Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere - praktisk bistand og opplæring
  • Oppfølging i behandlingsopplegg.
  • Nødvendige tiltak ved avslutningen av institusjonsopphold.

Nina Eide
revisjonsleder

Inger Tveit-Espeland
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skien kommune i perioden 29.01.2013- 06.06.2013.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med tilbudet til rusmiddelavhengige etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel tre.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skien kommune har 53 015 innbyggere og er Telemark sin største kommune.

Kommunen har følgende organisatoriske oppbygging:

Rådmann, fire ulike kommunalområder med underliggende virksomheter. Hovedansvaret for rusarbeidet i Skien kommune er lagt til Enhet for rus og psykisk helse, som inngår i kommunalområdet Helse- og velferd. Kommunalsjefen har seks tjenester/funksjoner direkte underlagt seg foruten Heldøgns omsorgstjenester, Tilrettelagte tjenester og Koordinerte og hjemmebaserte tjenester som ledes av hver sin fagsjef. Enhet for rus og psykisk helse er underlagt Tilrettelagte tjenester sammen med 14 andre virksomheter.

Enhet for rus og psykisk helse har ansvar for oppfølging før-, under- og etter behandling, herunder kartlegging og innsøkning til behandling. Enheten har ansvar for legemiddelassistert rehabilitering og tiltak for personer med ROP (rus og psykisk helse) lidelser. Ansvar for praktisk bistand og opplæring i form av hjemmehjelp tilligger avdeling for Praktisk bistand som er en del av Koordinerende og hjemmebaserte tjenester. Annen praktisk bistand og opplæring til rusmiddelavhengige utføres av boveiledertjenesten som er underlagt Enhet for rus og psykisk helse.

Boveiledertjenesten utfører alle slags oppgaver i samarbeid med bruker. Tiltak settes inn raskt og omfatter for eksempel hjelp til flytting, husarbeid, handling, ernæring, støttesamtaler knyttet til rusmestring, følge til offentlige kontoret, deltakelse i ansvarsgruppemøter etc..

Skien kommune har ca 300 rusmiddelavhengige som Enhet for rus og psykisk helse har kontakt med. Av disse er 39 i poliklinisk behandling, 42 i LAR-behandling og 24 i tverrfaglig spesialisert behandling (TSB). Skien kommune har noe større tilflytning av løslatte innsatte enn andre kommuner, som følge av at Skien fengsel er plassert i kommunen.

 

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.01.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.04.13.

Intervjuer

Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.04.13.

 

Hva tilsynet omfattet

Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere- praktisk bistand og opplæring

  • Om tjenesten er gjort tilgjengelig for rusmiddelavhengige
  • Om tjenesten er tilpasset rusmiddelavhengige
  • Om ansvaret er klart plassert i kommunen
  • Om det foreligger spesielle krav til rusmiddelavhengige for å motta tjenesten
  • Om rusmiddelavhengige får vedtak på tjenestene i henhold til forvaltningslovens regler for saksbehandling

Oppfølging i behandlingsopplegg

  • Hvem som har ansvaret for at rusmiddelavhengige, under behandling, får oppfølging.
  • Hvem som er tildelt oppgaven med å følge opp
  • Har kjennskap til hvilke brukere som mottar bistand fra kommunen for å komme ut av sin rusmiddelavhengighet
  • Hvor hyppig slik oppfølging skjer
  • Hvordan ansvaret for kartlegging og oppfølging blir ivaretatt
  • Hvem som har myndighet til å avgjøre omfang og oppfølgingsform

Nødvendige tiltak ved avslutningen av institusjonsopphold

  • Om kommunen har oversikt over rusmiddelavhengige i institusjon
  • Hvem som innehar oppgaven med å legge til rette nødvendige tiltak ved avslutning av oppholdet.
  • Hvordan kartlegging skjer i samarbeid med bruker
  • Hvordan kommunen samarbeider med andre instanser om nødvendige oppfølgingstiltak ved utskrivelse

Funn

Avvik 1:

Skien kommune sikrer ikke at rusmiddelavhengige som har praktisk bistand og opplæring fra Enhet for rus og psykisk helse får vedtak på tjenesten.

Myndighetskrav: Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-la andre ledd, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd nr 6 b, jf. 3-1 første til tredje ledd. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

Observasjoner:

  • Det fremgår av tilsendt dokumentasjon at det sendes henvisninger fra bestillerkontoret til enhet for rus- og psykiskhelse, med klare oppdrag om praktisk bistand og opplæring uten at det fattes vedtak.
  • På oppdrag fra ruskonsulentene utfører boveilederne oppgaver/tjenester hjemme hos bruker.
  • Det er ikke lagt fram dokumentasjon på hva som er delegert av myndighet og ansvarsområde innen det kommunale rusarbeidet.
  • Det går ikke fram muntlig eller skriftlig hvem som har ansvar og myndighet ved enhetsleders fravær.
  • Opplæringsplan for nytilsatte er ikke fremlagt. Gjennom intervjuene fremgikk det at en slik plan ikke var kjent for de ansatte.
  • Det er ikke lagt fram prosedyrer for saksbehandling, slike prosedyrer er heller ikke kjent for de ansatte.

Beskrivelse av virksomhetens styringssystem

Internkontroll handler om kommunens interne styring og egenkontroll. Det er et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift. Hensikten er å oppnå kvalitetsforbedring i tjenesten.

Alle virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester skal i henhold til forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten, ha et styringssystem. Omfanget av dette systemet avhenger av kommunens størrelse.

Ved gjennomgang av kommunen's internkontroll avdekket tilsynet området med fare for svikt. Enhet for rus og psykisk helse mangler prosedyrer for saksbehandling. Dette kan være en medvirkende årsak til at tjenesten ikke fatter vedtak på praktisk bistand og opplæring utført av boveilederne.

Delegasjon fra fagsjeftil enhetsleder mangler på alle omårder med unntak av tvang. Samme gjelder delegasjon fra enhetsleder til underordnede. Det er ikke skrifteliggjort hvem som har ansvaret når enhetsleder er borte. Tilsynet oppfatter dette som uklare ansvarsforhold, dette kan bidra til uklarhet i styring av de ulike oppgavene. Kommunen har ikke et eget kvalitetssystem hvor enhet for rus og psykisk helse inngår, men er i ferd med å innføre avvikssystemet TQM.

Skien kommune har blant annet en helhetlig ruspolitisk handlingsplan og opplæringsplan, men mangler opplæringsplaner for nytilsatte. Enhet for rus og psykisk helse har ikke stillingsbeskrivelser, men funksjonsbeskrivelser for de ulike stillingstypene. Virksomheten har en del skriftelige rutiner i et internt system, men mangler for eksempel skriftelige rutiner på områder som oppfølging i ventetid, oppfølging av pasienter i behandling og i forbindelse med utskrivning fra institusjon. Dette kan være sårbart ved uforutsett fravær og ved nyansettelser.

Enhet for rus og psykisk helse har hovedansvaret for rusarbeidet i Skien kommune. Disse har samarbeid med ulike interne aktører ikommunen. De ansatte opplyser at samarbeidet skjer i vesentlig grad fra sak til sak og ikke som faste samarbeidsmøter.

Skien kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at henvendelser vedrørende praktisk bistand og opplæring styres gjennom et dokumentert internkontrollsystem.

 

Regelverk

Aktuelle lover og forskrifter som ligger til grunn for er:

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m av 24.06.2011
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (FOR 2002-12-20 nr 1731), iverksatt 01.01.03.

 

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart KH- Koordinerende hjemmetjeneste
  • Overordnet organisasjonskart
  • Organisasjonskart over Helse- og velferd
  • Organisasjonskart over Oppvekst
  • Organisasjonskart over Byutvikling, drift og kultur
  • Plan for helhetlig kompetanseutvikling i Skien kommuner
  • Strategisk kompetanseplan Helse og velferd 2011 til2017- Del l Formell kompetanse
  • Strategisk kompetanseplan Helse og velferd 2011 til2017- Del2 Den kompetente medarbeider
  • Kostnadsgjennomgang - rapport
  • Saksfremlegg- Orientering/status - Agenda Kaupang- Prosjekt ned 60 millioner
  • Budsjett 2013
  • Rusplan 2011-2014
  • Saksframlegg - Plan for koordinering av rustiltak
  • Omsorgsplan Pleie- og omsorg 2006-2025
  • Delegasjonsreglement for administrasjonen i Skien kommune- interndelegasjon
  • Delegasjon av vedtaksmyndighet - Tvangstiltak overfor rusmiddelavhengige - Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Inntaksprosedyre - Enhet for rus og psykisk helsearbeid
  • Førstegangssamtale-mal, Enhet for rus og psykisk helsearbeid
  • Søknadskjema- Enhet for rus og psykisk helsearbeid
  • Primæroppgaver for ruskonsulenter i Skien kommune
  • Primæroppgaver for boveiledere i Skien kommune
  • Arbeidsbeskrivelse - ressursgruppas mandat
  • Internettsider - informasjon om individuell plan
  • Skjema - henvising/henvendelse om individuell plan (IP)
  • Individuell plan
  • Internettsider - informasjon om enhet for boveiledning og rustiltak
  • Internettsider - informasjon om rusteamet
  • Internettsider - informasjon om boveiledere
  • Internettsider - informasjon og bilde av ruskonsulenter og boveiledere
  • Internettsider - informasjon om rustiltak/kommunens tjenester
  • Internettsider - informasjon om Inn på tunet
  • Internettsider - informasjon om lavterskel helsetilbud til rusavhengige
  • Internettsider - informasjon om legemiddelassistert rehabilitering
  • Internettsider - informasjon om SLT
  • Internettsider - informasjon om risikoutsatte barn og unge
  • Internettsider - informasjon om internasjonalt medisinsk senter
  • Internettsider - informasjon om bestillerkontoret for Helse- og velferd
  • Internettsider - informasjon om vedtak
  • Internettsider - informasjon om hvem utfører tjenestene
  • Internettsider - informasjon om når du får svar
  • Internettsider - informasjon om individuell vurdering av søknadene
  • Internettsider - informasjon om hjemmehjelp/praktisk bistand og opplæring
  • Internettsider - informasjon om levering av kolonialvarer
  • Internettsider - informasjon om levering av middag
  • Søknadsskjema til Inn på Tunet
  • Noen enkle forutsetninger for å få plass i Inn på tunet tilbudet!
  • Brosjyre - Enhet for Rus og Psykisk helsearbeid- Er du sjef i eget liv?
  • Helse- og velferd - Tjenestebeskrivelser- Enhet for Rus og Psykisk helsearbeid
  • Helse- og velferd - Tjenestebeskrivelser- Boliger Rus og Psykisk helsearbeid
  • Helse- og velferd - Tjenestebeskrivelser- Praktisk Bistand
  • Helse- og velferd - Tjenestebeskrivelser- Hjemmetjenesten
  • Søknadskjema Boveiledertjenesten
  • Søknadskjema Boveiledertjenesten
  • Henvendelser til rusteam v/inntak
  • Henvisning til: Enhet for boveiledning og rustiltak
  • Henvisning til: Enhet for boveiledning og rustiltak
  • Søknadskjema Boveiledertjenesten
  • Søknadskjema Boveiledertjenesten
  • Svar på søknad om praktisk bistand (Hjemmehjelp)
  • Svar på søknad om praktisk bistand (Hjemmehjelp)
  • Svar på søknad om praktisk bistand (Hjemmehjelp)
  • Svar på søknad om praktisk bistand (Hjemmehjelp)
  • Svar på søknad om praktisk bistand (Hjemmehjelp)
  • Rusteamets inntaksutvalg
  • Rusteamets inntaksutvalg
  • Søknad om: Dekning av opphold hos Bjarne Reime, Nissedal
  • Søknad om: Dekning av opphold ved Granlien Evangeliesenter, etterfulgt av opphold ved FOS Landeskogen
  • Søknad om: Opphold ved Hulfjell gård
  • Søknad om: Opphold ved Hulfjell gård
  • Søknad om: Dekning av opphold ved Granlien Evangeliesenter
  • Antall klienter i behandling pr. 31.12.12
  • Søknadskjema Boveiledertjenesten
  • Søknadsskjema for helse- og velferdstjenester
  • Søknadsskjema for helse- og velferdstjenester
  • Søknadsskjema for helse- og velferdstjenester
  • Søknadsskjema for helse- og velferdstjenester
  • Søknadsskjema for helse- og velferdstjenester
  • Søknadsskjema for pleie- og omsorgstjenester

Ettersendt dokumentasjon

  • Praktisk bistand
  • Kontaktpersoner ved systemrevisjon
  • Stillinger Bygg 8
  • Stillinger Munchen bofellesskap
  • Erfaring med sak iht. lov om kommunale helse og omsorgstjenester§ 10-3
  • Søknad om kommunal bolig
  • Inntaksprosedyre - Enhet for rus og psykisk helsearbeid
  • Søknadskjema- Enhet for rus og psykisk helsearbeid
  • Førstegangssamtale- mal, Enhet for rus og psykisk helsearbeid
  • Samarbeidsavtale for oppfølging mellom klient og rusteam
  • Opphevelse av taushetsplikt - samtykkeerklæring
  • Ang: Fritak fra taushetsplikten
  • Henvisningsrutiner til Helse Sør/Øst
  • Ved brudd behandlingsfrist
  • Evalueringsskjema for oppfølging av ruskonsulent
  • Erfaring med sak iht. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester§ 10-2
  • Saksfremlegg til fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker i Telemark
  • Utviklingsplan 2013
  • Årshjul: Tilrettelagte tjenester 2013
  • Mail vedrørende kurs i TQM
  • Informasjon om TQM avvikssystem
  • Helse- og omsorgsdepartementet- Helhet og plan i sosial- og helsetjenestene
  • Skien kommunes delegasjonsreglement
  • Stillingsbeskrivelse for Enhetsledernivået
  • Delegasjonsreglement for Administrasjonen i Skien kommune - interndelegasjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mapper tilhørende de åtte første brukerne etter 01.08.12, som er eller har vært i poliklinisk behandling, institusjon eller LAR, inkludert samlejournal, IP.
  • Mapper tilknyttet de vedtakene vi har mottatt fra 2011 og 2012, inkludert samlejournal, IP og evt. IPLOS kartlegging, fire mapper totalt.
  • Mapper tilhørende de åtte første brukerne etter 01.08.12 som har praktisk bistand og opplæring -inkludert samlejournal, IP og IPLOS kartlegging

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om systemrevisjon- brev sendt Skien kommune 29.01.13.
  • Tilleggsdokumentasjon- mail sendt Skien kommune 19.03.13.
  • Oppklaring av spørsmål vedrørende støttekontakter- mail sendt Skien kommune 21.03.13.
  • Spørsmål knyttet til organisasjonskart- mail sendt Skien kommune 26.03.13
  • Program for revisjonsdagene- mail sendt Skien kommune 04.04.13.
  • Program for revisjonsdagene- brev sendt Skien kommune 04.04.13.
  • Bytte av person for intervju som følge av sykdom, samt nytt program- mail sendt Skien kommune 05.04.13.
  • Informasjon om hvilke mapper revisjonsteamet ønsket å gå igjennom på første revisjonsdag­ mail sendt Skien kommune 12.04.13.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Thove Berger

Enhetsleder

X

X

X

Marianne Skyer

Praktisk bistand

X

X

X

Geir Gjelstad

Fagsjef

X

X

X

Torunn Hauen Aks

Boveileder

X

X

 

Guro Winsvold

Kommunalsjef

X

   

Hilde Kise

Enhetsleder

X

X

X

Chris Boland

Ruskonsulent

X

X

X

Brede Ø. Refsdal

Ruskonsulent

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Inger Tveit-Espeland
Rådgiver Elisabeth Holte
Rådgiver Nina Eide