Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastning til voksne.

Tilsynet avdekket ett avvik:

Melhus kommune sikrer ikke at det gis nødvendige helse- og omsorgstjenester i form av avlastningstiltak til eldre.

Dato: 27.06.12

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Melhus kommune i perioden 27.01.12 - 04.05.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Melhus kommune har ca 15.000 innbyggere og er nabokommune til Trondheim. Kommunen har hatt stor tilflytting i de siste årene.

Kommunen er organisert i virksomheter med virksomhetsleder for flere enheter. Rådmann har lederavtale med sine virksomhetsledere.

Det er Pleie- og omsorgsenhetene Bo og avlastning, Hølonda Helse og omsorg, Horg/Flå helse og omsorg og Nedre Melhus Helse og omsorg som yter tjenestene avlastning. Enhetene er inndelt geografisk og med litt ulik organisering, hvor Nedre Melhus helse og omsorg er den største enheten. Bo og avlastning yter tjenester til utviklingshemmede og barn, og er holdt utenfor dette tilsynet.

Søknad om tjenester rettes til pleie- og omsorgstjenesten i det distriktet søkeren bor. Søknader om tjenester avgjøres i Inntaksteam i hver enhet. Kommunen harogså et felles Inntaksteam som arrangeres en gang i måneden hvor alle enhetslederne fra de tre hjemmetjenestene møtes. Dette er for å sikre lik behandling av søknader om langtidsopphold, korttidsopphold og avlastning.

Informasjon om kommunens tjenester foreligger på kommunens nettside. Det gis videre informasjon om tjenesten ved henvendelse til den enkelte enhet.

Kommunen har EQS – elektronisk kvalitetssystem hvor blant annet serviceerklæringer og avvikssystem for kommunen ligger. Systemet er lenket opp mot blant annet lovverk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.01.12.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.12.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.05.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Om Melhus kommune sikrer en forsvarlig tildeling av avlastning til voksne. Det vil si om kommunen etterlever myndighetskravene til utredning, tildeling og iverksettelse av avlastning til voksne.

5. Funn

Avvik:

Melhus kommune sikrer ikke at det gis nødvendige helse- og omsorgstjenester i form av avlastningstiltak til eldre.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 og § 3-2
  • Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-3 første ledd og forvaltningsloven § 11
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det sikres ikke at brukere får tilstrekkelig informasjon om muligheten til å søke avlastning.
  • Tilsynet har fått ulik informasjon om hva det informeres om når det gjelder muligheten for å søke om avlastning
  • Det fremkommer at det er uklarheter om skillet mellom avlastning og korttidsopphold. Det opplyses også at dette skillet kan fremstå som uklart for brukerne av tjenestene. Det er ikke blitt gjennomført opplæring i skillet mellom tjenestene.
  • Gjennomgang av vedtak viser at det i enkelte saker innvilges korttidsopphold når det er søkt om avlastning. Vedtakene er i liten grad begrunnet slik at det kan fremstå som uklart hvorfor aktuelle tjeneste innvilges.

6. Regelverk

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Forvaltningsloven
  • Forskrift om internkontroll

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegering av myndighet fra kommunestyret
  • Delegering av myndighet fra rådmann til stab og virksomhetsledere
  • Kompetanseplan 2011/2012
  • Strategisk kompetanseplan helse og omsorg 2012 – 2016
  • Veileder for saksbehandling i Profil
  • Veileder for behandling av klagesaker
  • Serviceerklæring for tjenesten avlastning
  • Søknadsskjema for helse og omsorgstjenester
  • Kopi av vedtak
  • Skjema for vurderingsbesøk, Iplos registrering, arbeidsplassvurdering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av 9 brukerjournaler
  • Rutine for inntak på ledige korttidsplasser i sykehjemmet på Tunet, Utsikten og Hølonda Helsehus
  • Rutine for felles inntaksmøte

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 26.01.12
  • Diverse e-poster om praktisk gjennomføring av tilsynet.

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunen har en lovfestet plikt til å ha styring og kontroll med sine helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Gjennom styringssystemet skal virksomheten sikre at oppgaver og tjenester utføres i samsvar med lovkrav slik at det ikke blir tilfeldig om lovbestemmelser etterleves. Hvilke funksjoner styringssystemet skal ivareta i form av internkontroll, er nærmere beskrevet i forskrift om internkontroll. Det er et lederansvar å følge med på at den daglige driften fungerer som forutsatt.

Melhus kommunes styringssystem omfatter blant annet lederavtale mellom Rådmannen og virksomhetslederne. Enhetsleder har delegasjon til å fatte vedtak om tjenester. Kommunens delegasjonsreglement er imidlertid ikke oppdatert på lovverk, og det foreligger ikke skriftlig delegasjon fra virksomhetsleder til enhetsleder. Søknader om avlastning og korttidsopphold avgjøres i Inntaksteam. Det er forelagt søknadsskjema hvor avlastning er et alternativ det kan søkes om. Kommunen har svært få søknader om avlastning til eldre. Det er utarbeidet en serviceerklæring for avlastning. Serviceerklæringen er ikke oppdatert.

Det fremkommer at det har vært lite opplæring i regelverk for ansatte i hjemmetjenesten. De ansatte skal informere brukere om kommunens tjenester under tjenesteutførelsen. Ansatte opplyser om at de føler ansvar for å informere, men tilsynet har fått ulik informasjon om hva det informeres om når det gjelder muligheten for å få avlastning. Det er ikke gitt opplæring i skillet mellom avlastning og korttidsopphold, og under intervju gis det et inntrykk av at det informeres mest om korttidsopphold eller «opphold».

Tjenesten begrenses ikke til grupper med bestemte diagnoser eller alder m.m. når det gjelder eldre.

Praksis for utredning av behov er kjent. Det gjennomføres vurderingsbesøk ved søknad fra «nye» brukere og ved endring av behov. Kommunen bruker IPLOS og skjema for vurderingsbesøk. Både omsorgsyter og omsorgsmottakers behov kartlegges. Det er ønskelig å bruke skriftlig søknadsskjema, men det er varierende bruk av dette. Det er opplyst at det er varierende hva som dokumenteres i journal.

Det er ikke forelagt skriftlige rutiner eller prosedyrer for tildeling av avlastningstjenester. Det opplyses om at tildeling av avlastning baseres på søkers individuelle behov. Tilsynet får en forståelse av at kommunen strekker seg langt for å imøtekomme søkernes individuelle behov, og er opptatt av å gi gode tjenester. Det foreligger ikke standarder for tildeling av avlastning, og avlastning gis i tråd med omsorgsyters ønske for tidspunkt. Avlastning innvilges i hovedsak i sykehjem.

Melhus kommune har tidligere i liten grad innvilget avlastning, men imøtekommet brukernes behov for avlastning med korttidsopphold. Gjennomgang av brukermapper og av intervju fremstår det som om praksis for tildeling av avlastning har endret seg i 2011 og 2012 ved at det nå tildeles mer avlastning.

Kommunen har kort saksbehandlingstid, og det tas ikke vederlag for avlastningen.

Det beskrives en praksis for at vedtak om avlastning iverksettes i rett tid, og gjennomføres i samsvar med vedtaket. Det fremkommer av vedtak når og hvor tjenesten skal gis.

Tilsynet har videre fått beskrevet en praksis for at det settes inn midlertidige tiltak om vedtak om avlastning eller korttidsopphold ikke kan oppfylles straks. Det er videre beskrevet en god praksis for å håndtere akutte behov.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Arne Løvset

Virksomhetsleder

X

X

 

Marit Kristin Johnsen

Sykepleier

X

X

X

Siri Busklein

Enhetsleder

X

X

X

Roger Santiokhie

Rådgiver

X

 

X

Kristin Grindstuen

Enhetsleder

x

X

X

Randi Havdal

Enhetsleder

X

X

X

May Britt Vikan

Hjelpepleier

X

X

X

Vigdis Bye

Enhetsleder

X

X

X

Iren Richardsen

Juridisk rådgiver

   

X

Astrid K. Malum

Sykepleier

 

X

X

Eirin Folde

Vernepleier

 

X

X

Gunn Marit K. Berg

Merkantil

 

X

 

Siri Losen

Hjelpepleier

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Merete Olufsen Bondø
Revisor Jannicke Evjen Olsen