Helsetilsynet

Samandrag

Statens helsetilsyn har bestemt at det i 2013 skal gjennomførast landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0 - 6 år. Vi har gjennomført tilsyn med Eid kommune som del av dette tilsynet. Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon.

Vi såg særleg på om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar at

  • alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar
  • helsestasjonstenesta bidreg til at barn/familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod
  • helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn
  • helsestasjonstenesta gir fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring

Rapporten gjer greie for funn på områda som det er ført tilsyn med. Det vart påpeika eit avvik og to merknader:

Avvik 1

Eid kommune sikrar ikkje at helsestasjonen gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring.

Merknad 1

Helsestasjonen i Eid kommune kan betre rutinane for journalføring for å sikre kontinuitet i helseundersøkinga.

Merknad 2

Eid kommune kan betre rutinane for samhandling og koordinering av helsehjelp mellom helsestasjonen og fastlegane for barn som treng legetenester og behandling av sjukdom eller funksjonssvikt.

Dato: 29.10.2013

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar

Linda Svori
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Eid kommune i perioden 27.05.2013 - 29.10.2013. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0- 6 år i 2013, og går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynslova) § 2.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøke om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial.

 

2. Omtale av verksemda – spesielle tilhøve

Eid kommune har 5920 innbyggjarar. Det har vore nedgang i fødselstalet dei siste åra. I 2012 vart det fødd 61 barn i kommunen. I 2011 var fødselstalet 72. Kommunen har ein del framandspråklege, mest familiegjenforening og framandarbeidarar. Det er auke i talet på barnevernsaker som gjeld dei minste barna. Helsesøstrene deltek i oppfølginga av desse sakene. Leiande helsesøster er involvert i arbeidet med Sjumilsteget.

Eid helsestasjon er eiga avdeling organisert under tenesteeining Helse. Kommunalsjef for Helse er administrativ leiar. Ved helsestasjonen er det tilsett tre helsesøstrer i kvar si 100% stilling. Den eine stillinga er avdelingsleiar med fagansvar og ansvar for administrative oppgåver i tillegg til klientbehandling. Helsestasjonen har hatt stabilt personale over tid. Legeressursen som er knytt til helsestasjonen/ skulehelsetenesta utgjer to 16% stillingar. Den eine helsestasjonslegestillinga har vore vakant det siste året. Helsestasjonslege har medisinsk fagleg ansvar for helsestasjonsverksemda. Turnuslegar har praksis på helsestasjonen under rettleiing av helsestasjonslege. Kommunen har kommunal barnefysioterapeut som utfører oppgåver for helsestasjonen.

Eid kommune samarbeider med «God Start» avdelinga ved Helse Førde Nordfjord sjukehus om jordmortenester. Kommunen leiger jordmortenester frå Helse Førde som mellom anna utgjer to dagar per veke knytt til svangerskapsomsorg og barselgrupper på helsestasjonen.

Kommunen har også lyst ut stilling for psykolog utan å få søkarar til stillinga. Eid helsestasjon er samlokalisert med fysioterapitenesta og barnevern. Heimetenestene og psykiatritenesta har også kontor i same hus. Infodoc vert nytta som elektronisk journal- system. Det vert nytta papirjournalar i tillegg til elektronisk journal.

Kommunen har teke i bruk «Kvalitetslosen» som elektronisk styringssystem. Helsestasjonen er i gang med å ta i bruk «Kvalitetslosen». Leiande helsesøster har starta arbeidet med å oppdatere eigne rutinar og overføre dei til dette systemet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 27.05.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 02.09.2013.

Intervju 7 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 03.09.2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og faglege rettleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis.

Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikra kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre vart ivareteke.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidreg til å sikre barn sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og behandling. Vi såg også på om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tenester frå fleire einingar.

Tilsynet såg også på om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig.

Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at tilsette på helsestasjonen følgjer nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og dei nasjonale retningslinjene for veging og måling i helsestasjonen.

5. Funn

Avvik 1

Eid kommune sikrar ikkje at helsestasjonen gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring.

Avvik frå helse- og omsorgstenestelova §§ 3-2 nr. 1b, 4-2, jf. 12-5 og internkontrollforskrifta §§ 3 - 5.

  1. Dei tilsette ved helsestasjonen er kjende med nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og nasjonale retningslinjer for veging og måling i helsestasjonen. Retningslinjene er lagt inn i «Kvalitetslosen». Ansvarleg leiar ved helsestasjonen er i gang med å utarbeidde skriftlege rutinar for bruk av retningslinjene, men retningslinjene er ikkje innarbeidde i praksis.
  2. Kommunen har som mål å følgje nasjonale retningslinjer. I følgje helsestasjonen si årsmelding for 2012 er det ikkje mogleg for helsestasjonen å følgje dei nye retningslinjene på dette området. I følgje helsestasjonen sin handlingsplan for 2012 – 2014 var veging og måling av skulebarn samt kosthald og fysisk aktivitet, peika på som særlege utfordringar. Det gjekk fram at planlagde tiltak for å etterkomme nye krav var utarbeiding av nye rutinar og vidareutvikling av samarbeid med barnehage og andre.
  3. Ansvarleg leiar ved helsestasjonen har teke retningslinjene opp med aktuelle samarbeidspartar, men det er ikkje utarbeidd felles rutinar eller planlagt felles tiltak som sikrar oppfølging av barn og familiar i risiko for overvekt.
  4. Den eine helsestasjonslegestillinga har vore vakant siste året. Det er ikkje utarbeidd bemanningsplan på grunnlag av ei analyse av ressurssituasjonen og utfordringane som er spesielle for helsestasjonsverksemda i kommunen.
  5. Tidlegare har helsestasjonen brukt to dagar i året til samarbeidsmøte for alle tilsette der også helsestasjonslegane har delteke. Møtet vart brukt mellom anna til fagutvikling. Som følgje av ressurssituasjonen på legesida har det ikkje vorte gjennomført slike møte det siste året. Leiinga ved helsestasjonen har planar om å trekke helsestasjonslege meir inn i utvikling av rutinar som gjeld legetenesta når det vert tilsett ny helsestasjonslege.
  6. Helsesøstrene har postmøte ein gong per veke som også vert nytta til drøfting av faglege spørsmål. Målet er at helsesøster og lege deltek på minst eit eksternt kurs i året. Det er ikkje rutine for systematisk internundervisning eller utarbeidd plan for dette.
  7. Det er ikkje utarbeidd stillingsomtaler eller funksjonsskildringar for helsestasjonslege, helsesøster og andre tilsette på helsestasjonen. Det vart opplyst at helsestasjonslege har det medisinsk faglege ansvaret ved helsestasjonen. Dei intervjua hadde ulik forståing for kva det medisinsk faglege ansvaret innebar av oppgåver i helsestasjonsverksemda.
  8. Det er ikkje utarbeidd plan eller sjekkliste for introduksjon og opplæring av nye helsesøstrer, legar /vikarar på helsestasjonen/skulehelsetenesta.
  9. Kommunen har teke i bruk elektronisk avviksmelding i Kvalitetslosen. Det vert meldt lite avvik ved helsestasjonen. I 2012 vart det meldt to avvik, og tre avvik så langt i 2013. Dei tilsette kjenner til avvikssystemet, men det gjekk fram at det er ulik forståing for kva som skal meldast som avvik på helsestasjonen.
  10. Det er ikkje system eller rutine for å gjennomføre risikovurdering av helsestasjons- verksemda. Det er ikkje gjennomført risikovurdering av kva konsekvensar avvik frå faglege retningslinjer som gjeld veging og måling og førebygging av overvekt og fedme kan innebere for barn 0-6 år i Eid kommune.
  11. Det er ikkje gjennomført brukarundersøking. Helsestasjonen har ikkje rutinar for systematisk tilbakemelding frå brukarar.

Merknad 1

Helsestasjonen i Eid kommune kan betre rutinane for journalføring for å sikre kontinuitet i helseundersøkinga.

Merknaden byggjer på følgjande:

  1. Journalgjennomgangen synte at det i ein del elektroniske journalar manglar relevante personopplysingar. Opplysningar om språk, nasjonalitet og behov for tolk mangla i ein del av journalane til framandspråklege.
  2. Namn på ansvarleg helsesøster mangla i nokre journalar.
  3. Det var ulikt kor mykje helseopplysningar som gjekk fram og korleis desse vart dokumenterte ved kvar kontroll.
  4. Det vart brukt både elektronisk journal og papirjournal. Innkomne epikriser og rapportar vart ikkje skanna over i elektronisk journal.

Merknad 2

Eid kommune kan betre rutinane for samhandling og koordinering av helsehjelp mellom helsestasjonen og fastlegane for barn som treng legetenester og behandling av sjukdom eller funksjonssvikt.

Merknaden byggjer på følgjande:

  1. Det er ikkje utarbeidd skriftleg avtale om arbeids- og oppgåvedeling mellom helsestasjonen sine legar og fastlegane. Lege ved helsestasjonen vurderer vidare tilvising til fastlege i det enkelte tilfelle på grunnlag av fagleg skjønn. Det vert ikkje nytta skriftleg tilvising til fastlege. Helsestasjonslege eller helsesøster tek sjølve munnleg kontakt med fastlege, eller foreldre vert bedd om å ta kontakt med fastlege direkte.
  2. Det vert ikkje alltid sendt kopi til fastlege av helsestasjonen sine tilvisingar til spesialisthelsetenesta.
  3. Helsestasjonslege har medisinsk fagleg ansvar for helsestasjonsverksemda. Helsestasjons- legen deltek lite i arbeidet med fagutvikling og kvalitetssikring av tenestene.
  4. Kommunalsjef har møte med fastlegane ein gong per månad. Leiande helsesøster har høve til å ta opp saker i dette møtet. Det har ikkje vore sett av tid til å drøfte rutinar som gjeld samarbeid og arbeidsdeling mellom helsestasjonen og fastlegane.

6. Regelverk

Lovverk som blir lagt til grunn ved tilsynet er:

  • lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynsloven)
  • lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven)
  • lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven)
  • lov av 02. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven)
  • forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • forskrift av 03. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • forskrift av 09. november 2012 nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap
  • forskrift av 23. november 1983 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd:

  • Årsmelding for Eid helsestasjon 2012
  • Kommunedelplan for helse- og omsorgstenestene i Eid kommune, 2012 -2015 Trinn II: Tenesteyting, kompetanse og kvalitet
  • Administrativt delegeringsreglement for Eid kommune 14.06.2013
  • Plan for verksemda ved Eid helsestasjon 2012-2014 med handlingsplan/tiltak 2012 -2012
  • Økonomirapport 2013
  • Utdrag frå Kommunedelplan for helse og omsorgstenestene i Eid kommune 2012 - 2015 tema tenesteyting, kompetanse og kvalitet
  • Organisasjonskart helse og sosialtenestene
  • Oversikt over ansvar og oppgåvedeling - helsestasjonen
  • Kopi frå heimesida til Eid kommune - informasjon om Eid helsestasjon
  • Oversikt over tilsette og stillingsstorleik i administrasjonen og helsestasjonen
  • Prosedyre frå Kvalitetslosen:
    o Helsestasjonstjenesten frå 0-5 år
    o Oversikt over nytilflytta/ flytta barn i kommunen
    o Plan for helsestasjonen
    o Kosthald og ernæring
    o Informasjon om helsetenesta til nytilflytta flyktningar og asylsøkjarar
    o Psykososialt kriseteam i Eid kommune
    o Vaksinasjon i helsestasjonen og skulehelsetenesta
  • Brosjyre: Velkommen til Eid helsestasjon
  • Brosjyre: Velkommen til Eid helsestasjon
  • Skjema: Informasjon om veging og måling i skulen
  • Kopi av skjema: Helseopplysningar frå heimen
  • Frå metodebok ved Eid helsestasjon: Samarbeidsrutinar med fastlegane – utkast utarbeidd 07.08.09 som ikkje er godkjent
  • Rutinar ved ferie på helsestasjonen
  • Kopi av Helse Førde si prosedyrehandbok: Tiltak ved uhell som fører til eksposisjon for blod eller kroppsvæsker
  • Oversikt over avviksmeldingar i Kvalitetslosen 2011-2013
  • Kopi av skjema for melding av avvik - pleie og omsorgsetaten
  • Kopi av Individuell plan med samtykkeskjema
  • Samarbeidsavtale mellom Nordfjord BUP og Eid kommune
  • Samarbeidsavtale mellom helsestasjons- og skulehelsetenesta og den offentlege tannhelsetenesta
  • Skjema - tilvising til kommunal fysioterapi og ergoterapi
  • Skjema - tilmelding til PPT
  • Prosedyre, instruks og skjema som gjeld legemiddelhandtering i skular barnehagar og SFO, Eid kommune
  • Edinburgh Postnatal Depression Scale
  • Skjema: 2- års undersøking og 4- års undersøking
  • Infoskjema: «Hei og velkomen til Helsestasjonen i Eid kommune»

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journalgjennomgang av 55 elektroniske journalar i journalsystemet. I tillegg las vi gjennom 5 fem papirjournalar til barn med behov for fleire tenester. Ein av desse journalane inneheld IP.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • brev av 27.05.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune – melding om tilsyn
  • e-post med vedlegg frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av 07.08.2013
  • e-post med vedlegg av 09.08.2013 frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
  • e-post med vedlegg av 12.08.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune
  • brev med vedlegg av 12.08.2013 frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
  • brev med vedlegg av 14.08.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune - program for tilsynet
  • e-post med vedlegg av 14.08.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune - program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Hilde Hoddevik

helsesøster

X

X

X

Liv Nesbakk

jordmor

X

X

 

Linda Gotteberg

helsesøster

X

X

 

Berit Heien Heggen

fysioterapeut

X

X

X

Thomas Vedeld

helsestasjonslege

 

X

 

Grethe Dahl Sandven

helsesøster/avdelingsleiar

X

X

X

Rune Engeseth

kommunalsjef

X

X

X

Ørjan Raknes Forthun

rådmann

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor
Jacob Andersen, ass. fylkeslege, revisor
Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar