Helsetilsynet

Samandrag

Statens helsetilsyn har bestemt at det i 2013 skal gjennomførast landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0 - 6 år. Vi har gjennomført tilsyn med Flora kommune som del av dette tilsynet. Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon.

Vi såg særleg på om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar at

  • alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar
  • helsestasjonstenesta bidreg til at barn/familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod
  • helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn
  • helsestasjonstenesta gir fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring

Rapporten gjer greie for funn på områda som det er ført tilsyn med. Det vart påpeika eit avvik og ein merknad:

Avvik 1 

Flora kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring.

Merknad 1 

Flora kommune kan betre rutinane for helsekontrollar av barn 0-6 år slik at helsestasjonen følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og rettleiarar.

Dato: 15.10.2013

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar

Linda Svori
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Flora kommune i perioden 27.05.2013 - 15.10.2013. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år i 2013, og går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynslova) § 2.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøke om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial.

2. Omtale av verksemda – spesielle forhold

Flora kommune har 11 697 innbyggjarar. I 2012 vart det fødd 130 barn i kommunen. Om lag 30% av dei nyfødde har framandspråklege mødrer. Kommunen har asylmottak med om lag 120 asylsøkarar, mange av desse er barn under skulepliktig alder. Det er også mange som vert busette i Flora kommune og som søkjer familiegjenforening. I tillegg har kommunen stor arbeidsinnvandring, spesielt frå Aust-Europa.

Flora helsestasjon er organisert som ei avdeling under tenesteområde Barn og Unge. Barnevern og PPT er dei andre einingane under tenesteområdet. Tenesteleiar Barn og unge har administrativt ansvar for tenesteområdet. Tenesteleiar barn og unge rapporterer til Kommunalsjef Helse. Leiande helsesøster har det faglege og daglege ansvaret for helsestasjonsverksemda. 30% av stillinga til leiande helsesøster er til administrative oppgåver. Helsestasjonen har 5,6 årsverk helsesøsterstilling delt på seks helsesøstrer, 1,9 årsverk jordmorstilling delt på tre jordmødrer, tre helsestasjonslegar/skulelegar med kvar sin 20% stilling, to 50% merkantile stillingar, 80% stilling for familierettleiar og 40% stilling for husmorvikar. Kommunefysioterapeut har 4 timer/ per veke på helsestasjonen. Det medisinsk faglege ansvaret for helsestasjonsverksemda er lagt til den eine helsestasjonslegestillinga.

I 2012 starta helsestasjonen prosjekt «Den viktige starten». Dette er eit tilbod om tidleg heimebesøk til alle utført av jordmor innan 72 timar. Det er ikkje teke stilling til om prosjektet skal over på vanleg drift. Helsestasjonen brukar elektronisk journal WinMed 3. IP vert ikkje skanna i elektronisk journal, men lagra i papirformat i eiga mappe/journal.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 27.05.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 11.09.2013.

Intervju 12 personar blei intervjua.Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 12.09.2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og faglege rettleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis. <(P>

Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikra kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre vart ivareteke.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidreg til å sikre barn sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og behandling. Vi såg også på om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tenester frå fleire einingar.

Tilsynet såg også på om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig.

Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at tilsette på helsestasjonen følgjer nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og dei nasjonale retningslinjene for veging og måling i helsestasjonen.

5. Funn

Avvik 1

Flora kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring.

Avvik frå: helse- og omsorgstenestelova §§ 3-2 nr. 1b, 3-3, 4-2, jf. 12-5 og internkontrollforskrifta §§ 3 - 5.

Avviket byggjer på følgjande:

  1. Dei tilsette ved helsestasjonen er kjende med nasjonale faglege retningslinjer for førebygging, utgreiing og behandling av overvekt og fedme hjå barn og unge, og nasjonale retningslinjer for veging og måling i helsestasjonen. Det er utarbeidd skriftleg rutine som gjeld barn i risiko for feilernæring som er revidert i 2013. Dei nye retningslinjene er ikkje implementerte i rutinen.
  2. Kommunen har som mål å følgje nasjonale retningslinjer. I følgje helsestasjonen sine styringsdokument er det ei målsetting å følgje opp sentrale føringar og satsingsområde. Ansvarleg leiar ved helsestasjonen har drøfta problemstillingar som gjeld ernæring og overvekt med aktuelle samarbeidspartar, men det er ikkje utarbeidd felles rutinar eller sett i verk tiltak som sikrar oppfølging av barn i risiko for overvekt og deira familiar.
  3. Det er ikkje utarbeidd bemanningsplan på grunnlag av ei analyse av ressurssituasjonen og utfordringane som er spesielle for helsestasjonsverksemda i kommunen.
  4. Det er ikkje rutine for å ta opp og gjennomgå nye nasjonale retningslinjer på ein systematisk måte og vurdere eventuell endring av praksis.
  5. Kommuneleiinga var kjende med utfordringar som gjeld ernæring og overvekt på samfunnsnivå. Overvekt og sjukdomsutvikling vert peika på som ei av hovudutfordringane i Flora kommune i helse- sosial og omsorgsplan for 2013-2016. Leiinga var ikkje kjende med at dei nye retningslinjene ikkje var implementerte i helsestasjonsverksemda.
  6. Det er ikkje rutine for å gjere systematisk risikovurdering av helsestasjonsverksemda. Det er ikkje gjennomført risikovurdering som grunnlag for avgjerd om å ikkje implementere rettleiarane, eller kva konsekvensar manglande implementering får for barn i risiko for feilernæring og overvekt.

Merknad 1

Flora kommune kan betre rutinane for helsekontrollar av barn 0-6 år slik at helsestasjonen følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og rettleiarar.

Merknaden byggjer på følgjande:

  1. Helsestasjonen har som mål å følgje sentrale retningslinjer og rettleiarar. Ved Flora helsestasjon gjer ikkje helsesøster heimebesøk til alle innan 10 dagar. Alle førstegongs-fødande får tilbod om heimebesøk, fleirgongsfødande får tilbod etter behov. Helseundersøking ved 11 månader er brukarstyrt, og det er ikkje tilbod om kontroll ved 18 månader. Det vart opplyst at desse kontrollane vart tekne ut som følgje av reduksjon i budsjettet med 50% stilling for helsesøster.
  2. Det er utarbeidd skriftlege rutinar for gjennomføring av helsekontrollane som er godkjende av medisinsk fagleg ansvarleg.
  3. Som følgje av tidleg utskriving frå fødeavdeling har helsestasjonen starta prosjekt med heimebesøk utført av jordmor til alle innan 72 timar. Det er ikkje teke stilling til om dette tilbodet skal overførast til vanleg drift.
  4. Det er ikkje gjennomført risikovurdering av kva konsekvensar endringar i kontrollprogrammet har fått for barn 0-6 år.

6. Regelverk

Lovverk som blir lagt til grunn ved tilsynet er:

  • lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m(helsetilsynsloven)
  • lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven)
  • lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven)
  • lov av 02. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven)
  • forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • forskrift av 03. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • forskrift av 09. november 2012 nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap
  • forskrift av 23. november 1983 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd:

  • Årsrapport 2012
  • Organisasjonskart for Flora kommune - politisk organisering
  • Organisasjonskart for Flora kommune - administrativ organisering
  • Organisasjonskart Tenesta Barn og Unge Flora kommune 2013
  • Planprogram - Kommuneplanen sin samfunnsdel 2013 - 2017
  • Møte og delegasjonsreglement - Flora kommune
  • Tenesteerklæring for Flora helsestasjon
  • Stillingsomtale for avdelingsleiar Barn og unge
  • Visjon og mål for helsestasjonsverksemda
  • Oversikt over styringsverktøy (lover, forskrifter, rundskriv og rettleiarar)
  • Handlingsprogram Barn og Unge 2013
  • Oversikt over tilsette, stillingar og utdanning pr. 01.08.2013 Flora helsestasjon
  • Stillingsoversikt med prosentfordeling per 01.06.2013 Flora helsestasjon
  • Møteplan 2013, Flora helsestasjon
  • Møteplan 2013, Flora helsestasjon sine samarbeidspartar
  • Sjekkliste for introduksjon av nytilsette ved Flora helsestasjon
  • Flora helsestasjon, Kompetanseplan 2010 - 2015
  • Flora helsestasjon - oversikt over ansvarsfordeling for oppfølging av skular, barnehagar og barneparkar skuleåret 2012/2013
  • Flora helsestasjon - Arbeidsplan 01.01.13 - 31.12.13 for helsesøster, jordmor, familierettleiar og sekretær
  • Utgreiing/orientering om:
    - Helsestasjonsverksemda Flora helsestasjon
    - Oversikt over undersøkingar i helsestasjonen 0-5 år
    - Gruppekonsultasjonar
    - Skulehelseteneste
    - Barn med samansette problem og familiar i belasta livssituasjonar
    - Fysioterapeut
    - Helseteneste til asylsøkarar/fleirkulturelle brukarar
    - Helsestasjon for ungdom
    - Reisevaksinering
    - Familierettleiar
    - Husmorvikar
    - Jordmor i Helsestasjon
    - Prosjekt: «Den viktige starten»
    - Internkontroll og kvalitetsikring
  • Informasjon til brukarar og fagpersonell om Ansvarsgruppe
  • Kopi av skjema:
    - innkalling til ansvarsgruppemøte
    - referat frå ansvarsgruppemøte
    - samtykkeerklæring
    - startskjema for ansvargruppe
  • Rutinehandbok Koordinerande eining:
    - Handsaming av innkomen søknad koordinator og IP
    - Henvending til KE angåande brukar/pasient
  • Flytskjema - Saksgang for henvendingar til koordinerande eining
  • Kopi av avtale - Beredskap og følgeteneste for jordmor i Flora og Bremanger kommune
  • Informasjonsfolder: Den viktige starten, Velkommen til svangerskapsomsorga i Flora kommune, Velkommen til Flora Helsestasjon, Velkommen til 2 årskontroll på Flora helsestasjon, Velkommen til 4 års kontroll på Flora helsestasjon, Innkalling til basisundersøking av 5 åringar før skulestart, Orientering om skulehelsetenesta
  • Referat frå driftsmøte med årsplanlegging
  • Referat frå samarbeidsmøte mellom helsestasjonen og tannhelsetenesta
  • Delavtale mellom Flora kommune og Helse Førde: Svangerskaps-, fødsels- og barselomsorga
  • Samarbeidsavtale mellom helsestasjon- og skulehelsetenesta og Tannhelsetenesta
  • Rutineskildring for Samarbeid om tenester:
    - tenesta barn og unge og tenesta for helse
    - tenesta barn og unge og barnehagane i Flora kommune
    - samhandlingsrutinar mellom helsestasjonen, PPT og Barnevern
  • Kopi av avviksmeldingar Flora helsestasjon 2013
  • Prosjekt «Den viktige starten» - brukarundersøking
  • Frå metodebok Flora helsestasjon:
    - Samarbeid med fastlege
    - «Den viktige starten» – tidleg heimebesøk
    - Heimebesøk til nyfødt
    - 6 vekers kontroll
    - 3 mnd. kontroll
    - 4 mnd. kontroll
    - 5 mnd. kontroll
    - 6 mnd. kontroll
    - 8 mnd. kontroll
    - 10 mnd. kontroll
    - 1 års kontroll
    - 15 mnd. kontroll
    - 2 års kontroll
    - 4 års kontroll
    - Helseundersøkelse m.m til alle barn 0-5 år m/ vedlegg: når barnet ikkje møter til avtalt time, huskeliste for innskriving av nyfødde/nytilflytta
    - Barn i risik- for feilernæring
    - Vaksinasjon etter gjeldande vaksinasjonsprogram
    - Metodebeskriving for handtering av stikkuhell og liknande med kjent agens
    - Skulestartkontroll
    - Bruk av tolk
    - Registrering av nyankomen person med utanlands bakgrunn
    - Helseintervju med nyankomen person med utanlandsk bakgrunn m/ sjekkliste og kartleggingsskjema
    - Kartlegging av vaksinasjonsstatus og avklaring av vidare vaksinasjon for personar med utanlandsk bakgrunn
    - Hepatitt B vaksinasjon til personar med bakgrunn frå land utanfor lågendemisk område for Hepatitt B
    - Kjønnslemlesting, Informasjon til gravide og pårørande for barn i utsette grupper m/ huskeliste og informasjonsmateriell
    - Førebygging av kjønnslemlesting: Tilbod om samtale og frivillig underlivsundersøking m/ informasjon til foreldre, invitasjonsbrev og samtykkeskjema
    - Prosedyre for å utarbeide og vedlikeholde metodebeskrivelse
    - Registrering av avvik iht. lover, forskrifter og gjeldande reglar
    - Saksbehandling av registrerte avvik
    - Skjema for å melde avvik
    - Oversikt over myndigheitskrav, rundskriv, St. meldingar, faglege rettleiarar og interne prosedyrar

Dokumentasjon som blei lagt fram under revisjonsbesøket:

  • Revidert organisasjonskart Tenesta Barn og Unge Flora kommune 2013
  • Kopi av skjema: Månadleg melding frå avdelinga til tenesteleiar
  • Helse,- sosial- og omsorgsplan 2013 - 2016 Flora kommune

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journalgjennomgang av 62 elektroniske journalar i journalsystemet. I tillegg såg vi gjennom mappene til to barn med IP.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • brev av 27.05.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Flora kommune – melding om tilsyn
  • brev med vedlegg av 15.08.2013 frå Flora kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
  • brev med vedlegg av 22.08.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Flora kommune - program for tilsynet
  • e-post av 26.08.2013 frå Flora kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
  • e-post av 27.08.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Flora kommune – revidert program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Bea Aksnes

Norunn Midthjell

Anne Hopland

Anne Endestad

Ingeborg Eldevik

Ann Kristin Førde

Dagfinn Krogsæter

Ann Kristin Svenkerud

Kari Liseth

Hilde Marie Sund

Gry T. Ommedal

Terje Heggheim

helsesekretær

helsesøster

jordmor

helsesøster

jordmor/familierettleiar

helsesøster

helsestasjonslege

fysioterapeut

leiande helsesøster/jordmor

helsestasjonslege

tenesteleiar Barn og unge

rådmann

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor
Jacob Andersen, ass. fylkeslege, revisor
Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk