Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn 0 – 6 år og om Sauda kommune sikrer at:

  • alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år får forsvarlige helseundersøkelser i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • helsestasjonen tilbyr tjenester til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostveiledning for å forebygge feilernæring

Tilsynet avdekket to avvik fra lovkrav:

Avvik 1: 

Kommunen sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller.

Avvik 2:  

Kommunen sikrer ikke at helsestasjonstjenesten bidrar til barn/familier med spesielle behov mottar helhetlige tjenestetilbud.

I tillegg viser denne systemrevisjonen at Sauda kommune siden 22. august 2013 ikke har ivaretatt kravet om å ha en eller flere kommuneleger som skal utføre de oppgaver kommunelegen er tillagt i lov eller instruks, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 5-5. Fylkesmannen forutsetter at kommuneledelsen iverksatte tiltak som rettet opp dette i tiden fram til ny kommunelege skulle tiltre 1. oktober 2013.

Dette tilsynet avdekker at personell ved helsestasjonen arbeider mye og iherdig for å gi barn i alderen 0 – 6 år det tjenestetilbudet de har rett på. De har informert ledelsen om for knappe ressurser uten at det har medført endringer som de mener er nødvendige.

Fylkesmannen mener styringssystemet i kommunen må forbedres både når det gjelder planlegging, gjennomføring, kontroll og korrigering av helsestasjonsvirksomheten til barn i alderen 0 – 6 år, jf. forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten.

Dato:   2. oktober 2013

Bjørg Botne
revisjonsleder

Sissel Kjøde
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsestasjonsvirksomheten i perioden 24. april - 2. oktober 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter Lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenester § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sauda kommune har drøyt 4700 innbyggere og i overkant av 40 nyfødte barn i året. Kommunen har samlet all helsestasjonsvirksomhet ved Helsesenteret. Tjenestetilbudet til barn 0 – 6 år er i utgangspunktet fordelt mellom tre helsesøster i tre geografiske soner.

Kommunen er organisert med tre nivå. Rådmannen (nivå 1) med kommuneoverlegen i sin stab. Nivå 2 består av fire kommunalavdelinger, hvorav kommunalsjefen for helse og omsorg har ansvar for en rekke enheter (nivå 3) deriblant Helsesenteret. I tillegg til helsestasjonstjenesten til barn i aldersgruppen 0 – 6 år er følgende tjenester organisert under Helsesenteret med felles enhetsleder: Jordmortjeneste, skolehelsetjeneste, legetjenester, fysioterapitjenester, psykisk helsetjeneste og barnevern.   

Det har vært stor utskiftning av personell i Sauda kommune. Ny rådmann begynte to uker før dette tilsynsbesøket, kommuneoverlegen sluttet i sommer, og ny begynner ikke før 1. oktober 2013. For tiden har kommunen to av fem fastleger i funksjon. Én fastlege har permisjon og to fastlegehjemler er ledige. Ny helsestasjonslege begynte som legevikar i kommunen denne sommeren og har 15 % stilling ved helsestasjonen.

Kommunen mangler flere kvalifiserte helsesøstre. To nye sykepleiere vikarierer i deltidsstillinger som helsesøstre (50 % og 70 % stilling). Hjemmebesøk til familier med nyfødte barn og barselgruppevirksomhet blir gjennomført av en erfaren kommunejordmor.

Sauda kommune har driftsavtaler med tre fysioterapeuter som alle har tildelt kommunale oppgaver. Ingen av de tre er tilknyttet helsestasjonen gjennom driftsavtalen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. april 2013

Åpningsmøte ble avholdt 3. september 2013.

Intervjuer 9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 4. september 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn 0 – 6 år og om Karmøy kommune sikrer at:

  • alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år får forsvarlige helseundersøkelser i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • helsestasjonen tilbyr tjenester til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostveiledning for å forebygge feilernæring

 

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 4-1, 4-2 jf. 12-5 og internkontrollforskriften §§ 3 til 5 og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Sauda helsestasjon har ikke utarbeidet egen plan for helsestasjonsvirksomheten for barn i alderen 0 – 6 år. Kommunen viser til Helsedirektoratets veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten og har som mål følge disse anbefalingene om helsekontroller. Helsestasjonen har likevel ikke fast tilbud helsekontroll ved 17-18 måneders alder.
  • Gjennomgang av 28 pasientjournaler til barn som begynte på skolen i august 2013, viser at 7 av disse ikke hadde fått tilbud om helsekontroll før skolestart.
  • Kommunens ”ROS-analyse - Helse, omsorg og sosial” av 23. juni 2013, omtaler ikke risiko for svikt i tjenestetilbudet til barn ved helsestasjon. Det foreligger ikke oversikt som viser hvilke områder det er fare for svikt ved Sauda helsestasjon.
  • Det er ikke utarbeidet en bemanningsplan for helsestasjonen som bygger på en analyse av behovet for antall personell i kommunen for å sikre alle barn i alder 0 til 6 år forsvarlige helseundersøkelser. For tiden består bemanningen av én kvalifisert helsesøster, én jordmor og to nylig engasjerte sykepleiere (til sammen 3,3 årsverk) i tillegg til én helsestasjonslege (0,1 årsverk). Denne bemanningen er ikke kvalitetssikret av medisinsk faglig rådgiver i kommunen.
  • Fagansvarlig helsesøster ved helsestasjonen har ikke fått frigitt ressurser til å gi nødvendig opplæring og veiledning av sykepleierne som konstituert i helsesøsterstillinger.
  • Kommunens generelle introduksjonsprogram for nyansatte innbefatter bruk av pasientjournalsystemet HsPro og Kvalitetslosen ved helsestasjonen. Det finnes noen få faglige prosedyrer i Kvalitetslosen. Disse er stort sett ikke oppdaterte og godkjente som forutsatt.
  • Det foreligger ikke kompetanseplan for helsestasjonen. Siste kompetanseutviklingsplan er fra 2009. I praksis er mye av opplæringen/veiledningen basert på initiativ fra personellet selv.
  • Personell ved helsestasjonen har ikke tid i løpet av arbeidsdagen å sette seg inn i nødvendig dokumenter om fagkunnskap. Fagmøtene ved helsestasjonen gir også stadig mindre anledning til felles faglig refleksjon og fordypning. Det er ikke lagt opp til at helsestasjonslegen skal delta på fagmøtene eller på annen måte delta i strukturert kompetanseutvikling.
  • Kommunen har ikke beskrevet helsestasjonslegens oppgaver, ansvar og myndighet. I praksis lærer legen som slutter opp den nye. Fagkoordinator ved helsestasjonen eller enhetslederen har ikke styring med denne opplæringen.
  • Avvik fra krav til helsestasjonstjenesten skal meldes og følges opp i kommunens elektroniske system Kvalitetslosen. Prosedyren for avviksbehandling viser ikke hvordan avvik skal benyttes for læring og forebygging av nye uønska hendelser ved helsestasjonen. I praksis blir avvikssystemet lite brukt. Medarbeidere på helsestasjonen har enten ikke fått opplæring i systemet, strever med å bruke det eller synes ikke de har tid til å melde avvik i Kvalitetslosen. I løpet av 2012 og hittil i 2013 er det registrert to avvik som angår helsestasjonstjenesten til barn. Avviksmeldinger blir ikke systematisk etterspurt fra enhetsledelsen. 
  • Gjennomgang av pasientjournaler viser at journalføringen ikke sikrer kontinuitet i helseundersøkelsen:
    - Helsestasjonen har ikke oversikt over hvem som er barnets fastlege. Fastlegens navn går ikke fram av pasientjournalene ved helsestasjonen.
    - Henvisninger av barn fra helsestasjonen til eksempelvis fysioterapeut eller lege og deretter epikriser fra dem, blir ikke systematisk arkivert i barnets journal på helsestasjonen.
    - Journalsystemet ved helsestasjonen legger opp til å dokumentere barnets behov for utvidet tilbud og spesielle tiltak ved å kategorisere dette som ”Oppfølgingsgruppe 0 – 4”. I praksis blir ikke oppfølgingsgruppe oppdaterte i barnets journal i tråd med barnets utvikling. 
  • Helseopplysninger fra barselavdelingen om barnets mor blir systematisk notert i barnets pasientjournal ved helsestasjonen, uten at det er nødvendig og relevant for oppfølging av barnet. Personvernet til barnets mor blir dermed ikke ivaretatt.
  • Kommunen har lagt opp til å kontrollere at styringssystemet fungerer tilfredsstillende ved å gjennomføre interne revisjoner. Prosedyren for dette framgår av Kvalitetslosen. Kommunen har ikke klart å gjennomføre revisjoner ved helsestasjonen. Prosedyren skulle vært revidert innen januar 2012.

Fylkesmannens kommentar:

Kommunelegen skal være medisinskfaglig rådgiver i kommunen. Kommunelegen skal også bistå personell ved helsestasjonen som har oppgaver i arbeidet med vern mot smittsomme sykdommer, for eksempel vaksinasjon, jf Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-2, d)

Sauda kommune har siden 22. august 2013 ikke ivaretatt kravet om å ha en eller flere kommuneleger som skal utføre de oppgaver kommunelegen er tillagt i lov eller instruks, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 5-5. Fylkesmannen forutsetter at kommuneledelsen iverksatte tiltak som rettet opp dette i tiden fram til ny kommunelege skulle tiltre 1. oktober 2013.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at helsestasjonstjenesten bidrar til barn/familier med spesielle behov mottar helhetlige tjenestetilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-3, 4-1 og internkontrollforskriften §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har fastsatt en prosedyre for å sikre nødvendig samarbeid mellom helsestasjonen og barnets fastlege. Prosedyren blir ikke fulgt. Pasientjournalene ved helsestasjonen viser at relevante opplysninger ikke systematisk blir sendt til og fra fastlegen.
  • Helseopplysninger om barnet blir ikke ført i en samlet journal (HsPro). Både legetjenester og fysioterapitjenester blir dokumentert utenfor helsestasjonsvirksomheten, det vil si i journalsystemet ved henholdsvis fastlegekontoret (WinMed) og fysioterapivirksomheten (ProMed)
  • Samarbeidsordningene mellom helsestasjonen og barnas fastlege er ikke kvalitetssikret av medisinsk faglig rådgiver i kommunen.
  • Det er ikke kommunal fysioterapeut tilknyttet helsestasjonen. Kommunen har ikke lagt føringer for dette arbeidet for noen av fysioterapeutene kommunene har inngått driftsavtale med. Kommunen innhenter heller ikke systematisk rapporter fra avtalefysioterapeutene om den kommunale virksomheten deres.

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Sauda kommune har betydelige utfordringer med stor utskiftning av personell ved helsestasjonen og å skaffe kvalifiserte helsesøstre. Helsestasjonslegefunksjonen er, og har over tid, vært ivaretatt av vikarleger. Denne situasjonen øker risikoen for svikt i tjenestetilbudet til barn i alderen 0 – 6 år, og innebærer at kommuneledelsen må vurdere behovet for å iverksette særlige styringstiltak. Kommunens styringssystem for helsestasjonsvirksomheten skal tilpasses risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i helselovgivningen. Fylkesmannens vurdering er at kommunen ikke har iverksatt tiltak som i tilstrekkelig grad har kompensert for den vanskelige bemanningssituasjonen ved helsestasjonen.

Dette tilsynet avdekker at det personell ved helsestasjonen arbeider mye og iherdig for å gi barn i alderen 0 – 6 år det tjenestetilbudet de har rett på. De har informert ledelsen om for knappe ressurser uten at det har medført endringer som de mener er nødvendige.

Fylkesmannen mener styringssystemet i kommunen må forbedres både når det gjelder planlegging, gjennomføring, kontroll og korrigering av helsestasjonsvirksomheten til barn i alderen 0 – 6 år, jf. forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten. De mest nærliggende tiltak å etterlyse i denne sammenheng er:

  •  målsetting og planer for virksomheten som er mulige å måle i ettertid (§ 4 a)
  •  tydelig fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for (§ 4 a):
    - helsestasjonslege
    - kommunal fysioterapeut
    - kommuneoverlege
  • opplæring og kompetanseutvikling av personell ved helsestasjonen (§ 4 c)
  • oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav (§ 4 f)
  •  rutiner/prosedyrer etc. for å sikre faglig forsvarlig gjennomføring av helsekontroller (§4  g)
  • hensiktsmessige ordninger for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra krav til tjenesten (§ 4 g)
  • fortløpende og regelmessig overvåking av at helsestasjonstilbudet til barn og deres familier (§ 4 h)

7. Regelverk

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov om helsepersonell m.v.
  • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart/-beskrivelse av helsestasjonsvirksomheten
  • Årsmelding 2012 fra Helsesenteret og personelloversikt
  • Funksjonsbeskrivelser:
    - Fagkoordinator for helsestasjonen
    - Helsesøster
    - Jordmor
    - Jordmor/fungerende helsesøster
  • Kvalitetsmål for Helsesenteret
  • Prosedyre for tverrfaglig team
  • Samfunnsdelen av kommuneplanen som er hjemlet i plan og bygningsloven
  • Opplærings- og kompetanseplaner og -tiltak for helsestasjonspersonell
  • Oversikt som viser hvordan kommunen har organisert arbeidet med koordinerende enhet, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
  • Prosedyrer/rutiner som blir brukt for å koordinere utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til barn:
    - Barn med funksjonshemming
    - Kartlegging av barn med mistanke om ADHD problematikk
    - Avdekke tidlig fødselsdepresjon
    - Lov om forbud mot kjønnslemlestelse
    - Hepatitt B-vaksine
    - Uttale/meldinger til barnevernstjenesten
    - Rutine for mottak av innvandrerbarn fra områder med høy forekomst av tuberkulose
    - Behandling av journaler ved til- og fraflytting
  • ROS- analyse – Helse, omsorg og sosial 23.06.13

Rutiner for samarbeid mellom helsestasjon og fastleger

  • Oversikt om informasjonsmateriell om helsestasjonstilbudet til barn 0-6 år
  • Avviksmeldinger fra 2012 og 2013
  • Prosedyre for intern revisjon
  • Evalueringsskjema for gruppetilbud ved helsestasjonen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Informasjonsbrosjyre fra Sauda kommune: Barn og unge med nedsatt funksjonsevne – Hvilke rettigheter har familien?
  • Introduksjonsprogram for nyansatte i Sauda kommune
  • Perm med møtereferat fra Fagmøter ved helsestasjonen
  • Referat fra møter i Tverrfaglig team (i 2012 og 2013)
  • Oversikt over kommuneoverlegens arbeid datert 2. juli 2013
  • Prosedyre for avviksbehandling
  • 62 pasientjournaler/helsekort hvorav:
    - 8 journaler for barn født som nylig ble 6 måneder gamle 
    - 8 journaler for premature barn født i 2011 og 2012
    - 28 journaler for barn som begynte på skolen høsten 2013 (5-åringer)
    - 9 journaler for barn med behov for flere tjenester
    - 9 journaler for barn fra familier med journaler for barn fra familier med minoritetsbakgrunn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 24. april 2013 fra Fylkesmannen (melding om tilsyn)
  • Brev a 1. juli 2013 fra Fylkesmannen (program for tilsynsbesøk)
  • Brev av 18. juli 2013 fra Sauda kommune (oversendelse av etterspurte opplysninger)
  • Brev av 14. august 2013 fra Fylkesmannen (revidert program for tilsynsbesøk)
  • E-post av 27. august 2013 fra Sauda kommune (tilleggsopplysninger)

 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Wictor Juel

Rådmann

-

-

X

Aina Olena Tveit

Kommunalsjef helse og omsorg

X

X

X

Berit Haustavik

Enhetsleder Helsesenteret

X

X

X

Ragnhild Roth

Fagkoordinator/helsesøster

X

X

X

Torunn Djuvik

Jordmor/kst. helsesøster

X

X

X

Sonja Lunde

Sykepleier/kst.helsesøster

X

X

X

Tone Birkeland

Helsesøster (i permisjon)

X

X

-

Kari Iversflaten

Sykepleier/kst.helsesøster

-

-

X

Anne Ruth S. Mikalsen

Helsestasjonslege/fastlege

-

X

x

Arnhild Frøystad

Fysioterapeut med kommunal driftsavtale (30%)

X

X

-

Brit Bjelland

Saksbehandler/sykepleier ved Bestillerkontoret (Koordinerende enhet)

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Sissel Kjøde, rådgiver/jurist
Guro Hafnor Røstvig, ass. fylkeslege
Bjørg Botne, seniorrådgiver/sykepleier

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk