Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse ved Hjartdal kommune 2017

Sammendrag

Fylkesmannen undersøkte om kommunen legger til rette for og følger opp at helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV yter helhetlige og koordinerte tjenester til personer over 18 år med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse (ROP-lidelser). Det ble avdekket ett lovbrudd:

Hjartdal kommune dokumenterer ikke systematisk kartlegging av rusmiddelproblemer.

Dato: 28.11.17

Merethe Boyesen
revisjonsleder

May Trude Johnsen
revisor

Grete Eriksen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hjartdal kommune i perioden 30.06.17 - . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten og NAV etter helsetilsynsloven § 2 og sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

• Lovbrudd er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hjartdal er en kommune med ca. 1600 innbyggere fordelt på bygdene Sauland, Tuddal og Hjartdal. Rådmannen er øverste administrative leder. Rådmannen har et rådmannsteam rundt seg, som består av kommunalsjef, organisasjonssjef, økonomisjef og rådgiver i rådmannens stab. Kommunalsjefen representerer rådmannen i hans fravær, og har personalansvar for alle enhetslederne unntatt enhetsleder for samfunnsutviklingsavdelinga.

På nivået under rådmannen består kommunen av 11 enheter, og hver av disse har en enhetsleder. Tjenesten Psykisk helse ligger under enheten Helsekontoret. NAV er også blant disse 11 enhetene. NAV Hjartdal er et avdelingskontor under NAV Notodden. NAV Hjartdal ledes i det daglige av en avdelingsleder.

Kommunen er liten og oversiktlig, og det er et tett samarbeid mellom etatene. Psykisk helse har som mål å gi omsorg og hjelp til mennesker med ulik grad av psykiske vansker og lidelser på en måte som styrker evnen til å ta i bruk egne ressurser og øke evnen til å mestre egen livssituasjon. Brukere og pårørende kan ta kontakt med tjenesten direkte. Tjenesten får også henvisninger fra NAV, fastleger og spesialisthelsetjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.06.17. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.09.17.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.09.17.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen undersøkte om kommunen legger til rette for og følger opp at helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV yter helhetlige og koordinerte tjenester til personer over 18 år med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse (ROP-lidelser).

Det ble undersøkt om kommunen gjennom sosialtjenesten i NAV og helse- og omsorgstjenesten:

• samarbeider slik at tjenestene brukerne mottar er helhetlige og koordinerte
• ivaretar brukernes rett til å medvirke ved utforming og gjennomføring av det samlede tjenestetilbudet
• kartlegger brukernes samlede behov for tjenester
• yter helsetjenester og oppfølging av rus-, psykiske- og somatiske helseproblemer
• samarbeider med fastlegen og spesialisthelsetjenesten ved behov
• bistår med å skaffe bolig og beholde varig bolig
• yter tjenester for å mestre praktiske oppgaver ved å bo

Tilsynet er rettet mot kommunens tjenester til brukere som er uten fast bolig og brukere som eier eller leier bolig, herunder samlokaliserte kommunale boliger med/uten fast bemanning. Kommunens samarbeid med andre tjenesteytere, f.eks. spesialisthelsetjenesten, fastlege og fengsel vil også være del av tilsynet.

5. Funn

Hjartdal kommune dokumenterer ikke systematisk kartlegging av rusmiddelproblemer.

• Det er lite opplysninger om brukers situasjon og mulige tjenestebehov i journal.
• I rutinen «Saksbehandling helse- og omsorgstjenesten» står det at både psykisk helse, rusproblemer og ernæring skal kartlegges. Det er lite spor av systematisk kartlegging i Profil. Heller ikke i to journaler for nye pasienter var det dokumentert en systematisk kartlegging.
• IPLOS brukes, men det utdypes ikke systematisk med eget notat der det avdekkes problemområder. Relevante og nødvendige opplysninger om kartlegging er ikke tilgjengelige for personell som trenger dem i den løpende tjenesteytingen.
• Det blir ikke benyttet skjema for kartlegging av rusproblemer.
• Kartleggingsskjemaene audit og dudit benyttes ikke.
• Individuell plan brukes der det er behov for dette og pasienten har ønske om det. Planen oppdateres jevnlig.
• Det er mangelfull dokumentasjon på systematisk kartlegging av rusmiddelproblemer for de som ikke har et kjent rusproblem fra før.
• I vedtak om tjenester står det at det gis tjenester «så lenge det er behov». Det er lite spor av evaluering av tjenestebehovet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ved tilsynet i Hjartdal ble det avdekke ett lovbrudd. Tilsynslaget så i journaler for personer under psykisk helse som ikke hadde et kjent rusproblem. Det ble ikke kartlagt hvorvidt rus kunne være et problem, heller ikke der personene var i et miljø der andre misbrukte rusmidler. Når slik kartlegging ikke foretas kan det ta lang tid før eventuelle problemer fanges opp. Det benyttes IPLOS-registrering, men det foreligger ikke notater som forklarer de ulike funnene. Der det fylles ut «ikke relevant» går det ikke fram hvorvidt det ikke er vurdert, eller om det er vurdert og da ikke funnet relevant. På grunn av dette kan det være vanskelig for nyansatte å lese i journalen og få et helhetlig bilde av brukeren.

Tilsynslaget fant dokumentasjon på mye godt arbeid i Hjartdal. Individuelle planer ble brukt aktivt i arbeidet med personene med ROP-lidelse, og de ulike enhetene har et tett samarbeid. I journal var det lett å finne hvem som er de ulike brukernes fastlege, primærkontakt, nærmeste pårørende osv.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) §§ 4, 5, 17, 41, 42, 44
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) §§ 3- 1, 3-2, 3-4, 4-1, 5-10, 12-1
Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) §§ 2-7, 3-1
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 13
Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) §§ 21, 39, 40
Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV § 3
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Opplysning om kontaktperson, sendt 31.07.17

Dokumenter:

• Organisasjonskart og beskrivelse av kommunens administrative og faglige oppbygging
• Opplæringsplan
• Stillingsbeskrivelser
• Rutiner og prosedyrer
• Kartleggingsskjema
• Retningslinjer for arbeid med individuell plan og kriseplan
• Diverse informasjon om generell oppfølging og veiledning, brukermedvirkning og samarbeid internt i kommunen
• Avtale om samarbeid innen psykisk helse og rus/avhengighet
• Retningslinje for avvikshåndtering
• Kopi av vedtak fra NAV
• Oversikt over ansatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 14 journaler i Profil

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, 30.06.17

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Merethe Boyesen, revisjonsleder
May Trude Johnsen, revisor
Grete Eriksen, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet