Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika som blei avdekt på det reviderte området.

Systemrevisjonen gjaldt dei sosiale tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak sikrar at tilgjenge, tildeling og oppfølging av desse tenestene til personar mellom 17 og 23 år er forsvarleg. Kommunens plikt til å gjere individuelle vurderingar, legge til rette for brukarmedverknad og samhandling med andre relevante tenesteytarar var del av tilsynstema.

Fylkesmannen avdekte to avvik under systemrevisjonen i Eid kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik:

  1. Eid kommune sikrar ikkje at det alltid vert gjort ei forsvarleg vurdering ved behandling av søknadar om økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.
     
  2. Eid kommune sikrar ikkje at tenesta opplysing, råd og rettleiing er tilgjengeleg og blir tildelt på ein forsvarleg måte til personar mellom 17 og 23 år.

Dato: 22.04.2016

Tom Debu Nesvåg
revisjonsleiar

Siren Rørgård Skjerven
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Eid kommune i perioden 21.01.2016 – 21.04.2016. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen inneverande år og er del av det landsomfattande tilsyn på området.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med dei sosiale tenestene i Nav-kontora etter sosialtenestelova § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av kommunen - spesielle forhold

Eid kommune hadde på tilsynstidspunktet vel 6.000 innbyggjarar. Nav-kontoret har ni tilsette i til saman åtte årsverk, eksklusiv Nav-leiar i full stilling. Nav-kontoret er organisert under avdelinga Teknisk og samfunn og Nav-leiar rapporterer til kommunalsjef.

Nav-kontoret har innvilga tenester omfatta av tilsynsområdet til 28 personar i alderen 17-23 år i 2015. Dei fleste ungdomane som kontoret følgjer opp får oppfølging av ungdoms-teamet ved ein av dei to rettleiarane som arbeider med denne gruppa. Kommunen har samarbeid om ungdom med fleire instansar, både på generelt nivå og i enkeltsaker.

Alle rettleiarane ved Nav- kontoret har fast dag som mottaksvert ein dag per veke og åtte av ni rettleiarar arbeider med oppfølging av brukarar.

Tre tilsette i kontoret deltek i sosial-teamet og har ansvar for å gjere vedtak om tenester på tilsynsområdet. I tillegg er ein rettleiar back-up når det gjeld søknader om økonomisk stønad.

Vedtaka blir kvalitetssikra og underskrive av leiar. I leiar sitt fråvær er fullmakt som gjeld økonomisk stønad delegert til namngjevne tilsette i prioritert rekkefølgje. Det går ikkje fram at leiinga har utarbeidd tilsvarande fullmakt for tenesta opplysing, råd og rettleiing.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 21.01.2016.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapittel 8, dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 02.03.2016.

Intervju
Seks personar blei intervjua.
Det blei gjennomført synfaring i mottaket i Nav-kontoret 02.03.2016.

Sluttmøte blei halde 03.03.2016.

Førebels rapport vart sendt 11.03.2016.

I forkant av tilsynsbesøket tok Fylkesmannen telefonkontakt med to samarbeidspartar til Nav- kontoret når det gjeld ungdom. Dette var avklara med Nav-leiar på førehand. Vi snakka med oppfølgingstenesta ved Eid vidaregåande skule, og stilte dei spørsmål om samarbeid med Nav- kontoret om ungdom. Svara som blei gitt nytta vi i førebuingane til tilsynet, t.d. når det gjaldt kva vi skulle spørje om i intervjua og kva vi skulle sjå etter ved gjennomgang av brukarmappene. Vi forsøkte også å få samtale med psykiatritenesta i kommunen, men fekk ikkje gjennomført dette.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var dei sosiale tenestene opplysning, råd og rettleiing, jf.  sosialtenestelova § 17 og økonomisk stønad jf. sosialtenestelova §§ 18 og 19, til personar mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen undersøkte om kommunen har eit system som systematisk sikrar at dei nemnde tenestene er tilgjengelege for målgruppa, at tildelinga skjer i tråd med lov- og forskriftskrav og at oppfølginga av dei unge som mottar tenestene er forsvarleg.

Vi kontrollerte t.d. om det er informasjon om tenestene på kommunen si nettside og i mottaket på Nav-kontoret, og om det blir informert om tenestene i Nav-kontorets direktekontakt med ungdom og samarbeidspartar. Vi undersøkte også om Nav-kontorets behandling av søknader om tenestene er forsvarleg og om ungdom blir følgt opp på ein forsvarleg måte når tenestene er innvilga.

Kommunens plikt til å gjere individuelle vurderingar og legge til rette for brukarmedverknad, var også del av undersøkinga.

Vi har sett på kommunens internkontroll, for å undersøke om den fungerer etter intensjonen slik at kommunen til dømes sikrar kvalitet i tenestene og fangar opp eventuelle feil.

Tilsynet omhandlar berre ein utvald del av Nav Eid si verksemd på tilsynstidspunktet, og gir difor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene som ytast ved Nav Eid.

5. Funn

Avvik 1:

 Eid kommune sikrar ikkje at det alltid vert gjort ei forsvarleg vurdering ved behandling av søknadar om økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.

Avvik frå følgjande krav: sosialtenestelova §§ 4, 5, 18 og 19 jf. internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

a) Mappegjennomgangen syner at det som oftast vert tatt utgangspunkt i satsar ved utmåling av stønad til livsopphald. Det går ikkje alltid fram at det er gjort ei konkret individuell vurdering av kvifor utmålinga er forsvarleg for den enkelte. Det går ikkje alltid fram av dokumentasjonen korleis informasjon som har kome fram gjennom kartlegginga er brukt.

b) Mappegjennomgangen viste at når stønad blir avslått etter § 18, blir det ikkje alltid dokumentert at det er gjort ei individuell vurdering av om det skal ytast stønad etter § 19. Der søknad vert avslått også etter § 19 går det ikkje alltid fram av vedtaket kvifor vilkåra for å yte slik stønad ikkje er oppfylt og kva vurderingar som ligg til grunn for dette.

Avvik 2:

 Eid kommune sikrar ikkje at tenesta opplysing, råd og rettleiing er tilgjengeleg og blir tildelt på ein forsvarleg måte til personar mellom 17 og 23 år.

Avvik frå følgjande krav: sosialtenestelova §§ 4, 5, 17 jf. internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

a) Eid kommune har utarbeidd ein sakshandsamingsprosedyre for tildeling av økonomisk stønad. Av denne går det fram at tenesta opplysning råd og rettleiing skal vurderast. Av intervju og mappegjennomgang går det fram at tilsette ikkje har ei felles korrekt forståing av kva tenesta opplysing, råd og rettleiing er, og kva krav som ligg til sakshandsaming som gjeld denne tenesta. Mappegjennomgangen avdekte at vedtak om tenesta ikkje er i samsvar med krav til einskildvedtak.

b) Mappegjennomgangen avdekte at det ikkje alltid er dokumentert at brukarane får informasjon og tilbod om tenesta opplysing, råd og rettleiing. Dette sjølv om behova til brukarane ofte er kartlagt. Av mappegjennomgang og gjennom intervju går det fram at det ikkje vert sett fram søknadar om tenesta opplysing, råd og rettleiing.

c) Det ligg ikkje føre dokumentasjon i alle mappene om at tenesta opplysing, råd og rettleiing er ytt der Nav Eid har meint at tenesta har vore tildelt. I nokre vedtak om økonomisk stønad er konkrete enkeltståande råd heimla i § 17 utan at det alltid er gjeve tilbod om tenesta opplysing, råd og rettleiing framover i tid.

d) Eid kommune har ikkje gjennomført ros-analyse for tenesta opplysing, råd og rettleiing og det er ikkje på anna måte vurdert kor det kan svikte på området.

Styringsfunn som gjeld begge avvika:

a) Av delegeringsreglementet i Eid kommune går det fram at både Nav-leiar og leiar av flyktningtenesta er delegert fullmakt frå rådmannen etter sosialtenestelova. Denne organiseringa er ikkje i samsvar med sosialtenestelova. Leiinga i kommunen har ikkje sett i verk korrigerande tiltak.

b) Av dokumentasjon og gjennom intervju går det fram at det har vore hyppig utskifting av personale i Nav-kontoret over fleire år. Av mappegjennomgang går det fram at det ikkje alltid er gjort forsvarlege vurderingar på området for tilsynet. Kommuneleiinga har ikkje sett i verk kompenserande tiltak for å sikre at det vert ytt forsvarlege tenester, trass i utskifting av personale.

c) Nav-leiar skal kvalitetssikre og signere vedtak etter sosialtenestelova. I leiar sitt fråvær gjer andre tilsette dette. Det er ikkje utarbeida retningslinjer, sjekkliste eller andre hjelpemiddel for å sikre felles forståing for gjennomføring av kvalitetssikringa.

d) Av intervju kjem det fram at kommunalsjef ikkje etterspør ros-vurderingar som er gjort i Nav- kontoret på tilsynsområdet.

6. Vurdering av styringssystemet i kommunen

Dei unge som Nav-kontoret møter er gjerne i ein kritisk overgangsfase i livet frå born til vaksen, og det er viktig at Nav tilbyr og yter forsvarlege sosiale tenester til denne gruppa, jf. føremålet med sosialtenestelova som er heimla i § 1. Internkontrollforskrifta pålegg kommunen å sikre og dokumentere at dei etterlever dei krava som er sett i lova jf. sosialtenestelova § 5.

Vi meiner at når kommunen er kjent med hyppig utskifting av personale, så fordrar det at det vert sett i verk tiltak som sikrar at tenestene vert ytt i samsvar med lovkrav. Felles forståing av kva som ligg i lovkrava er ein føresetnad. Manglande sikring av felles forståing kan medføre risiko for at avgjerder vert personavhengig og det kan føre til usakleg forskjellsbehandling. Manglande ros- vurdering på området, og at det ikkje er ei felles forståing for kva som kan vere avvik, aukar risikoen for at svikt kan skje. Kommunen si utfordering, slik vi ser det, er at det ikkje er etablert rutinar som er eigna til å kontrollere at svikt ikkje skjer. Der det ikkje er etablert kontrollrutinar kan heller ikkje kommunen korrigere praksis der denne ikkje er i samsvar med lova. Konsekvensane kan vere at unge mellom 17-23 år ikkje får dei tenestene dei har rett på.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (sosialtenestelova)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • Forskrift til forvaltningslova
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga
  • Rundskriv til sosialtenestelova, Hovednr. 35
  • Rundskriv A-1/2015 – statlige retningslinjer for økonomisk stønad 2016

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold gjeldande tilsynsområdet, som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart Eid kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Eid kommune og NAV i Sogn og Fjordane
  • Oversikt over «Organisering og oppgåvedelinga ved NAV Eid», inkl. oversikt over tilsette som arbeider med tenestene innanfor tilsynstema (3 personar i tillegg til leiar)
  • Samarbeidsavtale med Kriminalomsorga (KIF)
  • Samarbeidsrutine mellom barnevernstenesta og NAV Eid
  • Notat om møtestruktur internt, kommuneleiinga og samarbeidspartar
  • Delegasjonsreglement i Eid kommune
  • Internt notat «Fullmakter til å fatte vedtak og tilvise økonomisk sosialhjelp».
  • Oversikt over gjennomførte og planlagde opplæringar - Kompetanseplan NAV Eid 2015 og 2016
  • Årsrapport 2015, kommunale oppgåver NAV Eid
  • Verksemdsplan NAV Eid 2016
  • Utviklingsavtale NAV Eid 2016
  • Årshjul NAV Eid 2016
  • Tiltaksplan sosiale tenester ved NAV Eid 2016
  • Internkontroll/eigenvurdering gjennomført to gongar i 2013, éin gong i 2014 og i februar 2016
  • Resultat av Brukarundersøking ved NAV Eid hausten 2015
  • Oversikt over klagesaker i 2015
  • Rutine Registrering av brukarar
  • Rutine ved mottak av søknad
  • Rutine for søknad om naudhjelp
  • Rutine Søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Rutine Klage på vedtak om økonomisk sosialhjelp
  • Rutine Individuell plan
  • Rutine Registrering av kommunale opplysningar i Arena
  • Søknadsskjema økonomisk sosialhjelp
  • Kartleggingsskjema
  • Dokumentasjonskrav til søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Kvalitetshandbok Eid kommune - Compilo (tidlegare Kvalitetslosen), kvalitets- og avvikssystem
  • Internt notat ang. kva er eit avvik og registrering av avvik

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Stikkprøver frå 20 brukarmapper

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel, 21.01.2016
  • Tilbakemelding frå kommunen om kontaktperson for tilsynet, 05.02.2016
  • Dokumentasjon frå kommunen, 05.02.2016
  • Dagsorden for tilsynet, 15.02.2016
  • Førebels rapport 11.03.2016

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet
Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte

Jeanette Heimsæter

Sosialkonsulent

x

x

x

Bodil Førde

Leiar Nav Eid

x

x

x

Elin Leikanger

Kommunalsjef

x

x

 

Elisabeth Eldevik

Rådgjevar

x

x

x

Alice Sommerseth Grodås

Konsulent

x

   

Trude Sefland Heggen

Rådgjevar

x

x

x

Dina Pettersen

Rådgjevar

x

   

Katrine Skrede

Rådgjevar

x

 

x

Heidi Kvernevik

Rådgjevar

x

 

x

Pål Roar Torp Brekke

Rådgjevar

x

x

 

Henriette Eidekvam

Student

x

 

x

Ingunn Åland

     

x

Frå tilsynsorganet deltok: Elisabeth Lund- Iversen (revisor), Siren Rørgård Skjerven (revisor) og Tom Debu Nesvåg (revisjonsleiar)

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk