Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innafor dei områda som blei reviderte.

Tilsynet blei gjennomført som ein systemrevisjon. Vi undersøkte helsestasjonstenesta til  barn 0 – 6 år og om Klepp kommune sikrar at:

  • barn 0 – 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner
  • helsestasjonen bidrar til at barn/familiar med spesielle behov får heilskapleg tenestetilbod
  • helsestasjonen gir et tenestetilbod til barn og forelder som er tilpassa deira språkbakgrunn
  • helsestasjonen arbeider gjennom kostrettleiing for å førebyggja feilernæring

Tilsynet avdekte  to avvik og Fylkesmannen gir kommunen ein merknad:

Avvik 1:  

Helseopplysningar om mor til nyfødde barn blir skrive i barnet sin pasientjournal, utan at det er relevant og nødvendig for oppfølging av barnet. Personvernet til mødrer med nyfødde born blir dermed ikkje tilstrekkeleg ivaretatt ved helsestasjonsverksemda i Klepp kommune.

Avvik 2:

Klepp kommune sikrar ikkje at helsestasjonen tilbyr tenester til barn og foreldre tilpassa deira språkbakgrunn.

Merknad 1:

Kommunen bør sikre betre at pasientjournalar ved  helsestasjonsverksemda inneheld nødvendige og relevante opplysningar. Dagens praksis kan føre til for dårleg kontinuitet i helsekontrollar av barn 0 – 6 år.

Dato: 6. mai 2013

Bjørg Botne
revisjonsleiar

Sissel Kjøde
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved i perioden 21. januar - 16. mai 2013. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er en del av et landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenesta etter Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjensten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

 

Klepp kommune på Jæren har knapt 18 000 innbyggjarar. I 2012 blei det født  297 born i kommunen. Det bur mange familiar frå andre kulturar og som treng tolk ved kontakt med helsestasjonen.

Helsestasjonsverksemda er organisert som eigen seksjon i avdeling helse og sosial. Seksjonsleiar og avdelingsleiar er underlagt kommunalsjefen i etat helse-, sosial og omsorg. Kommunen har tre helsestasjonar: Klepp, Orstad og Orre helsestasjon. Helsestasjonane har felles elektronisk pasientjournalsystem HsPro. I tillegg har kvart born ein papirjournal der mellom anna brev og epikrisar blir oppbevarte.

Helsekontrollar blir i hovudsak gjennomførte som individuelle konsultasjonar på helsestasjonen. I tillegg til helsesøstre og legar har helsestasjonen tilsett jordmor, psykolog, fysioterapeut og pedagogisk konsulent.

Kommunen etablerte i 2008 Forum for helsestasjonslegar. Ein av helsestasjonlegane har avsett 30 timar i året for å leia forumet som skal nyttast til fagleg fordjuping og aktiv utvikling av helsestasjonstilbodet. Dei andre helsestasjonslegane har kvar avsett 20 timar i året til å delta i dette arbeidet. Døme på kva forumet arbeider med er felles gjennomgang av nasjonale faglege retningsliner for helsestasjonsverksemda, utarbeiding av prosedyrar for tilvisning av born til andre instansar og rutinar for samarbeid mellom helsestasjon og fastlegar. Det blir skrive møtereferat og eigen årsmelding. Forum for helsestasjonslegar blir høgt verdsett  i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 21. januar 2013.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 19. mars 2012.

Intervjuar

8 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 20. mars 2012.

 

4. Kva tilsynet omfatta

 

 

I dette tilsynet har vi undersøkt om kommunen i helsestasjonsverksemd til barn 0 – 6 år og om Klepp kommune sikrar at:

  • barn 0 – 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner
  • helsestasjonen bidrar til at barn/familiar med spesielle behov får heilskapleg tenestetilbod
  • helsestasjonen gir et tenestetilbod til barn og forelder som er tilpassa deira språkbakgrunn
  • helsestasjonen arbeider gjennom kostrettleiing for å førebyggja feilernæring

5. Funn

 

Avvik 1:

Helseopplysningar om mor til nyfødde barn blir skrive i barnet sin pasientjournal, utan at det er relevant og nødvendig for oppfølging av barnet. Personvernet til mødrer med nyfødde born blir dermed ikkje tilstrekkeleg ivaretatt ved helsestasjonsverksemda i Klepp kommune.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Lov om helsepersonell m.v. §§ 16, 39 og 40
  • Forskrift om pasientjournal § 8
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • Helsestasjonen kartlegg systematisk helsa til barselkvinner ved hjelp av EPDS-skjema (Edinburgh Postnatal Depression Scale). Resultatet (score) blir notert i barnet sitt helsekort/pasientjournal. Det blir ikkje oppretta eigen journal på barnet si mor.
  • I journalsystemet HsPro er det lagt opp til at helsesøster, ved kontroll av seks veker gamle barn, skal dokumentere opplysningar i barnet sitt helsekort/pasientjournal om ”Etterkontroll/prevensjon” hjå mor. Gjennomgang av journalar viste fleire eksempel på at opplysningar om mora si helse var notert i barnet sitt helsekort/pasientjournal, utan at det var relevant eller nødvendig for oppfølging av barnet.
  • Kommunen har ikkje fastsett kven som har ansvaret for å kvalitetssikre medisinskfaglege tiltak ved helsestasjonen, som til dømes  innhenting av helseopplysningar om barselkvinner.

Avvik 2:

Klepp kommune sikrar ikkje at helsestasjonen tilbyr tenester til barn og foreldre tilpassa deira språkbakgrunn.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. §§ 3-1, 3-2 nr.1b
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter §§ 3-1 og 3-5
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten §§ 3-5

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det går ikkje fram av barnet sitt helsekort/pasientjournalar om det er nødvendig å bruka tolk under konsultasjonar. Det blir heller ikkje systematisk notert om det har blitt brukt tolk ved den einskilde konsultasjon der det er behov for det.
  • Personellet på helsestasjonen opplever ofte  at dei ikkje får tak i tolk som kan være tilstades når det trengs ved konsultasjonar. Personellet har tilgang på telefontolk, men lar ofte være å bruke dette mellom anna på grunn av dårlege erfaringar. Dei nemner til dømes kor vanskeleg det er å undersøke barn med audiometri ved hjelp av telefontolk, og at telefontolking er krevjande når familiane har med seg andre barn som kan uroa konsultasjonen.
  • Avvikssystemet i kommunen har ikkje fanga opp manglande bruk av tolk ved helsestasjonen.

Kommentar:

I Klepp kommune er det er mange framandspråklege familiar med barn som har rett på helsestasjonstenester. Mangelfull bruk av tolk medfører stor risiko for at barn ikkje får forsvarlege helsekontrollar ved helsestasjonen.

 

Merknad 1:

Kommunen bør sikre betre at pasientjournalar ved  helsestasjonsverksemda inneheld nødvendige og relevante opplysningar. Dagens praksis kan føre til for dårleg kontinuitet i helsekontrollar av barn 0 – 6 år.    

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Kommunen har ikkje fastsett rutinar for journalføring. Gjennomgang av helsekort/pasientjournalar viser stor variasjon i korleis personell ved helsestasjonen dokumenterer.
  • Det går ikkje alltid fram av barnet sin elektroniske hovudjournal i HsPro at helseopplysningar i tillegg blir oppbevarte i form av papirjournalar og eventuelt også i det elektroniske dokumentasjonssystemet SamPro som blir brukt til Individuell plan.
  • Namnet på fastlegen blir ikkje systematisk ført inn i helsekortet til barnet.
  • Det går ikkje alltid fram av journalen at helsesøster har latt  være å gå på heimebesøk til familiar med nyfødde. Konsultasjon på helsestasjonen like etter fødsel blir stundom registrert i helsekortet/pasientjournalen og i kommunestatistikken (KOSTRA) som at heimebesøk er utført.
  • Kommuneleiinga har ikkje sett i verk tiltak for å fylgje med på at helsekort/pasientjournaler inneheld nødvendige og relevante opplysningar.

Merknad 2:

Kommunen opplyser sjølv at dei treng betre styring med si koordinerande eining for habilitering og rehabilitering (KE). Helse- og sosialavdelinga er i gang med ein gjennomgang av organisering av eininga.

Merknaden byggjer på følgjande:

  • 20 % årsverk til organisering av arbeid med Individuell plan er lagt til helsestasjonen. Kommuneleiinga vedgår at dei ikkje veit nok om korleis dette fungerer.
  • Helsesøstrer i kommunen har ikkje har kapasitet til å være koordinator for Individuell plan for alle barn som treng det.

Fylkesmannen har elles merka seg:

Kommunen har god oversikt over utfordringar for helsestasjonsverksemda. Ikkje minst kjem dette til uttrykk i Rapport etat helse, sosial og omsorg, datert august 2012. Det går fram at helsestasjonen er lågt bemanna, og at dei siste åra har utviklinga gått mot meir sekundær – og tertiærførebyggjande teneste heller enn å ivareta helsestasjonen si primæroppgåve som helsefremjande og primærførebyggjande arbeid.

Helsestasjonen har ansvar for Individuell plan for mange barn. Dette er tidkrevjande arbeid som bind opp mykje ressursar. Neste steg er å analysere behovet for personell ved helsestasjonsverksemda, og sette i verk tiltak som sikrar ein akseptabel risiko for svikt i tenestetilbodet til barn 0 – 6 år.

Sidan oppstarten i 2008, har kommunen prioritert å bruke ressursar til Forum for helsestasjonslegar. Med relativt få arbeidstimar har kommunen klart å skape et stabilt fagleg fellesskap for helsestasjonslegar, som stimulerar legane og har medført mange konkrete tiltak til forbetring av helsestasjonsverksemda.

 

6. Regelverk

 

 

  • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov om helsepersonell m.v.
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

 

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart/-omtale av helsestasjonsverksemda
  • Rapport frå etat helse, sosial og omsorg til Hovudutval for helse og omsorg, august 2012
  • Årsrapport Klepp helsestasjon 2012
  • Rapport etat helse, sosial og omsorg, datert august 2012
  • Oversikt som viser personell innan helsestasjonsverksemda til barn 0-6 år
  • Omtale som viser korleis oppgåver, funksjonar og mynde innan helsestasjonstenesta er fordelte på leiarar og anna personell
  • Rapporteringsordningar som gjeld mellom helsestasjon og kommuneleiinga
  • Samfunnsdelen av kommuneplanen som er heimla i plan og bygningslova
  • Opplærings- og kompetanseplanar/-tiltak for helsestasjonspersonell
  • Oversikt som viser korleis kommunen har organisert arbeidet med koordinerande eining, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
  • Prosedyrar/rutinar som blir brukt for å koordinere utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester til barn
  • Rutinar for samarbeid mellom helsestasjon og fastlegar, med andre kommunale tenester, tannhelsetenesta og med spesialisthelsetenesta
  • Informasjonsmateriell om helsestasjonstilbodet til barn 0-6 år
  • Avviksmeldingar frå 2012 og 2013

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Årsrapportar, møtereferat og anna dokumentasjon frå Forum for helsestasjonslegar i Klepp kommune
  • 32 helsekort/pasientjournalar:
    - 9 journalar for barn født mellom 29. august og 5. september 2012
    - 6 journalar for premature barn født i 2011 og 2012
    - 8 journalar for barn (5-åringer) født mellom 19. juli og 1. august 2007
    - 5 journalar for barn med behov for fleire tenester
    - 4 journalar for barn frå familiar med minoritetsbakgrunn

Pasientjournalane som blei undersøkte var frå alle dei tre helsestasjonane i kommunen.

  • Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:
  • Brev av 21. januar 2013 frå Fylkesmannen til Klepp kommune (melding om tilsyn)
  • Brev av 21. februar 2013 med vedlegg frå Klepp kommune til Fylkesmannen (oversending av dokumentasjon)
  • Brev av 8. mars 2013 frå Fylkesmannen til Klepp kommune (program for tilsynsbesøk)

8. Deltakarar ved tilsynet

 

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ivar Undheim

Rådmann

X

X

X

Janne Hove Bjørnøy

Kst. kommunalsjef/ avdelingsleiar helse og sosial

X

X

X

Kjersti Sandnes

Seksjonsleiar helsestasjon

X

X

X

Inger Christine Roth Jacobsen

Helsesøster

X

X

X

Marta Orstad

Helsesøster

X

X

X

Randi Schreiner

Helsestasjonslege

X

X

X

Eva Annikas Haugedal

Helsestasjonslege

X

X

X

Bea Rotman

Fysioterapeut

X

X

X

Anders Gjerdseth

Oppvekstleiar

X

-

X

Rolf Bergseth

Kommuneoverlege

-

-

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Sissel Kjøde, rådgivar/jurist
Guro Hafnor Røstvig, ass. fylkeslege
Bjørg Botne, seniorrådgivar/sjukepleiar