Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Hvordan sikrer institusjonen at barna får forsvarlig oppfølging av skole - eller annet opplæringstilbud

Konklusjon:

Det ble gitt en merknad

Stavanger 26. februar 2014

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleder

Helge A. Haga
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Josephine Stiftelsen Barnehjem i perioden 9.10.2013 - 10.02.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten/institusjonen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Josephine Stiftelsens Barnehjem ble grunnlagt i 1834 og er landets eldste barnehjem i kontinuerlig drift. Josephine Stiftelsens Barnehjem er en privat ideell institusjon. Det er inngått anbudsavtale med Buf direktoratet om kjøp av 5 institusjonsplasser for barn/unge i alderen 8- 20 år, med vedtak hjemlet i barnevernloven § 4-12 og § 4-4, 5. ledd. Det er i tillegg inngått anbudsavtale i 2012 om rekruttering og opplæring av fosterhjem til konkrete plasseringer i forbindelse med utfasting fra institusjon.

Josephine Stiftelse har bygget nytt lokale som institusjonen flyttet inn i ved utgangen av 2011. Det nye bygget ligger i et utbyggingsområde for eneboliger/rekkehus/lavblokker på Hafrsfjord i Stavanger kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9.10.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.12.2013.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.12.2013.

4. Hva tiIsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens rutiner og praksis for å sørge for at barna får forsvarlig oppfølging av skole - eller annet opplæringstilbud.

Mange barn i barnevernsinstitusjoner har avbrutt skolegang. Manglende skolegang fører til at barna stiller svakere enn andre barn både mht videre skolegang, utdanningsløp og arbeid.

En viktig del av institusjonens omsorgsarbeid er derfor å sørge for at barna kan videreføre det undervisningsopplegget de hadde før de kom til institusjonen eller hvis de ikke har - så raskt som mulig får på plass et tilpasset tilbud.

Fokus i tilsynet var hvordan institusjonen sørger for at det blir innhentet informasjon om barnas skolesituasjon ved inntak, hvordan de legger planer for oppfølging av barnas skolegang, hvordan de legger til rette for skolearbeid i institusjonen og hvordan de samarbeider med skole, barnevernstjeneste, pårørende m.fl når barna har særlige behov mht skolegang eller annen opplæring.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik.

Følgende merknad ble gitt:

Institusjonen bør i større grad skriftliggjøre rutiner for oppfølging av beboernes skole- og opplæringstilbud. Institusjonen bør arbeide med å videreutvikle og forbedre systemet for internkontroll.

Kommentar:

Institusjonens styrende dokumentasjon finnes i flere ulike systemer (permer). Dette gjør det vanskelig å holde rutiner og prosedyrer oppdatert, kjent og tilgjengelig for personalet.

6. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon artikkel 28 og 29
  • Lov om barneverntjenester § 5-9
  • Lov om barneverntjenester § 5-10
  • Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa
  • Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling § 2
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner § 7
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Stillingsplan
  • Institusjonsplan
  • Prosedyre for oppfølging av skole og annen opplæring
  • Prosedyre ved forvern
  • Prosedyre ved inntak/innflytting
  • Prosedyre for ungdom uten eller med mangelfull skole/opplæringstilbud
  • Internkontroll og kvalitetssikringssystem
  • Prosedyre for rapportering av avvik
  • Skjema for avviksrapportering
  • Semesterplan høst 2013

Dokumentasjon som ble mottatt og gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Styreprotokoll
  • Blå perm - evaluering av virksomheten
  • Blå perm -personalhåndbok
  • Grønn perm - diverse skjema
  • To brukermapper
  • Nattevaktsbok
  • Beskjedbok
  • Kalenderbok
  • Perm med prosedyrer
  • Rosa perm - informasjon om tiltak/rutiner knyttet til den enkelte beboer.
  • Mappe avviksskjema
  • Mappe - en beboer
  • Brev fra bufetat - Rapport fra etterfølgende kontroll av privat/kommunal barnevernsinstitusjon 2013 datert 20.11.2013.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, 9.10.2013
  • Oversendelse av dokumentasjon fra Josephine, 08.11.2013
  • Forslag til program, 25.11.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Randi Dyvik

Leder

X

X

X

Elin Kjeldsen

Nestleder

X

X

 

Inger Beyer

Miljøarbeider

X

X

X

Ronny Øksnevad

Miljøterapeut

X

X

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge A. Haga og Hege S. Dreyer. Anne Helen M. Madland deltok som observatør.