Helsetilsynet

Fylkesmannens er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn etter lov om barneverntjenester § 5-7, første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt, og at beboerne får et faglig forsvarlig og likeverdig tilbud i senteret, jf. forskrift for sentre for foreldre og barn § 21.

Sammendrag

Dette tilsynet er det første som er gjennomført ved Viktoria familiesenter etter at forskrift for sentre for foreldre og barn trådte i kraft 25.11.2010.

Tilsynet er gjennomført av et regionalt sammensatt team med representanter fra Fylkesmennene i Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag.

Tilsynet omfattet:

  • senterets arbeid i inntaksfasen – fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og i den første tiden etter at familien er flyttet inn.
  • hvordan senteret styrer virksomheten for å sikre at det ytes forsvarlige tjenester.

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 23.08.2012

Berit Hågensen
revisjonsleder

Berit Roll Elgsaas
revisor

Kirsti Myrvang
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i form av systemrevisjon ved Viktoria familiesenter i perioden 10.04.2012 – 21.06.2012.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Det ble ikke gitt funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten

Viktoria familiesenter er et statlig tiltak for foreldre og barn og er godkjent for inntil 5 familier som får opphold på senteret på grunnlag av barnevernloven § 4-4, annet ledd.

Senterets målgruppe er familier som befinner seg i en vanskelig livssituasjon med barn i alderen 0-3 år, samt gravide i siste måned av svangerskapet.

Tilbudet er døgnbasert, med hjemreise hver 4. helg.

Viktoria familiesenter består av to hus, hvorav Hus 1 inneholder 3 hybler med felles kjøkken og oppholdsrom og Hus 2 inneholder 4 leiligheter. Det er kontorer og møterom for ledelsen og ansatte i begge husene.

Beliggenheten er sentral på Lade i Trondheim, med kort avstand til offentlig kommunikasjon, kjøpesenter, lekeplasser og friområder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.04.2012.

Omvisning på senteret ble gjennomført 19.06.2012.

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble avholdt på senteret 20.06.2012.

Fire personer ble intervjuet.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Senterets arbeid i inntaksfasen – fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og i den første tiden etter at familien er flyttet inn.
  • Hvordan senteret styrer virksomheten for å sikre at det ytes forsvarlige tjenester.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

6. Vurdering av senterets styringssystem

Tilsynet har undersøkt om senteret gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer familier forsvarlig inntak og at inntaksfasen utføres innenfor rammene av barnevernloven.

Det følger av forskrift om sentre for foreldre og barn § 14 at senteret skal ha internkontroll for å sikre at det utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I forskriftens § 14, annet ledd, betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av barnevernloven.

Internkontrollen er beskrevet i institusjonsplanen.

Senteret har en møtestruktur med lederteam, bestående av teamleder, nestleder og leder som møtes ukentlig. Det gjennomføres regelmessig teamledermøter, samarbeidsmøter, ukentlige saksmøter hvor beboere deltar annenhver gang, husmøter og personalmøter.

Institusjonsplanen utvikles i en kontinuerlig prosess.

Leder er tilgjengelig og har en “åpen dør” for de øvrige ansatte.

Nye rutiner drøftes og tas opp i personalmøte. De ansatte er kjent med rutinene, og det blir redegjort for endringer i personalmøtet. Det er utarbeidet skriftlige rutiner blant annet for innflytting. Det er utarbeidet sjekklister hva som skal foregå i inntaksmøtet og ved inntak. Det er utarbeidet en kompetanseplan, og de ansatte opplever at de blir hørt, samtidig som det blir tatt hensyn til hvilken kompetanse som trengs.

Uønskete forhold og avvik meldes til teamet, eller dersom det er alvorlig, til ledelsen.

Gjennom møtestrukturen, en åpen og tilgjengelig ledelse og et godt arbeidsklima, samt at det foretas en systematisk gjennomgang og evaluering av rutiner/prosedyrer, sikrer senteret at inntak av nye familier blir gjennomført på en forsvarlig måte.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter
  • Lov om barneverntjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift for sentre for foreldre og barn
  • Bufdir. 2011: Veileder for forskrift for sentre for foreldre og barn

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kopier av 3 saker vedrørende familier som har hatt opphold ved senteret
  • Institusjonsplan
  • Kompetanseplan 2011
  • Info og praktiske oppgaver i oppstarten (sjekkliste)
  • Infomappe til beboere
  • Mal faser i oppholdet
  • Rutine innflytting
  • Saksliste innflyttingsmøte
  • Bufetats kvalitetsgjennomgang
  • Ansatteoversikt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rutinehåndbok

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på omvisning, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingOmvisningÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Karin Bele

leder

X

X

X

X

Torunn Grande

Nestleder

X

X

X

X

Astrid Johnsen

Miljøterapeut

 

X

X

X

Stine Dalstein

Spes.utd. miljøterapeut

 

X

 

X

May L. Berg

Husholdeleder

 

X

 

X

Gry Hansen

Fysioterapeut

 

X

 

X

Jon Even Aasum

Psykologspesialist

 

X

X

X

Mona Engen

Psykolog

 

X

 

X

Eva Dyrnes

Konsulent

 

X

 

X

Monica S. Sagdahl

Miljøterapeut

 

X

X

X

Helle Kristin Tafjord

Miljøterapeut

     

X

Kristin Valås

Miljøterapeut/familieterapeut

     

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Berit Roll Elgsaas, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Kirsti Myrvang Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Berit Hågensen, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, med sistnevnte som revisjonsleder.