Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Opplysning, råd og veiledning.
  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere - praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon.
  • Oppfølging i behandlingsopplegg.
  • Nødvendige tiltak ved avslutningen av institusjonsopphold

Nina Eide
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten utarbeidet etter systemrevisjon ved Tinn kommune i perioden 22.06.2012-11.01.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtreddlse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og git derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tinn kommune har 5993 innbyggere.

Kommunen er inndelt i 23 tjenesteytende enheter som er direkte underlagt rådmant)'s leddet. Rådmannsleddet består av rådmann, assisterende rådmann, og to kommunalsjefer. Disse har overordnet ansvar for utpekte enheter. Nav er underlagt rådmannen.

Ansvaret for rusarbeidet i Tinn kommune er, ifølge rådmannens delegasjon, lagt til Nav leder og hører inn under Nav kontoret sitt ansvarsområde. Dette omfatter opplysning, råd og veiledning, praktisk bistand og opplæring, oppfølging i behandling og oppfølging ved utskrivning fra in$titusjon. Psykisk helsetjeneste følger opp personer med ROP-lidelser som trenger tjenester og hjelp' til å navigere i det offentlige hjelpeapparatet. Tiltaket er en del av den statlige satsningen på tillitspersonforsøket.

Nav Tinn har 14 årsverk og er inndelt i to team. Ett for veiledning/oppfølging og ett for marked/oppfølging. Fem ansatte har oppgaver knyttet til rus ifølge tilsendt oversikt over oppgaver i Nav Tinn. Fire av disse er tilknyttet marked/oppfølging og en er tilknyttet veiledning/oppfølging. To andre har ansvar for støttekontaktordningen. Disse er tilknyttet hvert sitt team. Tinn:opplyser at de har ca 30 rusmiddelavhengige i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.12.2012.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.12.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Opplysning, råd og veiledning

Kommunen sikrer rusmiddelavhengige opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer.

  • Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

Kommunen sikrer at tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon, er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelavhengige.

  • Rettssikring av tilgangen til støttetiltak

Kommunen sikrer at rusmiddelavhengige som søker tjenester hjemlet i§ 3-2 punkt 6 bokstav a-c får tildelt tjenester i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak.

  • Oppfølging i behandlingsopplegg

Kommunen sikrer at rusmiddelavhengige som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, om nødvendig ved hjemmebesøk.

  • Nødvendige tiltak ved avslutning av et institusjonsopphold

Kommunen sikrer at rusmiddelavhengige følges opp under institusjonsopphold og at det legges til rette nødvendige tiltak ved avslutningen av oppholdet.

5. Funn

Avvik 1:

  • Tinn kommune sikrer ikke at praktisk bistand og opplæring er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelavhengige.

Myndighetskrav: §§ 3-2 første ledd nr 6 bokstav b, jf. 3-1 første til tredje ledd. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Avviket bygger på:

  • Rådmannens delegasjon og samarbeidsavtalen mellom Tinn kommune og NAV Telemark er ikke i samsvar.
  • Samarbeidsavtalen mellom Tinn kommune og Nav Telemark redegjør ikke konkret for hvilke områder innenfor rus som er delegert til Nav. Avtalen omhandler kun rekruttering og engasjement av støttekontakter samt formidling av behandlingstilbud innen rusomsorgen.
  • De ansattes oppfatning av hvor ansvaret for praktisk bistand og opplæring er plassert i kommunen er ikke i samsvar med rådmannens delegasjon. Ikke alle ansatte har en formening om hvor ansvar for praktisk bistand og opplæring er plassert. Ansatte har ulik oppfatning av om praktisk bistand og opplæring er lagt til hjemmetjenestene eller NAV.
  • Samarbeidet (systemnivå) mellom psykiatritjenesten, hjemmetjenesten og Nav var ikke satt i system.
  • Kommunen har ikke system for å fange opp områder med fare for svikt inne4or kommunalt rusarbeid. 1
  • Avvikssystemet ivaretar kun situasjoner tilknyttet HMS.

Avvik 2:

  • Tinn kommune sikrer ikke at rusmiddelmisbrukere som søker omsorgstjenester hjemlet i § 3-2 nr 6 bokstav b tar tildelt tjenester i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak.

Myndighetskrav:

Forvaltningslovens kapittel 4 og 5, jf helse- og omsorgstjenesteloven§ 2-2. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Observasjoner:

  • De ansatte er usikre på hvilken avdeling som har ansvar for å fatte vedtak og hvem som i praksis fatter vedtak om praktisk bistand og opplæring. Unntak: Hjemmehjelp.
  • Det ytes tjenester -praktisk bistand og opplæring -uten at det blir fattet ve tak.
  • Tilsendt dokumentasjonen viser ingen søknader eller vedtak om praktisk bi$tand og opplæring med unntak av hjemmehjelp.
  • Vedtakene etter lovens§ 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b praktisk bistand og opplæring er i liten grad spesifisert på innhold, omfang og hyppighet. Innholdet i vedtakene fra \hjemmetjenestene mangler i vesentlig grad, faktiske opplysninger og vurderinger. Det er vanskelig å vite hva hjelpen inneholder og om det innvilges hjelp til opplæring i disse vedtakene

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

At Tinn kommune har utarbeidet en helhetlig saksbehandlingsrutine som kan bidra til å styrke saksbehandlingen. I tillegg har kommunen gått til anskaffelse av et kvalitetssystem som skal iverksettes i løpet av 2013.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og forvaltningsloven gjennom systematisk styring og forbedringsarbeid.

Ved gjennomgang av Tinn kommunes internkontrollsystem avdekket tilsynet områder med fare for svikt. Tinn kommunes administrative delegeringsreglement er gammelt og ikke oppdatert i forhold til nytt lovverk. I dette reglementet er ansvaret for hele rusomsorgen delegert til leder for NAV. I samarbeidsavtalen mellom Tinn kommune og Nav Telemark går det kun fram at NAV leder er delegert ansvaret for å rekrutterer og engasjere støttekontakter samt å formidle behandlingstilbud innenfor rusomsorgen. Den uklare delegasjonen har bidratt til usikkerhet blant de ansatte rundt hvilken avdeling som faktisk har ansvaret for praktisk bistand og opplæring i Tinn. Dette forsterkes av manglende møtepunkter mellom NAV, hjemmetjenesten og psykiatritjenesten. Når ansatte ikke har tilstrekkelige møtepunkter og er usikre på hvilken avdeling som faktisk har ansvaret kan det bidra til at brukere ikke f'ar nødvendige tjenester.

7. Regelverk

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m av 24. juni 2011
  • Lov om behandlingsmåten iforvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for NAV
  • Organisasjonskart for NAV gjeldende for november og desember 2012.
  • Oversikt over ansatte i NAV Tinn med navn, bestiller/saksbehandler, attestasjon, anvisning, tjeneste/prosjekt.
  • Funksjonsbeskrivelse i NAV Tinn 2012
  • Rutine for delegasjon av anvisningsmyndighet
  • Opplæringsplan for NAV Tinn 2011-2012
  • Rusmiddelpolitisk handlingsplan, NAV Tinn 2012-2016
  • Alkoholpolitiske retningslinjer for Tinn kommune 2012-2016
  • Ung i Tinn 2011
  • Administrativt delegeringsreglement
  • Rutinehåndbok rus, NAV Tinn 2012
  • Brosjyre- K.T.P-Koordinerende tillitsperson av psykososialt arbeid for mennesker med rusrelaterte problemer
  • Kopi av internettsider - rusmiddelmisbrukere -tiltak
  • Kopi av internettsider - legemiddelassistert rehabilitering (LAR)
  • Kopi av internettsider - gravide rusmiddelmisbrukere - bruk av tvang
  • Kopi av internettsider -individuell plan - koordinering av helse - og/eller sosialtjenester
  • Kopi av internettsider - Helsestasjon for ungdom
  • Kopi av internettsider - Rjukan ungdomsskole fikk folkehelseprisen
  • Kopi av internettsider - Mot
  • Organisasjonskart for SLT
  • Søknad om hjelp til dekning av utgifter på Friskis og svettis, klippekort.
  • Søknad om stønad til utvidet urinprøver i forhold til THC
  • Søknad om klær ved innleggelse på Vestfoldklinikken
  • Søknad om klippekort ved Rjukanbadet ifølge støttekontaktordningen
  • Søknad om støttekontakt 1
  • Søknad om støttekontakt 2
  • Søknad om dekning av opphold i privat rusinstitusjon
  • Brev fra tiltaksarrangør
  • Søknad om støttekontakt
  • Brev fra NAV Tinn vedrørende en bruker som vil trekke søknad om støttekontakt
  • Søknad om opphold på evangeliesenter
  • Søknad om dekning av egenandel hos lege
  • Journalnotat I
  • Journalnotat 2
  • Vedtak om forlengelse av støttekontakt
  • Vedtak om utvidelse av avtale med en tiltaksarrangør for en enkeltbruker
  • Vedtak om avslag på søknad om opphold i privat rusinstitusjon
  • Vedtak om opphold på evangeliesenter
  • Vedtak om opphold på Notodden ReHaBo
  • Informasjon om antall rusmiddelavhengige i poliklinisk behandling, LAR behandling og behandling i spesialisthelsetjenesten.
  • Skriv vedrørende vedtak på KTP og dekning av egenandeler på LAR etter muntlig eller skriftlig søknad
  • Brev vedrørende høring -boligsosialhandlingsplan for Tinn kommune
  • Boligsosiale handlingsplan, NAV Tinn 2012-2016

Tilleggsdokumentasjon som ble tilsendt i etterkant:
(Revisjonsteamet har valgt å føre opp all mottatt dokumentasjon uavhengig av relevans for tilsynet).

  • Vedtak om hjemmehjelp fra Sektor Levekår
  • Vedtak om hjemmesykepleie fra Sektor Levekår
  • Vedtak om hjemmehjelp fra Pleie- og omsorgsseksjonen
  • Vedtak om hjemmesykepleie fra Pleie- og omsorgsseksjonen
  • Vedtak om rehabiliteringsopphold fra Pleie- og omsorgsseksjonen
  • Vedtak om hjemmesykepleie fra Sektor Levekår
  • Vedtak om hjemmesykepleie fra Sektor Levekår
  • Funksjonsbeskrivelse i NAV Tinn
  • Samarbeidsavtale mellom Tinn kommune og NAV Telemark
  • Attestasjonsfullmakt i NAV Tinn

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 15 mapper fra den kommunale delen av NAV
  • 12 mapper fra den statlige delen av NAV
  • 3 mapper fra hjemmetjenesten

Tilsynet ba om mapper tilhørende rusmiddelavhengige som er i poliklinisk behandling, institusjon eller LAR behandling. Rusmiddelavhengige som har støttekontakt eller praktisk bistand og opplæring - inkludert IP/IPLOS kartlegging, samt samlejournal til mappene.

I tillegg mottok revisjonsteamet følgende dokumentasjon under tilsynet:

  • Skriftlig informasjon om rehabiliteringsteamet, ansvar og faste deltakere
  • Organisasjonskart over helse og PU
  • Organisering av rådmannsfunksjonen, støtteenheter med mer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev - varsel om systemrevisjon av 04.05.2012
  • Brev - varsel om systemrevisjon av 22.06.2012 (To varsler gikk ut fordi tilsynet ble flyttet i tid.)
  • Brev og mail - varsel om at også støttekontakt skulle inntas irevisjon sendt 25.10.2012.
  • Mail av 07.11.2012 vedr dokumentasjon.
  • Mail av 09.11.2012 med ønske om oversikt over ansatte i hjemmetjenesten somjobber med praktisk bistand og opplæring, herunder hjemmehjelp.
  • Brev med program for tilsynsdagene av 23.11.2012.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bjørn Sverre Birkeland

Fagleder, psykiatritienesten

X

X

X

Anlaug Eriksen

Avdelingsleder, hiemmetienesten

X

X

X

Jan Skov Våer

Konstituert kommunalsjef

X

X

X

Merethe Skui

Enhetsleder, helse og PU

X

X

X

Anne Lise Lilleland

Enhetsleder, hjemmetjenesten

X

   

Anne Sønstebø

NAV-leder

X

X

X

Rune Lødøen

Rådmann

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Hilde Bøyesen

Rådgiver Ingvild Møller Ludviksen

Rådgiver Nina Eide