Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn ved Nav Rygge for å undersøke om virksomheten gjennom sitt styringssystem påser at søknad om økonomisk stønad behandles i tråd med lover og retningslinjer. Vi har lagt vekt på å undersøke om kommunens styringssystem avdekker og korrigerer praksis dersom søknadene ikke blir behandlet individuelt i tråd med loven.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble ved tilsynet avdekket funn som ga grunnlag for to avvik:

  • Kommunen sikrer ikke systematisk at det innhentes og dokumenteres tilstrekkelige opplysninger for vurdering av krav om økonomisk stønad.
  • Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av alle søknader.

Jens R. Nygaard
revisjonsleder

Dag Marcussen Olsen
revisor


 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Rygge i perioden 13.01.12- 18.04.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens tjenester i NAV etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved gransking av styringsdokumenter, ved intervjuer av ansatte og ledere og gransking av et utvalg av saksmapper med journalnotater.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er definert som mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rygge kommune har pr. 01.01.12 14417 innbyggere. Kommunen er en landkommune med bebyggelse i flere tettsteder spredt i kommunen. Den største befolkningskonsentrasjonen er i den nordlige delen av kommunen, hvor områdene Øreåsen og Ekholt danner en sammenhengende tettstedsbebyggelse med Moss kommune. Næringslivet i kommunen består for store deler av landbruk og småindustri.

NAV- kontoret i kommunen består av to avdelinger: Avdeling Mottak/ oppfølging 1 og avdeling Oppfølging 2. I tillegg til lovens minimumsløsning for NAV- kontorer har kommunen lagt kommunal rustjeneste til NAV- kontoret. Det brukerrettede arbeidet ved kontoret skjer via tverrfaglig sammensatte arbeidslag. To ulike arbeidslag i avdeling Mottak/ oppfølging 1 og to ulike arbeidslag i avdeling Oppfølging 2. Tilsendt oversikt over virksomhetens ansatte viser at bemanningen ved kontoret består av i alt 42 personer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.01.12. Oversikt over relevante dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 16.03.12.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.12.

Intervjuer: 5 ansatte er intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 18.04.12.

Foreløpig rapport er utarbeidet 06.06.12. Kommunen har ikke meldt tilbake om korrigering av de faktiske forhold rapporten bygger på.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskrift. Vi la særlig vekt på å se om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

  • om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav
  • om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav
  • om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Følgende avvik fremkommer under tilsynet:

  • Kommunen sikrer ikke systematisk at det innhentes og dokumenteres tilstrekkelige opplysninger for å vurdere krav om økonomisk stønad.
  • Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av alle søknader.

Tilsynet konstaterer avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19, 21 og 22, forvaltningsloven § 2 tredje ledd, internkontrollforskriften § 4f.

Avvikene bygger på følgende:

  • Inntekts- og utgiftsopplysninger fremkommer ikke alltid av vedtak, søknad eller annen dokumentasjon i saken. Saksdokumenter makuleres etter at saksbehandlingen er sluttført uten at saksopplysninger bevares for ettertiden.
  • Det fremkommer ikke i alle vedtak hvordan en er kommet fram til utmålt stønad.
  • Det er ikke meldte avvik i tjenesten siste år om mangler ved opplysninger og dokumentasjonen til sosiale saker. Avvikssystemet er på tidspunktet for tilsynet i ferd med å etableres.
  • Begrunnelse for valg av annen stønadsform enn utbetaling til søker fremkommer ikke alltid.
  • Søknader som mangler opplysninger henlegges/ stilles i bero uten at søknaden behandles, jf rutinebeskrivelse ”Henleggelse av sak”.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg at drift og oppfølging av NAV- kontoret, på linje med andre virksomheter i kommunen, er underlagt styrings- og kvalitetssystemet i Rygge kommune (BMS). Vi har videre merket oss at kommunen er i gang med å etablere et avvikssystem som også omfatter NAV- kontoret, men at implementering av dette gjenstår på tidspunktet for tilsynet.

6. Regelverk

Aktuelt regelverk ved dette tilsynet er:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forvaltningsloven
  • Forskrift til forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen styringsdokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Beskrivelse av virksomheten (organisasjonskart, oversikt over ansatte mv.)
  • Rutiner, herunder kommunens veiledende satser for utmåling av økonomisk sosialhjelp
  • Delegasjonsvedtak
  • Virksomhetsplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Sjekkliste for dokumentasjon til søknad om sosialhjelp
  • ”Styrings- og kvalitetssystemet i Rygge kommune”
  • 26 Saksmapper med 2- 4 underliggende vedtak om innvilget og avslått sosial stønad

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Nils Egil Monstad

NAV- leder

X

X

X

Per Arne Stolanowski

Nestleder

X

X

 

Lisbet Myhre

Veileder

X

X

X

Eva Enger

Veileder

X

X

X

Bjørg Selstad

Veileder

   

X

Hanne Myklebust

Veileder

   

X

Ragnhild A. Johansen

Veileder

   

X

Anne Evensen

Veileder

   

X

Asduraiw Dogani

Praktikant

   

X

Sigrun Svartedal

Kommunalsjef

X

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorene Nina Westby Evensen, Dag Marcussen Olsen og revisjonsleder Jens R. Nygaard.