Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt på det reviderte området. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Om kommunensikrarat behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp frå personar med forsørgjaransvar blir behandla i samsvar med lov­ og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen sikra ei forsvarleg kartlegging og at det blir gjort forsvarlege vurderingar av søknadane.

Det blei avdekt 1 avvik under systemrevisjonen. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik

  • Hjelmeland kommune sikrar ikkje at det alltid vert teke omsyn til påleggstrekk ved vurdering av søknader om økonomisk stønad.

 

Torunn Salte
revisjonsleiar

Hege Skårdal Dreyer
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Hjelmeland kommune i perioden 12.04.1 - 14.01.13. Revisjonenerein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Rogaland i 2012, og er ein delaveit landsomfattande tilsyn som er utført på oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har heimel for å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen. Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt under revisjonen og gir ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor området som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, og som ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å peike på for potensiale for betring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Hjelmeland kommune har omlag 2 800 innbyggjarar. Kommunen er administrativt organisert med ein rådmann og fire kommunalsjefar som har ansvar for kvart sitt tenesteområde. Tenestområda er: interne tenester, omsorg og levekår, bygdeutvikling og oppvekst. Nav­ kontoret ligg under eininga omsorg og levekår. Nav-leiar rapporterer til kommunalsjef.

Dei kommunale tenestene som inngår i Nav-kontoret er økonomisk sosialhjelp, råd og rettleiing, mellombels bustad, gjeldsrådgjeving, kvalifiseringsprogram/kvalifiseringsstønad, tiltak for rusmisbrukarar samt introduksjonsprogram og oppfølging av flyktningar. Det er 6 tilsette ved Nav-kontoret inkludert Nav-leiar. Dei fleste tilsette arbeider både med statlege og kommunale oppgåver.

Kontoret har vedtaksmøte to gonger i veka, og der blir dei fleste einskilde saker vedrørande økonomisk stønad drøfta. Både Nav-leiar og dei som saksbehandlar sakene deltar på desse møta. Nav-leiar underteiknar alle einskilde vedtak vedrørande økonomisk stønad, og det er utpeika ein bestemt person som skal underteikne i hennar fråver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel om tilsynsbesøk den 12. og 13. juni 2012 blei sendt ut 12.04.2012. Tilsynet blei sidan utsett og ny dato blei sett til 23. og 24 oktober, jf. brev av 30.05.2012 og 24.08.2012.

Opningsmøte blei halde 23.10.2012

Intervju: 6 personar blei intervjua.

Dokumentgrunnlag: Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått før og under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet: Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 24.10.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at søknader om økonomisk sosialhjelp frå personar med forsørgjaransvar blir behandla i samsvar med krav i lov og forskrifter. Det blei undersøkt

  • om kommunen sikrar ei forsvarleg kartlegging
  • om kommunen sikrar ei forsvarleg vurdering

Personar med forsørgjaransvar for barn er i denne samanheng definert slik:

  • Personar som har forsørgjaransvar etter lov om barn og foreldre, og som har barn buande fast hos seg eller som har samvær med barn.

5. Funn

Det blei funne 1 avvik.

  • Hjelmeland kommune sikrar ikkje at det alltid blir teke omsyn til påleggstrekk ved vurdering av søknader om økonomisk stønad.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

  • Lov om sosiale tenester i Nav §§ 18, 19, 4 og 5 og internkontrollforskrifta av 19.11.2010.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Kommunen har ikkje interne retningsliner vedrørande påleggstrekk.
  • Kommunen har ein praksis som inneber at det i utgangspunktet ikkje blir tatt omsyn til påleggstrekk, sjølv om det er gjort i einskilde tilfelle.
  • Kommunen har ikkje internkontroll på det reviderte området, dvs. at kommunen ikkje foretar risiko- og sårbarheitsvurderingar. Kommunen har eit avvikssystem, men det blir ikkje nytta på dette saksområdet. Det er ikkje gitt tilstrekkeleg opplæring i bruk av avvikssystemet. Kommunen si øvste leiing foretar ikkje systematisk overvaking av drifta på saksområdet. Det blir ikkje rapportert til leiinga med unntak av budsjettrapportering samt årsmelding, og leiinga innhentar i lita grad informasjon på området.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga pålegg kommunen å ha styring og kontroll med tenesteytinga. Målet er å sikra forsvarelege tenester og kontrollere at lovkrava vert overhalde. Kommunen skal sørgje for at feil og manglar blir avdekka og retta opp, samt foreta risikovurderingar for å førebyggje svikt i tenesta. Kommunen må overvake at internkontrollen fungerer.

Tilsynet avdekte at kommunen ikkje har etablert eit styringssystem som fungerer på tilsynsområdet. Kommunen har eit avvikssystem men dette blir ikkje nytta på tilsynsområdet, og det er ikkje gitt tilstrekkeleg opplæring i bruk av dette. Dette kan føre til at feil og manglar ikkje blir meld og retta opp av leiinga, og at erfaringar ikkje blir nytta til forbetringsarbeid.

Nav-leiar underteiknar alle einskilde saker vedkommande økonomisk stønad og dei fleste sakene blir drøfta på fagmøte kvar veke kor både Nav-leiar og dei som saksbehandlar sakene deltek. Nav-leiar er såleis godt kjent med forholda på tilsynsområdet. Kommunen si øvste leiing innhentar i lita grad informasjon om forholda vedkommande behandling av søknadar om økonomisk stønad og har manglande oversikt over kva som kan svikte. Rapportering frå Nav-leiar til kommunalsjef og vidare til rådmann omfattar stort sett berre budsjett/økonomi.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga LOV 1967-02-10 nr.00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningslova
  • FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei oversend tilsynet under førebuing av revisjonen:

  • Delegering av budsjettdisponeringsmyndigheit for arbeids- og velferdsetaten
  • Delegasjonsfullmakt frå arbeids- og velferdsetaten til leiar for Nav Hjelmeland
  • Tilsetjingsbrev Nav-leiar
  • Møtebok tilsetjingsrådet i Hjelmeland vedrørande tilsetjing av Nav-leiar
  • Oversikt over dei tilsette og deira arbeidsoppgåver
  • Lokal samarbeidsavtale mellom Hjelmeland kommune og arbeids- og velferdsforvaltninga i Rogaland datert 16.06.08
  • Årsmelding 2011
  • Kompetanseplan for Nav Hjelmeland frå oktober 2008-2009
  • Rutine om opplysning, råd og rettleiing
  • Rutine om økonomisk sosialhjelp
  • Rutine om klage
  • Rutine om sosiallån
  • Rutine om disponering av inntekt
  • Rutine om gjeldsrådgjeving
  • Rutine om kvalifiseringsprogram
  • Rutine om rus (hjelp til rusmiddelmisbrukarar)
  • Rutine om søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Rutine om dokumentasjon ved krav om økonomisk sosialhjelp
  • Søknadsskjema for økonomisk stønad
  • Skjema for samtykke
  • Handlingsprogram med økonomiplan og årsbudsjett 2010-2013
  • Økonomisk stønad til livsopphald 2012
  • Brukarar med bom under 18 år
  • 17 klientmapper med søknader og vedtak om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn.

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Organisasjonskart
  • Nye rutiner for mottak av søknader til velferd
  • Rutine mottak
  • Delegasjon av myndigheit frå Nav-leiar

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Hilde Jonassen Sigmundstad

Rettleiar/flyktningekonsulent

X

X

 

May Brit

Rettlei ar

X

X

X

Jorunn Foss

Rettlei ar

X

X

X

Anita Husøy Riskedal

Rettleiar

X

   

Svanhild Hjorteland

Nav-leiar

X

X

X

Kristian Hausken

Kommunalsjef

X

X

X

Børje Alander

Rådmann

 

X

 

Frå tilsynsorganet deltok:
Lillian Gjennestad, revisor Hege Skårdal Dreyer, revisor Torunn Salte, revisjonsleiar