Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avviket som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen har undersøkt om Drangedal kommune ved Nav Drangedal sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Denne rapporten beskriver det avviket som Fylkesmannen har gitt på de reviderte områdene.

Avviket er følgende:

”Drangedal kommune, Nav Drangedal, sikrer ikke at det foretas forsvarlige kartlegginger og vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar”

Dato: 03.12.2012

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Drangedal kommune, Nav Drangedal i perioden 04.06.2012 - 03.12.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Drangedal er en kommune med 4140 innbyggere. Drangedal kommune er organisert i 3 sektorer; helse og velferd, oppvekst og undervisning og plan, næring og kultur. NAV er plassert i sektor for helse og velferd.

Nav – kontoret forvalter ikke tjenester utover minimumsløsningen. Kontoret er organisert i et veiledningssenter, oppfølging og marked. Kontoret har 7 ansatte i tillegg til NAV leder.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 04.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.september 2012.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved Nav Drangedal.

Sluttmøte ble avholdt 27.september 2012.

Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi praksis på de områdene tilsynet omfatter, og om denne er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre undersøker vi om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført l. januar 2010, gjennom lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19. november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Drangedal kommune ved Nav Drangedal undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Funn

Avvik 1:

Drangedal kommune, Nav Drangedal, sikrer ikke at det foretas forsvarlige kartlegginger og vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 1, 4, 18, 19, 42 og 43, samt forvaltningsloven § 17, 24 og 25 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper. Lovens formålsbestemmelse setter spesielt fokus på at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter, herunder FNs barnekonvensjon art. 27.

At saksbehandlingen skal være ”forsvarlig” innebærer at det må være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Dette kan bety at det er nødvendig å kartlegge både økonomiske, sosiale, helsemessige og boforhold. Dette innebærer blant annet at barns ulike behov må kartlegges ved søknad om sosialhjelp fra barnefamilier og fra personer som har samvær med barn. Kartleggingen danner grunnlaget for de vurderinger og beslutninger som blir gjort.

Nav har både rett og plikt til å utøve skjønn ved vurderingen av om det skal innvilges stønad og av omfanget på stønaden. Det vil si å gjennomføre en konkret individuell vurdering. Den individuelle vurderingen skal gjøres på bakgrunn av de opplysningene som er innhentet. Det skal foretas en skjønnsmessig vurdering i hver sak - det vil si for hver søker, og eventuelt ved hver nye søknad fra samme søker. Lovens forutsetning om individuell behovsprøving når det gjelder utmåling av stønaden er overordnet de statlige veiledende retningslinjene som er gitt.

Det skal alltid gjøres en konkret og individuell vurdering av:

  • Søkers inntekter og inntektsmuligheter
  • Søkers helse og sosiale forhold
  • Hvilke utgifter/behov som skal regnes med, spesielt med tanke på barns behov
  • Utmåling av stønaden
  • Stønadsform og utbetaling av stønaden

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennom intervjuene kom det fram at søker ikke får veiledning om hva de kan søke om utover det som er opplyst om i søknaden.
  • Gjennom intervjuene og vedtak kom det frem at det ikke er en felles forståelse på Nav kontoret hvilke opplysninger som er nødvendig for å få saken tilstrekkelig opplyst.
  • Selv om det alltid innhentes opplysninger om hvorvidt søker har barn, kartlegges ikke barnas behov spesielt.
  • Det er manglende kunnskap om at det må vurderes hvilke opplysninger som må dokumenteres i hver enkelt sak.
  • Det er ikke en fast praksis på kontoret at dokumentasjon så langt som mulig innhentes i samarbeid med tjenestemottaker, eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.
  • Ikke alle ansatte har kunnskap om hva som ligger i lovens §§ 18 og 19. De fleste ved kontoret mangler også kjennskap til lovens formålsbestemmelse. Det er ikke fast praksis for at rundskrivet brukes i det daglige arbeidet
  • Når det søkes om hjelp til utgifter innenfor kjerneområdet benyttes normene «slavisk». Det blir ikke foretatt individuelle vurderinger av søkers eller barns behov for livsopphold
  • Når det søkes om hjelp til utgifter utenfor kjerneområdet, gjøres det individuelle vurderinger av hvorvidt stønad til dette skal innvilges eller ikke. Ansatte ved Nav kontoret mangler imidlertid en felles forståelse for hvilke utgifter det skal ytes stønad til. Det gjøres ikke individuelle vurderinger av stønadens omfang. Dette kom fram både ved gjennomgang av vedtak og i intervjuene.
  • I vedtak om nødhjelp benyttes også egne normer for matpenger ”slavisk”. På kontoret var det ulik praksis og oppfatning av hvor lenge søker / familie kunne gå på nødhjelpssats. I et vedtak ble normen anvendt for en søker i mer enn tre uker. Det framgikk ikke at det var gjort en vurdering av om dette var forsvarlig.
  • Nav ledelsen har ikke sikret at alle ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre de ulike saksbehandlingsoppgavene i tråd med lovens forutsetninger.
  • Det er tilfeldig hva slags opplæring nytilsatte blir gitt. Ledelsen følger ikke med på om opplæringen er god nok. Det settes ikke av tid til faglig vedlikehold og oppdatering blant de ansatte.
  • Det er ikke en gjennomført praksis at det alltid skrives journalnotateter fra samtaler / møter med bruker.
  • Sårbarheten ved Nav leders fravær er ikke vurdert.

Regelverk

  • Lov 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift 19. november 2010 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • FNs konvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989

Dokumentunderlag>

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Nav Drangedals oversendelse av dokumenter datert 31.07.2012
    • dok 1, kommunens organisasjonskart
    • dok 1, organisering av sektor for helse og velferd
    • dok 1, organinsering og arbeidsfordeling ved Nav Drangedal
    • dok 2, avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Drangedal kommune og NAV Telemark
    • dok 3, samarbeidsavtale mellom Drangedal kommune og NAV Telemark
    • dok 4, opplæringsplan for ansatte som jobber med sosiale tjenester ved Nav Drangedal
    • dok 5, kompetanseutviklingsplan for Drangedal kommune, tildeling og gjennomføringer i 2011
    • dok 6, delegeringsreglement for Drangedal kommune
    • dok 6, delegering av fullmakt fom 01.07.12 tom 31.12.13, fra sketorleder til Nav leder
    • dok 7, saksbehandlingsrutine ved Nav Drangedal
    • dok 9, utskrift fra kommunens hjemmeside
    • handlingsplan for å forebygge barnefattigdom i Drangedal kommune 2011 – 2016
    • rutiner ved nødhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Interndelegering av myndighet fra Nav leder til ansatte i Nav datert 09.08.2012
  • 25 vedtak om økonomisk sosialhjelp med søknad og evnt journalnotater

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 04.06.2012
  • E-post datert 04.09.12 med oversikt over hvilke saker vi ønsket fremlagt under tilsynet
  • E- post datert 17.09.2012, program for tilsynsdagene

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Jørn Chr Schjøth Knudsen

Rådmann

 

X

 

Hilde Molberg

Sektorleder

 

X

X

Hilde Holte Gare

NAV leder

X

X

x

Aud Elin Øygarden

Virksomhetsleder

X

   

Toril Tveit

Veileder

X

X

X

Ingrid Kåsa

Veileder

x

X

X

Bente Kittelsen

Veileder

   

X

Ingrid Teigen

Veileder

X

X

X

Gunn Marit Haugen

Veileder

 

X

 

Knut Olaf Lia

Veileder

X

x

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Inger Tveit Espeland revisjonsleder
Hilde Bøyesen revisor
Ingvild Møller Ludvigsen revisor