Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har ført tilsyn ved NAV Rakkestad for å undersøke om virksomhetens styringssystem gjør at søknader om økonomisk stønad behandles som bestemt i lov og forskrift. Tilsynet har vært rettet mot om søknadene er vurdert individuelt slik loven krever.

Rapporten inneholder to avvik innen de reviderte områdene:

Kommunen ved NAV-kontoret sikrer ikke at søknadene er så godt opplyst som nødvendig før vurdering og beslutning treffes.

Kommunen ved NAV-kontoret sikrer ikke at alle søknader blir behandlet.

Dato: 4.5.12

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Dag Marcussen Olsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Rakkestad i perioden 9.1.12 – 29.3.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i NAV etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rakkestad kommune har ca 7700 innbyggere. NAV-kontoret har i tillegg til behandling av statlige ytelser og økonomisk stønad også behandling av søknader om omsorgslønn, støttekontakter, avlastning, introduksjonsprogram for flyktninger og startlån. Boveileder og ruskonsulent er også ansatt på NAV-kontoret. NAV-kontoret hadde på tilsynstidspunktet 57 mottakere av økonomisk stønad hvorav 20 var langtidsmottakere (over 26 uker).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9.1.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.3.12.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved ekspedisjonen og mottaket.

Sluttmøte ble avholdt 29.3.12.

4. Hva tilsynet omfattet

 

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskrift. Vi la særlig vekt på å se om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

  • om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav, herunder taushetsplikt i front
  • om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav
  • om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen ved NAV-kontoret sikrer ikke at søknadene er så godt opplyst som nødvendig før vurdering og beslutning treffes.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18, 19, 21 og 22. Forvaltningsloven § 17.

Avviket bygger på følgende:

  • 40 av 50 søknader som er gjennomgått inneholder få relevante opplysninger utover hva det søkes om og søkers underskrift.
  • Inntekts- og utgiftsopplysninger fremkommer ikke av alle gjennomgåtte søknader, dokumentasjon i søknaden eller vedtak.
  • Sosiale forhold, som antall barn deres alder, relevante helse og arbeidsforhold, fremkommer ikke av alle gjennomgåtte saker, eller av dokumentasjon i søknaden.
  • Muntlig rutine for innhenting av kontoutskrift i alle saker er endret. Søkere blir ikke informert om dette når de leverer utskrift. For flere brukere foreligger det kontoutskrifter i hver søknad uten at det er begrunnet.
  • Vedtakene som er gjennomgått inneholder få opplysninger utover standardtekst.
  • Det fremkom ikke av opplysninger eller begrunnelse hvordan innvilget beløp er fremkommet i alle vedtak.
  • Stønad anvises direkte til huseier og strømselskap uten at det fremkommer av vedtaket om det er avtalt med søker, eller er § 21vurdert.
  • Meldinger om uheldige hendelser fra ansatte og klager fra brukere behandles løpende, men benyttes ikke systematisk i forbedringsarbeidet.

Kommentar: Manglende nedtegnelse av kartleggingssamtaler og opplysninger i søknadene fører til at brukeren ikke kan ta stilling til hvilke opplysninger beslutningen bygger på når vedtaket foreligger. Manglende nedtegnelser i søknad, vedtak og journal fører også til at kommunens styring av tjenesten blir mangelfull og ikke sikrer en individuell vurdering.

Avvik 2:

Kommunen ved NAV-kontoret sikrer ikke at alle søknader blir behandlet.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV § 41 og forvaltningsloven § 23.

Avviket bygger på følgende:

  • Enkelte ufullstendige søknader returneres og henlegges hvis bruker ikke henvender seg etter at NAV kontoret har bedt om ytterligere opplysninger, jf rutine om økonomisk stønad pkt 5.2.1. Av de gjennomgåtte sakene var en søknad henlagt.
  • Søker oppfordres i enkelte tilfeller til å trekke søknaden uten at den blir behandlet, jf rutine om økonomisk stønad pkt 5.2.2.
  • Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg at kommunen var i ferd med å innføre nytt avvikssystem som også omfattet de kommunale tjenestene i NAV-kontoret. På tilsynstidspunktet var det utarbeidet rutiner for bruk av systemet og gitt opplæring til ansatte.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

NAV Rakkestad vurderer hoveddelen av søknader om økonomisk stønad ved å diskutere saken i vedtaksmøte. I møtet deltar saksbehandlerne og nestleder som i hovedsak undertegner alle vedtakene. Denne praksisen gjør at beslutter i stor grad kjenner til søknadene når vedtakene godkjennes. Mangelfull dokumentasjon medfører imidlertid at praksis i liten grad kan bli etterprøvet, at informasjon til bruker ikke blir ivaretatt, og at muligheten til å klage blir svekket. Ut over vedtaksmøtet er det i liten grad etablert rutiner og systemer som skal sikre en overordnet styring med vedtakspraksis.

Kommunen har gjennom risikoanalyse kommet til at avvikssystemet ikke er tilstrekkelig og har lagt plan for innføring av nytt system for å melde avvik. Systematisk bruk av meldte avvik og klager fra brukere vil gi virksomheten bedre mulighet til å iverksette nødvendige forbedringstiltak og følge opp om endringene virker som planlagt.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift til forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold, rundskriv A-2/2011.
  • Sivilombudsmannen sak 2005/390, Dokumentasjonskrav etter sosialtjenesteloven
  • Oslo tingrett – Dom 31. januar 2006.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Budsjett 2011 og 2012, handlings- og økonomiplaner f.o.m. 2011 – 2015
  • Årsberetning 2010
  • Delegasjonsreglement
  • Forvaltningsrevisjonsrapport
  • Virksomhetsplan for NAV Rakkestad – utkast 2012
  • Opplæringsplaner for NAV Rakkestad
  • Oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver
  • Avvik og avviksprosedyre
  • Prosedyre økonomisk sosialhjelp
  • Rutiner for tverrfaglig samarbeid i kommunen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 siste vedtak med avslag på søknader
  • 20 siste vedtak med innvilgelse av søknader
  • 10 siste vedtak med avslag på søknad om akutthjelp
  • 10 siste vedtak med innvilgelse av akutthjelp
  • Tilhørende mapper og journalutskrifter til sakene ovenfor
  • ”Klageperm”
  • Rutineperm for bruk av saksbehandlingssystemet Socio

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Anita Schutz

Saksbehandler

X

X

X

Maicken Holberg

Saksbehandler

X

X

X

Inger E. Vortvedt

Saksbehandler

X

X

X

Rune Kyrdalen

NAVleder

X

X

X

Anne Sofie Andersen

Kommunalsjef, stedfortredende for Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jens R. Nygaard, revisor
Dag Marcussen Olsen, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder