Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet undersøkte om Nav ved Rennesøy kommune sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres forsvarlige vurderinger.

Det ble gitt ett avvik under tilsynet:

Avvik:

  • Rennesøy kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging slik at individuelle behov blir tilstekkelig ivaretatt i alle saker ved søknader fra personer med forsørgeransvar.

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

 

 

Hege Skårdal Dreyer
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Rennesøy kommune i perioden 01.10. – 29.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rennesøy kommune har ca. 4 500 innbyggere. Kommunen er på veksttoppen i Rogaland og i 2011 hadde kommunen den høyeste prosentvise økningen i folketallet i landet med 4,42%. Rennesøy kommune har organisert sin virksomhet i tre etater, helse og velferd, kultur og samfunn og oppvekst og læring. I tillegg er de sentrale økonomi-, personal- og servicefunksjonene samlet i en avd. for fellestjenester under rådmannen. Kommunen har som følge av et stort vekst- og utbyggingspress samlet alle store utbyggingsarbeider i ”Prosjekt utbygging” ledet av utbyggingssjef og med direkte linje til rådmannen.

Kommunens Nav kontor ligg i Vikevåg sentrum. Kontoret er plassert i helse og velferdsetaten og rapporterer til kommunalsjefen for denne enheten.

Nav kontoret har 5,4 faste stillinger. I tillegg har kontoret 1,5 prosjektstillinger i forbindelse med boligsosialt arbeid og rus, finansiert med tilskudd fra Fylkesmannen, og 1 stilling knyttet til gjeldsrådgivning i et interkommunalt samarbeid med nabokommunen Finnøy.

Oppgaver som kommunen har lagt til Nav kontoret er foruten økonomisk stønad, råd og veiledning og arbeidet med individuelle planer etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, arbeid med flyktninger inkl. introduksjonsprogram, videre bosetting, oppfølging og integreringstiltak, gjeldsrådgivning, kommunale sysselsettingstiltak, husbankbostøtte og startlån. Nav leder har fullmakt til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven og kvalitetssikrer alle vedtakene. Kontoret har organisert sin virksomhet ved at ansatte i stor grad har arbeidet på sine felt med ulike oppgaver. I løpet av 2012 har det vært store utskiftninger ved kontoret som har medført at noe av kjernekompetansen i kontoret har blitt borte. Ny leder var på plass kort tid før tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.10.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.11.12.

Intervjuer ble gjennomført 28. og 29.11.12.

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.11.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn blir behandlet i medhold av krav i lov og forskrift. Under tilsynet undersøkte vi om behandling av søknadene var forsvarlig, herunder om kartlegging av sakene var tilstrekkelig og om det blir gjort individuelle vurderinger i den enkelte sak.

5. Funn

Avvik:

  • Rennesøy kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging slik at individuelle behov blir tilstekkelig ivaretatt i alle saker ved søknader fra personer med forsørgeransvar.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18, 19, 4, 41 og 5
  • Forvaltningsloven § 17
  • Internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke skriftlige rutiner for kartlegging eller kartleggingsverktøy som sikrer at barns behov blir ivaretatt
  • Kommunens søknadsskjema inneholder ikke opplysninger om barn ut over antall barn og alder på barna
  • Kommunen kartlegger ikke barns behov og utgifter knyttet til barn med mindre det er søkt spesielt om slike utgifter
  • Kommunen har ikke sørget for at ansatte er gjort kjent med og har fått tilstrekkelig opplæring i gjeldende rundskriv
  • Kommunen har et avvikssystem, men de ansatte har ikke fått opplæring i bruk av systemet og det blir ikke benyttet på dette området
  • Kommunen har ikke rutiner for rapportering til ledelsen ut over økonomi, og ledelsen etterspør i liten grad informasjon på området

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og internkontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil fanges opp slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må videre overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Tilsynets undersøkelser viser at Rennesøy kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området.

Tilsynet har avdekket et avvik når det gjelder behandling av søknad om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar. Undersøkelsene våre viser at kommunens ledelse ikke i tilstrekkelig grad har sikret at det gjøres forsvarlig kartlegging på dette området. Kommunen har ikke utarbeidet rutiner og retningslinjer som kan sikre at barns behov blir kartlagt og tatt med i vurderingen ved søknader fra personer med forsørgeransvar for barn. Dette medfører at, med mindre det søkes spesielt om tiltak/stønad knyttet til barn, så blir ikke barnas behov kartlagt før vedtak fattes. Mangelfull kartlegging kan medføre at det tas feil beslutning.

Kommunen har opplyst at de har et avvikssystem, men de ansatte ved Nav kontoret har ikke fått opplæring i systemet og bruker det derfor ikke. Tilsynet mener at manglende avvikssystem medfører at kommunen ikke fanger opp feil og svikt på området og kan dermed heller ikke rette opp og forebygge uønskede hendelser.

Kommunen etterspør ikke informasjon om forholdene knyttet til behandling av søknader om økonomisk stønad og har manglende oversikt over hva som kan svikte. Rapportering fra Nav-leder til kommunens ledelse er i hovedsak knyttet til budsjettrapportering og årsmelding.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i Nav

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsoversikt Rennesøy kommune
  • Organisasjonskart avd. Helse og velferd
  • Delegasjonsreglement Rennesøy kommune
  • Oversikt over ansatte ved Nav Rennesøy
  • Driftsavtale for drift av felles kontorlokale ml. Nav Rogaland og Rennesøy kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Rennesøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
  • Årsmelding 2011 for Rennesøy kommune m/vedlegg Kostra nøkkeltall 2011
  • Rutine for søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Årsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012- 2015 for Rennesøy kommune
  • Organisering av koordinerende enhet og tildeling av tjenester i avd. helse og velferd
  • 19 saksmapper med søknader, vedtak og journalnotat

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Fullstendig driftsavtale mellom Nav Rogaland og Rennesøy kommune
  • Stillingsbeskrivelse for Nav leder gjeldende fra 01.11.12
  • Lederdokument Rennesøy kommune fra 2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Div. e-poster vedr. praktiske spørsmål i forbindelse med tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Gangenes, Anja J.

Saksbehandler

X

X

X

Rashidi, Miriam

Veileder

X

X

X

Senneseth, Maja W.

Flyktningkonsulent

 

X

X

Torsteinbø, Kenneth

Nav-leder

X

X

X

Underbakke, Knut

Rådmann

X

X

 

Ydstebø, Lillian

Kommunalsjef

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torunn Salte, seniorrådgiver/jurist

Hege Skårdal Dreyer, seniorrådgiver/jurist

Lillian K. Gjennestad, seniorrådgiver/sosionom