Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avviket som ble avdekket innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, om det gis tilstrekkelig informasjon om tjenesten og om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP. Videre undersøkte vi om innholdet og omfanget av programmene er forsvarlige og om det foretas forsvarlig oppfølging av brukerne.

Det ble avdekket ett avvik under systemrevisjonen.

Det ble ikke gitt merknad.

Dato: 05.02.14

Pål Iden
avdelingsdirektør

Torunn Salte
revisjonsleder

 

Rapporten er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland og krever derfor ikke signatur

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Strand kommune i perioden 23.08.13 – 04.02.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Ved revisjonen ble det undersøkt:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Strand kommune har ca. 12000 innbyggere. Rådmannen er administrativ leder og har tre kommunalledere underlagt seg, kommunalleder for oppvekst og levekår, kommunalleder for helse og omsorg og kommunalleder for tekniske tjenester og næring. Nav-kontoret ble etablert 03.10.06, og er organisert under kommunalavdeling for oppvekst og levekår.

Nav kontoret består av et frontteam/mottak og et oppfølgingsteam, med hver sin teamkoordinator. Begge teamene er tverrfaglig sammensatt, og det er fleksibel bruk av personell mellom kommunens og statens ansvarsområde. Brukere med bistandsbehov standard innsats og situasjonsbestemt innsats blir fulgt opp av frontteamet, mens personer med behov for arbeidsevnevurdering, spesielt tilpasset innsats og varig tilpasset oppfølging blir fulgt opp av oppfølingsteamet. Begge teamene har oppgaver knyttet til kvalifiseringsprogram, men hovedtyngden ligger i oppfølgingsteamet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 23.08.13

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet: ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 05.11.13

Intervjuer

7 personer ble intervjuet. Under pkt. 9 fremgår det hvem som ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.11.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder:

Om aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om kvalifiseringsprogram (KVP)

Om det foretas forsvarlige kartlegginger, vurderinger og beslutninger ved behandling av søknader om KVP.

Om KVP iverksettes innen tidsfristen

Om programmet er individuelt tilpasset

Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og ev. andre understøttende tiltak

Om programmet er helårlig og på full tid

Om programmene evalueres og justeres ved behov og om evalueringstidspunkt fremgår av programmet.

Om det foretas forsvarlig oppfølging av deltakerne

5. Funn

Det ble funnet ett avvik:

Strand kommune sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, og 30, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • En gjennomgang av brukermapper viser at det i flere saker ikke fremgår av programmene, og heller ikke av annen dokumentasjon, at programmene er på full tid.
  • En gjennomgang av brukermapper viser at det i flere saker ikke fremgår av programmene, og heller ikke av annen dokumentasjon, at programmene inneholder arbeidssøking.
  • Det fremgår ikke av brukermappene at det er foretatt tilstrekkelige evalueringer i alle saker, og det er ikke fastsatt tidspunkt for evaluering i programmene.
  • I 1 sak manglet program.
  • Det fremgår ikke av brukermappene eller journalnotatene at det er gitt forsvarlig oppfølging i alle saker. Ved gjennomgang av saksdokumentene fremkom det at det i enkelte saker ikke har vært oppfølging eller lite oppfølging over et lengre tidsrom.
  • Kommunen har ikke skriftlige prosedyrer eller rutiner for gjennomføringen av KVP og ledelsen foretar ikke systematisk kontroll med om gjennomføringen er forsvarlig.

6. Vurdering av styringssystemet i kommune

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Dette innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomheten som NAV Strand driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Tilsynet har vist at det er mangler i kommunens styringssystem når det gjelder gjennomføringen av KVP. Kommunen har ikke skriftlige prosedyrer eller rutiner for gjennomføring av KVP og ledelsen sørger ikke for systematisk kontroll med om gjennomføringen er forsvarlig.

Kommunen har utarbeidet en felles håndbok for internkontroll. Ifølge denne håndboken er formålet med internkontrollsystemet todelt, og skal 1) fremme helse og sikkerhet og 2) sikre at kommunen leverer gode nok tjenester til innbyggerne, og at kommunen etterlever krav i lover og forskrifter. Håndboken beskriver blant annet kommunens egenkontroll, kommunens avvikssystem og forbedringsarbeid.

Det er spesifikt uttalt at internkontrollssystemet også gjelder i forhold til sosialtjenesteloven. Håndboken er imidlertid ikke i tilstrekkelig grad implementert i Nav. De ansatte har ikke tilstrekkelig kjennskap til håndboken og det kommunale avvikssystemet. Det er meldt få eller ingen avvik i forhold til sosialtjenesteloven, og de ansatte var ikke tilstrekkelig kjent med hvilke type avvik som skal meldes. Håndboken gir ikke informasjon om hva som regnes for avvik på dette området. Under tilsynet fikk Fylkesmannen opplyst at kommunen har startet arbeidet med å innføre et nytt kvalitetssystem, og i den forbindelse vil det bli utarbeidet eksempler på aktuelle avvik i forhold til sosialtjenesteloven. Etter planen skal dette være ferdig i løpet av høsten 2013.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
Forskrift til forvaltningsloven
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felleslokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Felles håndbok for internkontroll 2013 Strand kommune, som også inneholder organisasjonskart over kommunen
  • Håndbok for internkontroll Nav Strand som også viser organiseringen av Nav-kontoret
  • Delegasjon av avgjørelsesmyndighet fra rådmann til andre i forvaltningen av 27.03.03 og delegasjon fra rådmann til Nav-leder av 23.09.13
  • Oversikt over personal som har oppgaver på området, med navn, stilling og utdannelse
  • Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Rogaland og Strand kommune av 01.09.08 og driftsavtale for Nav-kontoret i Strand av 16.01.09
  • Årsmelding for 2012
  • Prosedyre for kvalifiseringsprogram
  • Opplæringsplan 2013
  • Liste over langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp fra 01.01.11 til d.d.
  • Databehandlingsavtale av 25.01.13
  • Bekreftelse fra medarbeidere ved Nav Strand om at de har satt seg inn i internkontrollsystemet og sikkerhets- og beredskapspermen for Nav Strand.
  • De siste 10 brukermappene vedrørende kvalifiseringsprogram samt journalnotater i disse sakene

Dokumenter gjennomgått dagen før og under tilsynsbesøket:

  • Brukermappene til 10 langtidssosialhjelpsmottakere
  • Brosjyrer om kvalifiseringsprogrammet på norsk, engelsk og arabisk
  • Innspill fra Nav om avviksområder/avvikstyper i forbindelse med utarbeidelse av nytt kvalitetsstyringssystem og nytt avvikssystem
  • SSB statistikk vedrørende sosialhjelpsmottakere
  • Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging i Arena

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen før tilsynsbesøket:

  • Varsel om tilsyn datert 23.08.13
  • Dokumentasjon fra kommunen mottatt 27.09.13.
  • Program for tilsyn sendt 14.10.13

Dokumenter mottatt etter tilsynsbesøket:

  • Brev fra Strand kommune datert 22.01.14 med vedlegg

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Marianne Egenes

Veileder mottak

x

x

x

Gerd Reidun Fjelde

Veileder mottak

x

x

x

Elisabeth Tysdal

Veileder oppfølging

x

x

x

Martha Kristine Nygård

Veileder oppfølging

x

x

x

Birgit Voll Tungland

Veileder oppfølging

x

x

x

Nils Kjetil Nessa

Nav-leder

 

x

x

Marianne Skogerbø

Kommunalleder

x

x

 

Jon Ola Systad

rådmann

   

x

Terje Ersland

kvalitetssjef

x

 

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Kleppe Gjennestad, revisor
Gunn Idland, revisor
Torunn Salte, revisjonsleder

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk