Helsetilsynet

Sammendrag

Statens helsetilsyn har som overordnet faglig ansvarlig for tilsyn med barnevernfeltet besluttet at det i 2012 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester.

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 28.06.12 (varsel)- 28.09.12 (sluttmøte) tilsyn med Askim kommunes:

  • arbeid med undersøkelser, jf. bvl § 4-3 og
  • evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, jf. bvl § 4-5

Barns rett til medvirkning jf. bvl § 6-3 og FNs barnekonvensjon artikkel12, er sentralt under begge temaene.

Denne rapporten beskriver avvikene som ble påpekt innen de reviderte områdene. Følgende avvik ble avdekket under tilsynet:

Avvik 1:

Askim kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav.

Avvik 2:

Askim kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov­og forskriftskrav.

Anders Brandt
revisjonsleder

Lise C.R. Winther
revisor

 

 

Maria Kjølberg Evensen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Askim kommune i perioden 28.06.12 (varsel)- 28.09.12 (sluttmøte). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Askim kommune har i overkant av 15000 innbyggere. barneverntjenesten er organisatorisk plassert i virksomhet Familiens Hus som ledes av virksomhetsleder. barnevernleder har økonomi-, personal- og faglig ansvar for tjenesten.

barneverntjenesten ble 01.09.12 organisert i et barneteam (0-6 år) og skoleteam (7-18 år). Kommunen fikk i 2011 midler til2 saksbehandlerstillinger gjennom de øremerkede midlene i statsbudsjettet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28. juni.

Åpningsmøte ble avholdt 27. september.

Saksmapper ble gjennomgått 25. og 26. september. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

Intervjuer ble gjennomført 27. og 28. september.

6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 28. september.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at barnevernundersøkelser og evaluering av hjelpetiltak i barnevernet gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene f'ar nødvendig hjelp og omsorg til rett tid jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Kommunens arbeid med undersøkelser:

Barnevernets undersøkelser av bekymringsmeldinger er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det, skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for å kunne iverksette riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for den kommunale barneverntjenesten. Barneverntjenesten skal gjennomføre en kvalitativt god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og oppfylle de kravene som gjelder til varsomhet jf. bvl § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Under dette temaet har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer:

  • At det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
  • Barns rett til medvirkning i undersøkelsen
  • At det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

Kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn:

Det er sentralt for barn og for deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt, og derfor er evaluering av tiltakene viktig. Barneverntjenesten må være oppdatert på om

barna til enhver tid får den hjelpen de trenger og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

Under dette temaet har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer.

  • At det foretas en tilstrekkelig evaluering
  • Barns rett til medvirkning i evalueringen
  • At det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

5. Funn

Avvik 1:

Askim kommune sikrer ikke at alle undersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven §§ 4-3 og 6-3
  • Barnevernloven § 6-1, jf Forvaltningsloven § 11d.
  • Internkontrollforskriften § 4 bokstav f, g og h.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

barneverntjenesten har rutiner/retningslinjer for å gjennomføre undersøkelser. Undersøkelsen skal planlegges ved å utarbeide en tidsplan i første møte med foreldre/barn. Tilsynet fant få spor av tidsplan i sakene. Det mangler undersøkelsesplaner i 14 av 17 saker.

Rutinen beskriver at det er den enkelte saksbehandler som har ansvar for å be om saksbehandler 2 i undersøkelser. Det framkommer ikke av rutiner eller i sakene hvordan tjenesten følger med på at det brukes tilstrekkelige ressurser i den enkelte sak.

I 5 av 17 undersøkelser har det gått l måned eller mer før undersøkelsen er startet opp. 4 saker er ikke avsluttet innen 3mnd fristen. Det er fattet beslutning om utvidet undersøkelsestid i l sak.

Barneverntjenesten har en rutinebeskrivelse for hvordan innkomne opplysninger skal behandles. Tilsynet viste at innkomne opplysninger blir tatt opp med foreldrene. Det er derimot få spor av barneverntjenestens konklusjoner og vurderinger av mottatte opplysninger.

barneverntjenesten skal etter rutinen oppsummere undersøkelsen i møte med foreldrene. 9 av 17 gjennomgåtte saker mangler en undersøkelsesrapport eller annet dokument som oppsummerer mottatte opplysninger. Det er ikke dokumentert at undersøkelsesrapporter blir gjennomgått med eller sendt til foreldre/ungdom.

barneverntjenesten har ingen rutiner for midtveisevaluering av undersøkelsen. Tilsynet har ikke funnet spor av midtveisevalueringer i gjennomgåtte undersøkelsessaker.

barneverntjenesten dokumenterer kontakt med foreldre, hjemmebesøk, samtaler med barn. Dokumentasjonen i sakene innholder få spor av barneverntjenestens vurderinger underveis i undersøkelsen. Håndskrevne notater/referater fra arbeid i sakene blir ikke alltid skrevet inn fortløpende.

Barneverntjenesten skal etter rutinen innhente samtykke for å kunne innhente opplysninger og inngå samarbeid med andre instanser. Det mangler underskrevet samtykke i 7 av 17 saker. Barneverntjenesten har avsluttet undersøkelser hvor ikke alle opplysninger fra offentlige instanser er mottatt. Det fremgår ikke av disse sakene en vurdering av at opplysningene ikke er mottatt.

barneverntjenesten har ikke en rutinebeskrivelse som omhandler tilbakemelding til offentlig melder. Tilsynet viser at offentlig melder ikke har fått tilbakemelding i 15 av 17 saker.

Kommunen har hatt mål om å etablere et avvikssystem. Det er ikke implementert i barneverntjenesten.

Den enkelte saksbehandler har hatt stort ansvar for arbeidet i den enkelte sak. Vi kan ikke finne et etablert system for rapportering til og oppfølging fra leder.

Avvik 2:

Askim kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov og forskriftskrav.

Lovgrunnlag:

  • Lov om barneverntjenester §§ 4-5 og 6-3
  • Forvaltningsloven§§ 11 d, 17 og 18
  • Forskrift om internkontroll§ 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Barneverntjenesten har ikke skrevne rutiner/prosedyrer for hvordan hjelpetiltak skal følges opp eller evalueres.

I 3 av l 7 saker foreligger det ikke en tiltaksplan.

Det foreligger ingen dokumentasjon på om foreldre/ham har vært med i utformingen av tiltaksplanen, har skrevet under eller mottatt kopi av planen.

Tiltaksplanene er i hovedsak tidsavgrenset. De fleste planene har beskrivelser av mål for tiltakene. Ikke alle tiltak det er fattet vedtak om omfattes av tiltaksplanen. Planene beskriver i liten grad innholdet i tiltakene, hvilket omfang de skal ha, ansvarsfordeling etc.

Ikke alle tiltaksplaner har en evalueringsdato. 16 av l 7 saker mangler en beskrivelse av hvordan evalueringen skal foregå, av hvern, hvor etc. Det er få spor av at evaluering er gjennomført i tråd med evalueringsfristen.

Barneverntjenesten har jevnlig kontakt med foreldre i sakene, hvor opplysninger mottas og nedtegnes. Det er imidlertid ikke dokumentert hvilke vurderinger barneverntjenesten har gjort, og det er få spor av en oppsummering/evaluering underveis i sakene.

Det er ikke dokumentert samtaler med barn i 7 av 13 saker, der alderen på barnet tilsier at det skulle vært samtaler. Samtidig er det ikke dokumentert vurderinger av hvorfor samtaler ikke er gjennomført.

Det foreligger ingen samtykkeskjema om at foreldre/ungdom vil ta imot hjelpetiltak. Ikke alle tiltaksplaner utarbeides samtidig med vedtak, og tiltaksplaner går ut uten å bli avløst av nye planer.

Ved avslutning av hjelpetiltak finnes det få spor av om det er foretatt en evaluering/oppsummering i samarbeid med foreldre/ham.

Kommunen har hatt mål om å etablere et avvikssystem. Det er ikke implementert i barneverntjenesten.

Den enkelte saksbehandler har hatt stort ansvar for arbeidet i den enkelte sak. Vi kan ikke finne et etablert system for rapportering til og oppfølging fra leder.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy, som et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves.

Askim kommune har balansert målstyring som styringsverktøy. Alle tjenester skal rapportere på 5 hovedområder, som omfatter økonomi, kompetanse, medarbeidere, brukertilfredshet og avvik. Kommunalsjefen ivaretar rådmannens oppgaver og ansvar på barnevernområdet. Virksomhetsleder for familiens Hus rapporter til kommunalsjefen på ovennevnte hovedområder.

Kommunen mangler og/eller har mangelfullt utarbeidede rutiner for undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak. Samtidig er det ikke etablert rapporteringssystemer som har ivaretatt oppfølgingen av den enkelte saksbehandler og progresjon i sakene. Den enkelte saksbehandler har hatt stort ansvar for hvordan den enkelte sak følges opp. Kommunen har hatt mål om å etablere et avvikssystem. Dette er imidlertid ikke implementert i barneverntjenesten. Mangler i beskrevne rutiner og oppfølging av den enkelte saksbehandler utgjør en risiko for at barn i Askim kommune ikke får de tjenester de kan ha behov for. Det kan bety at barn verken får tjenester raskt nok og/eller får riktig hjelp.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.11.1989
  • Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17.07.1992
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14.12.2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over Familiens Hus, herunder organisasjonskart
  • Målkart 2012- Familiens Hus
  • Forslag til faste strukturer i barneverntjenesten f.o.m. 01.09.12
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Plan for arbeid med mål knyttet til fag, saksbehandling og verdier
  • Rutiner for meldinger og undersøkelser, pr. 01.01.09
  • Rutiner for hjelpetiltak, pr. 01.01.09
  • Oversikt over passive hjelpetiltak
  • Oversikt over aktive klienter
  • Oversikt over tiltak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tilsynet hentet ut sakene fra barneverntjenestens saksbehandlingssystem ACOS. Sakene ble avgrenset til å gjelde tidsperioden fra 01.04.12 til d.d.
  • 17 saker der barneverntjenesten har opprettet undersøkelsessak.
  • 17 saker der barneverntjenesten har iverksatt hjelpetiltak i hjemmet. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
  • Varsel om tilsyn, datert 28.06.12
  • Oversendelse av dokumenter fra Askim kommune, datert 28.08.12
  • Oversendelse av program for tilsynet, datert 14.09.12

Korrespondanse pr. telefon og e-post mellom Fylkesmannen og kommunens kontaktperson ved planlegging av tilsynet

  • Oversendelse av foreløpig rapport, datert 29.l O.12
  • Oversendelse av endelig rapport, datert l 7.12.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Inger K.S. Fjeld

Virksomhetsleder

X

X

 

Mary-Ann Grøndalen t

Barnevernkonsulent

X

 

X

Tor-Magne Bakke

Familieterapeut

X

X

X

Beate Nygård

Barnevernkonsulent

X

 

X

Kristin Aarum

sekretær

X

 

X

Darleen P. Sæves

Barnevernkonsulent

X

 

X

Marie-Lovise Vesse

Barnevernkonsulent

X

X

X

Anita Klerud

Barnevernkonsulent

X

 

X

Lonja Syverstad

Familieterapeutlbarnevernkonsulent

X

 

X

Renate Olsen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Linda Kristin Lorentzen

Barnevernkonsulent

X

   

Randi E. Buckholm

Barnevernkonsulent

X

   

Per- Helge Rise

barnevernleder

X

X

X

Monica Nordmoen

Kommunalsjef

X

X

 

EvaDaljord

Barnevernkonsulent

   

X

Merethe Brenno

Barnevernkonsulent

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Rådgiver Anders Brandt, revisjonsleder Rådgiver Maria Kjølberg Evensen, revisor Rådgiver Lise C.R. Winther, revisor