Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Hjartdal kommune v/Nav Notodden avd Hjartdal sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålinger av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov. Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ved tilsynet avdekket forhold som gav grunnlag for følgende avvik:

Avvik 1:

Hjartdal kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas ved henvendelser i ekspedisjonen på Nav

Avvik 2:

Hjartdal kommune sikrer ikke at det foretas kartlegging l innhenting av opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav

Avvik 3:

Hjartdal kommune sikrer ikke at det foretas individuelle vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad

Dato: 02.03.2012

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hjartdal kommune i perioden 15.05.2011 - 02.03.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hjartdal er en kommune med ca 1600 innbyggere. Kommunen har ikke eget Nav kontor, men er et avdelingskontor under Nav Notodden. l tillegg til de obligatoriske tjenestene som skal ligge til Nav kontoret forvalter de rusomsorg, boligtiltak og tildeling og oppfølging av kommunal bolig samt Husbankens lån og støtteordninger.

Det er 4 ansatte ved kontoret fordelt på 3 årsverk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 12. januar 2012.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring den 12. januar 2012.

Sluttmøte ble avholdt den 13. januar 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 01.01.2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Selv om Hjartdal kommune på alle andre tjenesteområder etter helse- og sosiallovgivningen har hatt internkontrollplikt i flere år allerede, og det derfor ikke bør være særlig krevende og utvide allerede etablerte system også på dette området, har vi forståelse for at det vil ta noe tid siden det også må samordnes med styringssystemer i statlig del av virksomheten ved Nav-kontoret. Et velfungerende internkontrollsystem må også utvikles i samarbeid med de ansatte.

Fylkesmannen har under tilsynet i Hjartdal kommune v/Nav Notodden avd Hjartdal undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1:

Hjartdal kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas ved henvendelser i ekspedisjonen på Nav

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 44, jf. fvl. §§ 13 til 13e og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

Avviket bygger på følgende:

  • Lokalets utforming er slik at det ikke kan unngås at taushetsbelagte opplysninger blir overhørt av andre brukere i lokalet
  • Det framkommer i intervjuene at det forekommer at taushetsbelagte opplysninger blir overhørt av andre brukere

Kommentar:

Uavhengig av hvordan Nav-kontoret er organisert og hvordan lokalet er utformet, skal de ansatte overholde taushetsplikten slik at ikke taushetsbelagte opplysninger røpes overfor ev. andre på kundesentret eller i venterommet.

Avvik 2:

Hjartdal kommune sikrer ikke at det foretas kartlegging/innhenting av opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav§§ 18, 19,21, 42 og 43,jffvl §§ 17,24 og 25 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennomgang av 15 tilfeldig valgte mapper viste:
    - Søknadene inneholdt kun opplysninger om hva det ble søkt om hjelp til og underskrift av søker o Søknader inneholdt ikke opplysninger om helse og sosiale forhold
    - Søknadene manglet kartlegging
  • Kontoutskrift blir systematisk innhentet. Søker får ikke informasjon om muligheten til å sladde enkelte posteringer
  • Informasjon fra samtaler med brukere blir ikke nedtegnet
  • Kompetansebehovet i virksomheten er ikke kartlagt
  • Virksomheten har et system for å håndtere uønskede hendelser. Gjennom intervjuene kom det fram at alle ansatte ikke kjente til dette.
  • Virksomheten har ikke en systematisk gjennomgang av områder hvor det er fare for svikt
  • Det er ikke samsvar mellom organisasjonskart og delegasjonsreglement

Kommentar:

Utgangspunktet er at kommunen har plikt til å sørge for at saken er godt nok opplyst for å kunne fatte avgjørelser om økonomisk stønad. Opplysningene gis oftest av søker og kommunen vil ofte be om at opplysningene bekreftes ved å stille krav om dokumentasjon.

Det foreligger ingen enkelt lovregelkrav om dokumentasjon i forskrift, rundskriv eller retningslinjer. Dokumentasjon som kreves må imidlertid være relevant for Navs behandling av saken.

Avvik 3:

Hjartdal kommune sikrer ikke at det foretas individuelle vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav§§ 18, 19,21 og 43,jffv1 §§ 17, 24 og 25 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennomgang av 15 tilfeldig valgte mapper viste:
    - Vedtakene inneholdt ikke opplysninger om hvordan stønadsbeløpet var beregnet (økonomisk beregning)
    - Vedtakene inneholdt svært få opplysninger utover standardtekst
    - Det framgikk ikke av vedtakene om det var foretatt en individuell vurdering av stønadsform
    - Vedtakene viser ikke om det er foretatt en vurdering av helse og sosiale forhold
    - Det framgår ikke av vedtakene hva som er fakta og hva som er vurdering
    - Det er ikke samsvar mellom hva det er søkt om og hva bruker er innvilget. (f eks søkt om husleie og strøm og fått innvilget husleie uten at strøm er nevnt).
    - Stønad blir beregnet fra vedtaksdato, og ikke søknadstidspunkt
  • Under intervjuene kom det fram at stønaden ble overført direkte til kreditor i hastesaker. Bruker er inneforstått med dette, men det framkom ikke av vedtak eller journalnotat.
  • Avdelingsleder skriver under vedtakene med tittel Nav leder
  • Det er ikke kjent hvem som har myndighet til å fatte vedtak ved avdelingsleders fravær
  • Det er ikke samsvar mellom organisasjonskart og delegasjonsreglement
  • Kommunen har utarbeidet en kompetanseplan for 2011. Gjennom intervjuene kom det fram at denne ikke var kjent for alle.
  • Det er ikke en systematisk gjennomgang av områder hvor det er fare for svikt

Kommentar:

Den individuelle vurderingen skal tas på bakgrunn av de opplysningene som er innhentet. Nav har både rett og plikt til å utøve skjønn, dvs gjennomføre en konkret individuell vurdering. Det skal foretas en skjønnsmessig vurdering i hver sak - det vil si for hver søker, og ev hver gang søkeren søker. Selv om det skal foretas individuell vurdering, skal dette skje innen rammen av regelverket. Lovens forutsetning om individuell behovsprøving når det gjelder utmåling av stønaden er overordnet de statlige veiledende retningslinjene som er gitt.

Det skal alltid vurderes konkret og individuelt:

  • Søkers innekter og inntektsmuligheter
  • Søkers livsoppholdsutgifter (foreligger det utgifter utover det som ligger i kjernen av livsoppholdsbegrepet ?)
  • Utmåling av stønaden
  • Stønadsform
  • Hvordan stønaden skal utbetales

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunen er ansvarlig for å forvalte økonomisk stønad. Det må være klart for øverste ansvarlige ledelse i kommunen hva dette ansvaret innebærer.

Det skal foreligge et dokument som beskriver delegasjon av myndighet.

Hjartdal kommune har et delegasjonsreglement hvor myndighet er delegert fra rådmann til kommunalsjef, men ikke videredelegert til Nav leder. Likevel er myndighet delegert fra Nav leder til avdelingsleder. Samtidig foreligger det en delegasjon fra rådmann direkte til Nav leder. Ved avdelingsleders fravær er det ikke kjent hvem som har myndighet til å fatte vedtak. Dette gir uklare ansvarsforhold for de som forvalter tjenesten.

Det er kommunens ansvar å sørge for at det er tilstrekkelig kompetanse på alle nivåer som har ansvar og oppgaver knyttet til forvaltning av tjenesten økonomisk stønad. For å forvalte tjenesten er det viktig å ha kunnskap om både regelverk og skjønnsutøvelse. Kommunen må ha kartlagt hvilken kunnskap og hvilke ferdigheter som er nødvendig for å behandle søknader om økonomisk stønad. Dette gjelder også mellomledere eller andre som er delegert myndighet for den daglige oppgaveutføringen.

Hjartdal kommune har utarbeidet en kompetanseplan, men det er ikke foretatt en kartlegging av hva de ansatte har og hva de trenger av kompetanse. Planen fanger således ikke opp de behov virksomheten trenger av kompetanse hos medarbeidere som behandler søknad om økonomisk sosialhjelp.

Hjartdal kommune har ikke et system som sørger for at tjenesten økonomisk stønad planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • FOR-201 0-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Hjartdal kommune og Nav Telemark datert 26.06.2008
  • Årsplan 2011 for helse, pleie og omsorg
  • Stillingsomtale for Nav rettleiar datert 02.08.11
  • Organisasjonskart datert 24.11.10
  • Organisasjonskart Nav Notodden, avdeling Hjartdal datert 09.11.11
  • Henvisning til lenker i kvalitetssystemet
  • Skjema for nødvendig dokumentasjon ifm søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Delegasjon av fullmakter fra rådmann til leder av Nav Notodden datert 22.02.10
  • Delegasjonsreglement for Hjartdal kommune datert 29.09.10

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 15 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 09.05.2011
  • E-post datert 29.08.11
  • E-post datert 28.10.11
  • E-post datert 08.12.11
  • E-post datert datert 09.12.11
  • Program datert 09.01.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Rune Engehult

Rådmann

X

X

X

Margit Karslen- Rinde

Kommunal sjef

X

X

 

Geir Midtbø

Nav leder

X

X

X

Bjørg Inger Flatland

Veileder

X

X

X

Venke Raundalen

Avdelingsleder

X

X

X

Kari Hovde

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hilde Bøyesen
Merethe Bonsaksen
Inger Tveit Espeland