Helsetilsynet

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med NAV, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Det vil si om tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det foretas forsvarlige identifiseringsprosesser, om det informeres tilstrekkelig om retten til KVP og om kommunen sikrer at kartleggings, vurdering- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP er forsvarlige.

Det skal videre undersøkes om kommunen sikrer forsvarl ig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av KVP er forsvarlig, samt om det gis forsvarlig oppfølgi ng.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader i dette tilsynet. Dato: 04.10.13.

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune ved Nav Midtbyen i perioden 29.05.13 - 03.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskni ng av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avviker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trondheim kommune har inngått samarbeidsavtale med NAV Sør-Trøndelag om etablering og drift av 4 felles Nav-kontor. Avtalen gjennomgås og evalueres regelmessig. Kontaktperson for Nav i rådmannens fagstab har faste møter med Nav Sør-Trøndelag, Nav-lederne i Trondheim og andre samarbeidspartnere.

Nav-kontoret utarbeider en virksomhetsplan og en kompetanseplan basert på bestilling/styringssignaler fra Trondheim kommune og Nav Sør-Trøndelag.

Trondhei m kommune har en by-omfattende KVP-gruppe hvor alle Nav-kontorene deltar. Gruppens ansvarsområde er fagutvikling og å utarbeide rutiner for KVP for kommunen.

Nav Midtbyen er organisert i tre avdelinger: Mottaksavdelingen, avdeling for marked og arbeidsliv og kvalifiseringsavdelingen. Hver avdeling har sin avdelingsleder. Ansvarsfordel ingen i kontoret er kjent.

Nav Midtbyen har en møtestruktur med mulighet for å dele informasjon, fag og drøfte enkeltsaker. Kartlegging og oppfølging av KVP-deltakere ligger til kvalifiseringsavdelingen. I kvalifiseringsavdelingen er det egne ansatte som kun har som oppgave å arbeide med KVP. Veiledere for KVP har egne møter for opplæring, gjennomgang av rutiner og fordeling av saker. Veilederne arrangerer også informasjonsdager og kurs for aktuelle kandidater. Kommunen har et særlig fokus på ungdom fra 18 - 25 år som søker om økonomisk sosialhjelp, og har utarbeidet egne rutiner for denne aldersgruppen. Ungdommene under 26 år henvises til Jobbhuset som har mottak to ganger i uken og fungerer som ungdommenes Nav-kontor. Nav Midtbyen har egne KVP veiledere for denne aldersgruppen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 29.05.13.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.10.13.

Intervjuer

13 personer ble intervjuet.

Sluttmøteble avholdt 03.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

  1. Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP
    - Tilgjengelighet
    - Tilstrekkelig informasjon om retten til KVP
    - Forsvarlige identifiseri ngsprosesser
    - Kartlegging, vurdering og beslutning
    - Brukermedvirkning
  2. Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføri ng av KVP
    - Tidsfrist for iverksetting
    - Forsvarlig innhold og omfang
    - Tilpasset den enkeltes behov
    - Arbeidsrettede tiltak
    - Forsvarlig oppfølging
    - Evaluering
    - Brukermedvirkning

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller merknader.

6. Virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Trondheim kommune og Nav Sør-Trøndelag har etablert flere samarbeidsmøter for å koordinere mål og strategier og utarbeide felles prioriteringsdokument til Nav-kontorene. Prioriteringsdokumentet er grunnlaget for Nav Midtbyens virksomhetsplan med tilhørende kompetanseplan.

Trondheim kommune har utarbeidet rutiner for KVP. Det foreligger en rutine for å sikre informasjon om KVP til aktuelle brukere.I  nformasjon finnes også på kommunens og Navs nettsider, og det foreligger brosjyrer og informasjonsark i mottak. Aktuelle brukere gis informasjon om muligheten for å kunne søke om KVP, og det tilbys et tre dagers informasjonskurs om KVP.

Nav-kontoret har oversikt over langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp og har også egne ansatte som gir oppfølging til langtidsmottakere uten andre rettigheter enn økonomisk sosialhjelp.

Kartlegging og innhenting av informasjon foretas av egne KVP-veiledere.

Ungdom i alderen 18 til 25 år kartlegges ved Jobbhuset som er et eget tiltak for ungdom i denne aldersgruppen. Arbeidsevnevurdering foretas av KVP-veileder og fremstod som grundig gjennomført, i de sakene som ble forelagt for tilsynet. Det benyttes samtykkeerklæring, egenvurdering og av de tilsette sakene

Fremkommer det stor grad av brukermedvirkning. Det innhentes videre opplysninger fra andre samarbeidspartnere. Kommunen bruker tolk ved behov.

Beslutning om KVP tas av veileder og det er klart og kjent hvem som har ansvaret for å utrede og fatte vedtak. Selve vedtaket skrives av Sentralt behandlingskontor. Programmet iverksettes i de fleste tilfeller kort tid etter søknad og vedtak.

Programmet utarbeides i samarbeid med bruker og KVP veileder, og skal tilpasses den enkeltes behov, forutsetninger og ønsker.

Det foreligger rutine for utarbeidelse av plan for KVP-deltakere, sist revidert 30.08. 13. Rutinen er mer detaljregulert enn forskriften krever. Kommunen følger ikke rutinen på alle punkter, blant annet ved at det ikke utarbeides ukeplan, og tid til egenaktivitet er ikke beskrevet som forutsatt. Det er i enkelte program lite synliggjort at programmet fyller 37,5 timer i uken og når evaluering skal skje. Aktuelle opplysningene fremkommer av selve saken.

Oppfølging av deltakere i KVP foretas av veileder. I enkelte saker har brukerne oppfølging fra tiltaksbedrift i tillegg til KVP-veileder i Nav. Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging er tatt i bruk. Det opplyses at oppfølgingen tilpasses den enkelte bruker, men at brukerne følges tett. Det gjøres løpende evalueringer underveis. Det er varierende grad dokumentert oppfølging i de gjennomgåtte sakene.

Trondheim kommune har gjennomført flere styringstiltak for å sikre at KVP er tilgjengelig og at tildeling gjøres i tråd med lov og forskrift. Ved Nav Midtbyen er det et eget team med ansatte som kun har som oppgaver å arbeide med KVP.

Det foreligger blant annet rutiner for tildeling av KVP og utarbeidelse av program. Rutinene er nylig revidert og ansvar for implementering av rutinene er plassert.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad
  • Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

a. Samarbeidsavtale Trondhei m kommune og Nav Sør-Trøndelag

b. Organisasjonskart

c. Delegasjonsreglement og delegasjonsvedtak

d. Kommuneplan 2009- 2020

e. Økonomiplan for 2013 - 2016

f. Årsmelding 2012

g. Nav Midtbyenes virksomhetsplan og kompetanseplan 2013

h. Rutiner for KVP

i. Nav Midtbyens interne rutine for nye KVP-saker

j. Oversikt over ansatte

k. Måltall/rapportering KVP og langtidsmottakere

l. Div. informasjonsmateriell

m. Referat fra By-omfattende KVP team

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

n. 17 brukermapper

o. Standard for brukeroppfølging

p. Intern rutine Nav Midtbyen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

q. Varsel om tilsyn av 29.05. 13

r. Program for tilsynet av 06.09.13.

s. Diverse eposter med planlegging og gjennomføring av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ola Skorstad

Rdgiver rdmannens fagstab

X

X

X

Hilde M. Bygland

Nav-leder

X

X

X

Wenche Mathisen

Veileder KVP

X

X

X

Sissel Granum

Metodeutvikler/fagansvarlig

X

X

X

Jan Roger Øiås

Veileder økonomisk sosialhjelp

X

X

X

Knut Wikran

Veileder KVP

X

X

X

Annbjørg Sandvik

Veileder mottak

X

X

 

Ellen Gunhildsrud

Veileder KVP

X

X

X

Liv Unni Johnsen

Veileder KVP

X

X

X

Marianne Carlsen

Rådgiver Enhet for service og internkontroll

X

 

X

Venche Thomassen

Veileder mottak

X

X

 

Geir Johnsen

Avdelingsleder

X

X

X

Torill Gundersen

Veileder Jobbhuset

X

X

 

Arild Hegge Kristensen

Metodeutvikler

X

X

X

Linda J. Allan Blekkan

Rådgiver Enhet for service og internkontroll

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Rdgiver Jannicke Evjen Olsen Rdgiver Brit Kristin Sundal Rdgiver Merete Olufsen Bondø

Observatør Cecilie Rønning Melø