Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Hvordan sikrer institusjonen beboernes rett til medvirkning under institusjonsoppholdet?

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Institusjonen bør i sin rutinebeskrivelse klargjøre hva som skal rapporteres som avvik vedr. forhold som gjelder beboerne.

Dato: 23.10.2012

Britt Gjelsvik
revisjonsleder

Hege Skårdal
Dreyer revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon 22.08.2012 ved Tiltak for ungdom- Agder. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor det temaet som tilsynet omfatter
  • hvorvidt tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • hvorvidt tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ev. andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten- spesielle forhold

Tiltak for ungdom - Agder (TUA) har sitt hovedkontor i Kristiansand kommune.

Institusjonen består av flere små enheter i Agderfylkene samt i regionene øst og vest. I tillegg driver institusjonen med familiehjems- og hybelplasseringer. Dette tilsynet har dreid seg om region vest som har administrasjonskontor på Sandnes. På det tidspunktet da tilsynet fant sted, hadde TUA 10 avdelinger i Rogaland med 1-2 beboere i hver. Målgruppa er ungdom med behov for behandling i institusjon. Institusjonen er godkjent for og tar i mot ungdom som har vedtak om plassering etter barnvernloven §§ 4-24, 4-25, 4-26, 4-12og 4-4, 5. ledd samt akuttplasseringer etter§ 4-6. Ungdommene er i alderen 14 til 23 år. Mange av institusjonens ungdommer har alvorlige adferdsforstyrrelser, problemer pga. omsorgssvikt, relasjonsskader m.m. Institusjonen har også plasseringer etter helse- og omsorgstjenesteloven.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

åpningsmøte ble avholdt 22.08.12, intervujene og sluttmøtet fant sted samme dag.

Intervjuer: 5 personer ble intervjuet.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens rutiner og praksis for å ivareta beboernes rett til å medvirke. Fokus i tilsynet var beboernes innflytelse på egen hverdag og deltakelse i prosesser som omhandler dem selv. Tilsynet så på hvordan institusjonen sikrer at beboerne får delta og får innflytelse i saker som gjelder institusjonens daglige rutiner og gjøremål, fritidsaktiviteter og lignende. Videre omhandlet tilsynet både hvordan institusjonen sikrer at ungdommene får være med i prosesser og om de i visse sammenhenger får være med å bestemme.

5. Funn

Det ble ikke funnet grunnlag for å gi avvik, men det ble gitt følgende merknad:

Institusjonen bør i sin rutinebeskrivelse klargjøre hva som skal rapporteres som avvik vedr. forhold som gjelder beboerne.

Merknaden bygger på følgende:

  • Det framgår av institusjonens rutiner at avvikssystemet gjelder for forhold knyttet til barn/ungdommer. De ansatte er kjent med at institusjonen har et avvikssystem, men de er ikke kjent med at uønskede hendelser vedr. beboerne skal meldes som avvik.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har mottatt rutinebeskrivelser og institusjonsplan. Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad institusjonen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer virksomheten. De ansatte er kjent med institusjonens rutiner, endringer blir tatt opp og drøftet i møter. De ansatte har fått opplæring i revidert rettighetsforskrift. Institusjonens avviksrapporteringssystem er kjent for de ansatte. Institusjonen mangler imidlertid en beskrivelse i sine rutiner av hva som skal regnes som avvik når det gjelder beboerne. Det vises til merknaden i punkt 5.

7. Regelverk

Regelverk som legges til grunn ved tilsynet er:

  • FNs barnerettskonvensjon
  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
  • Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner
  • Forskrift om kvalitet i barneverninstitusjoner, jf. særlig § 9 om beboers medvirkning og krav til internkontroll
  • Forvaltningsloven § 17
  • Barneloven §§ 31 - 33
  • Forskrift om kvalitet og internkontroll§§ 9,10 og 12

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for institusjonen
  • Bemanningsoversikt
  • Fra håndbok: Inntak forvern før inntak av ungdom og Informasjon til ungdommen ved inntak m.m.
    -
    Maler fra håndbok: Bekreftelse på mottatt informasjon, Informasjon til beboer og foresatte om klageadgang ved bruk av tvang m.m.

Startpakke inntak av ny ungdom

  • Rett til innsyn i dokumenter info brev til ungdom v/inntak
  • Velkommen til TUA (info brev)
  • Info om Fylkesmannens rolle
  • Info brev om rusmiddeltesting
  • Institusjonsplan
  • Fra håndbok:
    - Vern om personlig integritet, Innsyn i opplysninger, Ferie/fritid og Ungdommens medvirkning
    -
    Maler for: Ukeplan/dagsplan, Besøk og evaluering m.m.
  • Tegnøkonomi/Toppscore
  • Fra håndbok:
    - Handlingsplan
    -
    Maler for: Handlingsplan og Samtale med ungdom i forbindelse med utarbeidelse av handlingsplan
  • Husregler ved inntak
  • Fra institusjonsplan: § 9, beboers medvirkning
  • Prosedyre og rutine for Halvårsrapport og Ansvarsgruppemøte
  • Veileder til risiko/behov- måling
  • Invitasjon fra Agderforskning
  • Fra institusjonsplan: § 12 punkt e
  • Prosedyre og rutine for Avviksregistrering
  • Bilde av nettside vedr. innmelding av en ny avviksmelding
  • Kursplaner for 2011 og 2012
  • Fra håndbok:
    - Opplæring og vedlikehold av kunnskap om sentrale lover og regler ogVeiledning
  • Opplæringshefte for nyansatte
  • Obligatorisk kurs, jf. rettighetsforskriften
  • Obligatorisk kurs nyansatte
  • Fra håndbok:
    - Internkontroll
  • Fra institusjonsplan: § 12 punkt g

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Institusjonens avvikssystem

9. Deltakere ved tilsynt

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne under tilsynet

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kirsten Sunde Haga

enhetsleder

X

X

X

Bergljot Nærland

miljøarbeider

X

X

X

Anne Berit Mjelde

miljøterapeut

X

X

X

Thore Moen Olsen

miljøarbeider

X

X

X

Karsten Helland

daglig leder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hege Skårdal Dreyer, revisor/jurist
Anne Brit Johannessen, observatør/sosionom
Britt Gjelsvik, revisjonsleder/sosionom