kontorleder

X

   

Nina Svensen

Barnevernleder – ungdom

X

 

X

Marita Wulff

Leder – mottak

X

   

Åse J. Wågenes

Barnevernkonsulent

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hilde Håland revisjonsleder
Kristin Andersen revisor
Anne-Christine Kjos revisor