Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadane som blei påpeikte innafor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder:

  • Om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front gir tilstrekkeleg rettleiing for å identifisera søknader om økonomisk stønad
  • Om kommunen sikrar ei forsvarleg saksbehandling av søknader i mottak/front
  • Om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front overheld teieplikta
  • Om kommunen sikrar at saka er best mogeleg opplyst før det blir fatta vedtak om økonomisk stønad og at opplysningar blir innhenta i samarbeid med søkjar
  • Om kommunen sikrar at det blir føretatt ei individuell vurdering når ein avgjer søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • Om kommunen sikrar at tenestetilbodet blir utforma i samarbeid med søkjar

Det blei ikkje funne avvik under tilsynet og det blei ikkje gitt merknad.

 

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleiar

Torunn Salte
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Suldal kommune i perioden 5. – 6. mars 2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (sotjl. i Nav) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema som tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innafor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynet finn grunn til å påpeike potensiale for betring

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Suldal kommune har kring 3900 innbyggjarar.

Kommunen har organisert si verksemd i 9 tenesteområder/resultateiningar som ligg direkte under rådmannen. Rådmannen har ein stab samt fellestenestene med tre avdelingar, leia av ass. rådmann.

Nav kontoret er ei eiga resultateining og Nav leiar rapporterer direkte til rådmannen.

Det er i alt 7,5 årsverk ved Nav kontoret, 3,6 kommunale og 2,4 statlege stillingar. I tillegg til dei nemnde stillingane har Nav Suldal fått 1 årsverk på prosjektmidlar frå Fylkesmannen og 0,5 årsverk frå introduksjonstenesta. Nav leiar er kommunalt tilsett.

Nav kontoret skal forutan minimumsoppgåvene som råd og rettleiing, økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet med stønad, ivareta oppgåvene med gjeldsrådgjeving, bustønad, husbanklån og startlån, og oppfølging av rusmisbrukarar og flyktningar.

Oppgåvene i Nav kontoret er delt opp i kortvarige og langvarige tiltak, og organisert i ”Veiledning front”, som er publikumsmottaket og ”Oppfølging over tid” som er bakland.

Kommunen hadde på tilsynstidspunktet nett tilsett ein prosjektleiar som skal arbeide med kommunen sitt kvalitetssystem og styringssystem.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 20.05. 2011. Tilsynet blei avlyst i 2011 og beslutta gjennomført i 2012. Ny dato for tilsynet, 5. - 6. mars 2012, blei avtala med Nav leiar og rådmannen. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde den 5. mars 2012.

Intervju
5 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav kontoret.

Sluttmøte blei halde 6. mars 2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var om kommunen sikrar at søknader om økonomisk sosialhjelp blir behandla i samsvar med krav i lov og forskrifter, her under

  • Om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front gir nok rettleiing for å identifisera søknader om økonomisk stønad
  • Om kommunen sikrar ei forsvarleg saksbehandling av søknader i mottak/front
  • Om kommunen sikrar at tilsette i mottak /front overheld teieplikta
  • Om kommunen sikrar at saka er best mogeleg opplyst før det blir fatta vedtak om økonomisk stønad og at opplysningar blir innhenta i samarbeid med søkjar
  • Om kommunen sikrar at det blir føretatt ei individuell vurdering når ein avgjer søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • Om kommunen sikrar at tenestetilbodet blir utforma i samarbeid med søkjar

5. Funn

Det blei ikkje funne avvik og det blei ikkje gitt merknad.

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninga
  • LOV 1969-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven
  • FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd:

  • Oversikt over organisering og ansvar i Suldal kommune
  • Arbeidsroller og grensesnitt Nav Suldal
  • Delegasjonsfullmakter Suldal kommune
  • Delegasjonsfullmakter Nav Suldal
  • Delegering av vedtaksmynde og tilvisningsrett Suldal kommune
  • Samarbeidsavtale Nav Rogaland og Suldal kommune
  • Kompetanseplan for Nav Suldal 2011
  • Rutine ved søknad om sosialhjelp, tannbehandling flyktningar, og brukarar med barn under 18 år
  • Dokumentasjon ved krav om økonomisk sosialhjelp
  • Samtykkeerklæring for utbetaling til kreditor
  • Protokoll frå partnerskapmøte 13.04.11
  • Rutinar for fysisk sikkerheit i publikumsareal og samtalerom
  • Skjemaer for registrering av risiko og sårbarhet
  • Beredskapsplan for krisesituasjonar i Suldal kommune
  • Økonomiplan med handlingsprogram 2011-2014 Suldal kommune
  • 1. tertialrapport 2011 Suldal kommune
  • Årsmelding 2010 Suldal kommune
  • Avviksmelding Suldal kommune
  • 20 klientmapper

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 17 klientmapper
  • Avviksperm 2010-2011
  • Kommuneplan for Suldal 2009 – 2020
  • Resultat frå medarbeidarundersøking oktober 2011
  • 2. tertialrapport 2011
  • Prosjekt koordinerande eining i Suldal (presentasjonar)
  • Evalueringsmøte HKI 28/11-11
  • Brukarundersøking 2011
  • Rutinar ved tildeling av økonomisk sosialhjelp
  • Arbeidsskjema for arbeidstiltak ved økonomisk sosialhjelp
  • Tilbod om gratis tannbehandling
  • Infobrev nødhjelp frå Fylkesmannen
  • Klagesaker etter kapittel 4 og 5 i sosialtenestelova
  • Oversendingsskriv for klagesaker

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Div. e-poster i samband med tilsynet bl.a. fastsetting av dato for tilsynet, stad o.a.

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over personar som blei intervjua.

 

Deltakere ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Elin Mikkelsen Bakka

Konsulent Nav

X

X

X

Silje H. Færøy

Prosjektleiar Suldal kommune

X

 

X

Petter Hoås

Miljøarbeidar Nav

X

X

X

Elin Kjellstad

Nav leiar

X

X

X

Anita Kristiansen

Rådgjevar

X

   

Siri Fahlvik Pettersen

Rådmann

X

X

X

Vidar Veggeland

Førstekonsulent Nav

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Hege Skårdal Dreyer, revisor/jurist,
Anne Brit Johannessen, revisor/sosionom
Torunn Salte, revisor/jurist
Lillian K. Gjennestad, revisjonsleiar/sosionom