Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen har undersøkt om Siljan kommune ved Nav Siljan sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Denne rapporten beskriver de 2 avvikene som Fylkesmannen har gitt på de reviderte områdene. Avvikene er følgende:

Avvik 1:

Siljan kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Dato: 03.12.2012

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Siljan kommune ved NAV Siljan i perioden 05.09.2012 – 03.12.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten følger av lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Siljan er en kommune med 2448 innbyggere. Siljan kommune er organisert  i 4 avdelinger; administrasjon, oppvekst, helse og samfunn. NAV er plassert som en egen enhet direkte under rådmannen.

I tillegg til minimumstjenestene i Nav forvalter kontoret tiltak for funksjonshemmede, hjelp til rusmiddelavhengige, mottak og bosetting av flyktninger og administrering av Husbankens ordninger. Kontoret har 5 ansatte i tillegg til NAV leder, og er organisert i ett team.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 05.09.2012.

Intervjuer: 7 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon: Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Befaring: Det ble ikke gjennomført befaring ved NAV Siljan.

Sluttmøte ble avholdt 06.09.2012. På grunn av noen uklarheter, ble nytt sluttmøte avholdt 04.10.2012.

Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi praksis på de områdene tilsynet omfatter, og om denne er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre undersøker vi om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført l. januar 2010, gjennom lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19. november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Siljan kommune ved NAV Siljan undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. At saksbehandlingen skal være ”forsvarlig” innebærer at det må være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Dette kan bety at det er nødvendig å kartlegge både økonomiske, sosiale, helsemessige og boforhold. Stønadsbehovet må vurderes individuelt ut fra de konkrete opplysningene i den enkelte saken.

Funn

Avvik 1:

Siljan kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Dette innebærer avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 1, 4, 18, 19, 42 og 43, samt forvaltningsloven § 17 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper. Lovens formålsbestemmelse setter spesielt fokus på at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter, herunder FNs barnekonvensjon art. 27.

For at forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal utføres forsvarlig, må det innhentes tilstrekkelige, relevante opplysninger. Dette innebærer blant annet at barns ulike behov må kartlegges ved søknad om sosialhjelp fra barnefamilier og fra personer som har samvær med barn. Kartleggingen danner grunnlaget for de vurderinger og beslutninger som blir gjort.

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennomgang av vedtak i saker der det primært ble søkt om stønad til livsopphold og nødhjelp viste ikke at det ble foretatt individuell kartlegging av barns behov.
  • Gjennomgang av vedtak viste at det ikke ble foretatt kartlegging av om omsorgsansvaret medførte at søkers inntektsmuligheter ble nedsatt, eller at søker hadde behov for andre typer bistand for å kunne komme i arbeid, for eksempel  barnepass e.l. Punktet omhandler vår gjennomgang av de aktuelle vedtakene. Vår oppfatning ble heller ikke endret gjennom intervjuene på tilsynsdagen.
  • Kontoutskrift blir innhentet i de aller fleste saker uten vurdering av behovet for dette. Dette fremkom både ved gjennomgang av vedtak og gjennom intervjuene.
  • Gjennom intervjuene kom det fram at NAV i ett tilfelle planla å foreta hjemmebesøk uten samtykke fra tjenestemottaker. Hensikten med et slikt besøk var å dokumentere behovet for nødhjelp. På spørsmål kom det fram at dette kunne være aktuelt i lignende tilfeller.
  • Det foreligger ingen plan for opplæring på NAV kontoret. Ledelsen ved kontoret etterspør ikke behovet for opplæring. Det blir ikke jevnlig foretatt kompetansekartlegging blant de ansatte. (Vi er kjent med at kompetansekartlegging ble foretatt etter revisjonsbesøket.)
  • Lover og annet regelverk finnes tilgjengelig på kontoret. Saksbehandlere opplyste i intervjuene at de ikke benyttet seg av dette i saksbehandlingen.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Dette innebærer avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 1, 4, 18, 19, 42 og 43, samt forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Kommentar:

NAV har både rett og plikt til å utøve skjønn ved vurderingen av om det skal innvilges stønad og av omfanget på stønaden. Det vil si å gjennomføre en konkret individuell vurdering. Den individuelle vurderingen skal gjøres på bakgrunn av de opplysningene som er innhentet. Det skal foretas en skjønnsmessig vurdering i hver sak - det vil si for hver søker, og eventuelt ved hver nye søknad fra samme søker. Lovens forutsetning om individuell behovsprøving når det gjelder utmåling av stønaden er overordnet de statlige veiledende retningslinjene som er gitt.

Det skal alltid gjøres en konkret og individuell vurdering av:

  • Søkers inntekter og inntektsmuligheter
  • Søkers helse og sosiale forhold
  • Hvilke utgifter/behov som skal regnes med, spesielt med tanke på barns behov
  • Utmåling av stønaden
  • Stønadsform og utbetaling av stønaden

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennomgang av vedtak viste at det ikke ble foretatt konkrete individuelle vurderinger av om omsorgsansvaret medførte at søkers inntektsmuligheter ble nedsatt eller at søker hadde behov for andre typer bistand for å kunne komme i arbeid, for eksempel  barnepass e.l. Punktet omhandler vår gjennomgang av de aktuelle vedtakene. Vår oppfatning ble heller ikke endret gjennom intervjuene på tilsynsdagen.
  • Statlige veiledende satser for livsoppholdsutgifter ble fulgt ”slavisk”, uten individuell vurdering av søkers og familiens utgifter. Dersom søker opplyste om store utgifter som gikk inn under kjerneområdet, ble dette avslått på grunnlag av at det lå inne i normen. Dette fremkom av intervju og vedtak.
  • I ett vedtak ble søkers opplysninger om barns behov uten videre avslått under henvisning til at søker hadde fått stønad til noe lignende tidligere, uten å vurdere om behovet faktisk var dekket.
  • I ett vedtak var stønad til livsopphold for barn redusert på grunn av at mor hadde takket nei til jobbtilbud, uten at det ble foretatt en konkret vurdering av følgene dette ville få for barna. Dette fulgte av vedtak og intervju.
  • I flere av intervjuene ble det sagt at ansatte som jobbet på området manglet kompetanse.
  • Ledelsen på NAV kontoret foretar ikke jevnlig kartlegging av kompetansebehovet. Siljan kommune har en kompetanseplan, men ansatte ved Nav er ikke nevnt i denne. I tilsendt dokument ”opplæring/kompetanseoppbygging” legges det blant annet opp til ”side by side”-opplæring. Gjennom intervju med ansatte og leder fikk vi ikke svar på hvordan dette fungerte i praksis.
  • NAV leder har ikke videredelegert fullmakt til å skrive under vedtak i hans fravær. Gjennomgang av vedtak viste likevel at en del vedtak ble underskrevet av saksbehandler alene.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og korrigere virksomhetens aktiviteter i tråd med lovens krav. Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 01.01.2010, gjennom lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.11.2010.

Nav-leder har det faglige ansvaret. Det er jevnlige vedtaksmøter mellom Nav-leder og saksbehandlere som håndterer saker om økonomisk stønad. Det kom frem ved tilsynet at personer uten vedtaksmyndighet skrev under vedtak alene. Dette kan føre til at ledelsen ved kontoret ikke fanger opp uheldig praksis, slik at denne kan korrigeres.

Det er ikke noe fungerende system for skriftlig avviksrapportering eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesteytingen blir gjort kjent for kommuneledelsen. Slike erfaringer blir dermed ikke brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

Regelverk

  • Lov 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift 19. november 2010 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • FNs konvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Siljan kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Siljan kommune og Nav Telemark datert 06.02.2009
  • Oversikt over ansatte ved Nav Siljan og deres arbeidsområder
  • Oversikt over opplæring/kompetansebygging ved Nav Siljan
  • Videredelegering av fullmakt fra rådmann til Nav-leder
  • Rutiner for saksbehandling innen sosialhjelp
  • Utskrift fra Siljan kommune sin hjemmeside på området for økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av 25 vedtak om økonomisk sosialhjelp fra personer med forsørgeransvar eller som har samvær med barn
  • Målekort for juli 2012
  • Skjema for risiko- og sårbarhetsvurdering (psykososialt og fysisk arbeidsmiljø)

Dokumentasjon som ble tilsendt etter revisjonsbesøket:

  • Kompetanseplan for Siljan kommune 2011-2014
  • Kompetansekartlegging for Nav-ansatte. Kartleggingen var foretatt etter revisjonsbesøket

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 04.06.2012
  • E-post datert 15.08.2012 vedrørende hvilke dokumenter som ønskes fremlagt under tilsynet
  • E-post datert 23.08.2012 med program for tilsynsdagene
  • E-post for å planlegge nytt sluttmøte

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Jan Sæthre

Rådmann

X

X

X

Mona Lise Baklie

Nav-veileder

X

X

X

Birthe Andersen

Nav-veileder

X

X

X

Magne Haglund

Nav-leder

X

X

X

Annette Sørensen Muo

Nav-veileder

X

X

X

Ove Dørdal

Nav-veileder

X

X

 

Mohammed Musah

Nav-veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Inger Tveit Espeland, revisjonsleder; Hilde Bøyesen, revisor og Ingvild Møller Ludviksen, revisor.