Helsetilsynet

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Aleris Ungplan & BOI AS (Aleris), region sør, Skogplassen Bofellesskap fra 05.11.18 til 08.11.18. Vi undersøkte om Aleris sørger for tydelige rammer som sikrer barn trygghet og at barna har stabil og god voksenkontakt i bofellesskapet. Det ble også undersøkt om forebygging, gjennomføring og oppfølging av tvang, blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av landsomfattende tilsyn 2018 initiert av Statens helsetilsyn.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen skal påse at barn får forsvarlig omsorg og behandling i barneverninstitusjoner, jf. forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner. Dette tilsynet er avgrenset til å undersøke noen få, men viktige elementer av forsvarlig omsorg.

Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om institusjonen gir ungdommene forsvarlige tjenester på disse områdene

  • Tydelige rammer som sikrer barn trygghet
  • Stabil og god voksenkontakt
  • Forebygging av alle typer bruk av tvang og begrensninger
  • Gjennomføring av tvang i akutte faresituasjoner
  • Oppfølging av alle typer bruk av tvang og begrensninger

Barns rett til medvirkning er et gjennomgående og integrert tema i alle temaene som er undersøkt. Dette gjelder også for dokumentasjonsplikten som institusjonen har i sitt løpende arbeid med ungdommene.

Tilsynet er avgrenset til å gjelde barn under 18 år og barn som er fylt 18 år med plasseringsvedtak fattet før barnet fylte 18 år.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Rettighetsforskriften § 1 omhandler institusjonens ansvar for å gi barn på barneverninstitusjoner forsvarlig omsorg. Formålsparagrafens ordlyd er som følger:

«Institusjonens ansvar for å gi forsvarlig omsorg innebærer blant annet å gi beboerne vern og beskyttelse, tydelige rammer for å sikre trygghet og god utvikling, oppfølging av skole- og opplæringstilbud og fritidsaktiviteter, stabil og god voksenkontakt, opplevelse av mestring og å bli sett og hørt, samt å lære beboerne respekt og toleranse. Hva som anse som forsvarlig omsorg vil blant annet avhenge av beboerens alder og modenhet og formålet med plasseringen».

Når barn bor på barneverninstitusjon har de krav på å få den omsorg de har behov for i foreldrenes sted. Dette innebærer blant annet at institusjonen må gi dem beskyttelse slik at de ikke utsetter seg for fare. Institusjonen må også sikre at ikke barna utsetter hverandre for fare eller skader hverandre. Blant annet for å sikre dette, kan institusjonen iverksette innskrenkninger i barnas selvbestemmelsesrett og personlig frihet.

Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Kjernen i forsvarlighetskravet av hva som kan betegnes som god praksis. Hva som er god praksis må avgjøres konkret i hver sak ut i fra anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Innholdet i kravet vil endre seg i takt med fagutviklingen og med endringer i verdioppfatninger i samfunnet.

Kravet til forsvarlige tjenester må ses i sammenheng med prinsippet om barnets beste. Hensynet til barnets beste er et grunnleggende hensyn ved alle handlinger som berører barnet.

Det går frem av barnevernloven § 4-1 at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Det enkelte barns synspunkter er et vesentlig element når barnets beste skal vurderes. 

Barns rett til medvirkning er hjemlet i barnevernloven § 4-1 annet ledd og forskrift om medvirkning og tillitsperson. I rettighetsforskriften § 7 og forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 9 er barns rett til medvirkning under oppholdet ved institusjonen presisert nærmere.

Med medvirkning forstås at barn skal få tilstrekkelig informasjon og får anledning til å komme med sine synspunkter. Barnets synspunkt må vurderes og tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Krav til internkontroll, jf. forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10 innebærer at institusjonen gjennom sin styring skal sikre at oppgaver blir utført i samsvar med lovkrav.

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en naturlig følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 1 stiller krav om at institusjonen skal ha en institusjonsplan. Institusjonen skal gjøre rede for hvordan kravene i regelverket blir oppfylt og gi en beskrivelse av målsetting, målgruppe og metodikk.

Krav til bemanning og de ansattes kompetanse fremgår av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 5 første ledd. Institusjonen skal ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift. Dette innebærer at det til enhver tid må være forsvarlig bemanning sett i forhold til institusjonens målgruppe, målsetting og metodikk.

Tvang

I barnevernloven § 5-9 og rettighetsforskriften er det gitt regler om barns rettigheter under institusjonsoppholdet og grensene for hva institusjonen kan iverksette av tvang og begrensninger.

Tvang i akutte faresituasjoner jf. rettighetsforskriften § 14, bygger på hovedinnholdet i straffelovens alminnelige regler om nødrett og nødverge. Dette innebærer at en nødsituasjon gjør det lovlig å utøve handlinger som ellers ville vært ulovlige.

Rettighetsforskriften § 12 innebærer krav til institusjonen om å arbeide systematisk for å forebygge at barn blir utsatt for unødvendige begrensinger og tvang. Dette gjelder både generelt og i den enkelte situasjonen.

Når tvang har vært brukt, er institusjonen forpliktet til å gjennomgå episoden for å ivareta barnet som har vært utsatt for tvang. I tillegg skal leder gjennomgå for å vurdere om det er nødvendig å gjøre endringer for å unngå tilsvarende bruk av tvang fremover. Bruk av tvang skal dokumenters i samsvar med reglene i rettighetsforskriften § 26.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Aleris Ungplan & BOI AS, region sør, har totalt 12 avdelinger med 35 godkjente plasser. Skogplassen Bofellesskap er godkjent for 3 plasser for ungdom i alderen 13-18 år (20) og er gitt godkjenning for målgruppe 1, 2 og 3 og mulighet for akuttplasseringer.

Boligen ligger i et etablert og rolig boligområde. Uteområdet består av parkeringsplass, plen, kjøkkenhage og stor veranda med peis. Fra stuen i 1. etasje kan man gå ut på verandaen og den brukes hyppig til grilling og andre sosiale sammenkomster på boligen. Alle kan fritt benytte utearealet. Uteområdet generelt er universelt utformet, med unntak av tilgang til veranda. Denne kan ved enkle grep tilpasses universell utforming ved behov.

Skogplassen Bofellesskap benytter ikke hus/hytte eller liknende for å stoppe, avgrense og/eller forebygge destruktiv atferd hos barn. Det er heller ingen rom i avdelingen som benyttes som isolasjonsrom.

Bemanning, kompetanse, ansvar og myndighet:

Personalet arbeider i medleverturnus. Det betyr at de arbeider 4 dager på, har 7 dager fri, 3 dager på og 7 dager fri. Det er totalt 6 stillinger ved Skogplassen Bofellesskap som arbeider i tre faste team. Av disse har 50 % relevant sosial- barnevernfaglig utdanning. De 3 miljø-arbeiderne har 8-21 års erfaring fra miljøarbeid.  Bofellesskapet blir i tillegg til de 6 fast ansatte, ledet av en avdelingsleder med barnevernfaglig utdanning. Bofellesskapet har knyttet til seg 4 vikarer som brukes ved sykdom og ferie. De har fokus på kontinuitet og at ungdommen skal ha kjente ansikter å forholde seg til. Vikarer har alltid vakt sammen med en av de fast ansatte.

Avdelingsleder har fag- og personalansvar for bofellesskapet og rapporterer direkte til leder barnevern. I tillegg er det faste ledermøter hver tirsdag med en fast agenda for møtet. Regiondirektøren er til stede på disse møtene. Avdelingsleder deltar i overlapp og fellesoverlapp i bofellesskapet.

Alle nyansatte og vikarer skal gjennomgå nybegynneropplæring jf. rutinen Grunnopplæring nyansatte. Det er avdelingsleder som har ansvar for å følge opp at denne opplæringen blir gjennomført. Den enkelte må signere på at opplæringsmateriellet er lest. Avdelingen har en egen Nybegynnerperm/vikarperm med sentral informasjon tilgjengelig. I tillegg skal alle gjennomføre Aleris sitt basiskurs innen 12 måneder etter oppstart. Basiskurs gjennomføres minimum én gang per år, oftere dersom det er mange ansettelser.  Det er utarbeidet stillingsbeskrivelse til alle stillingskategoriene i institusjonen.

I region sør er det etablert en egen beredskap som består av tre stillinger, som hver følger ordinær medleverturnus. Beredskapens primære arbeidsoppgave er å bistå avdelingene i akutte situasjoner, samt å drøfte ulike tilnærmings- og løsningsstrategier i utfordrende situasjoner ut fra den enkelte avdelingens problemstilling. Etter kontortid og i helger er det beredskapen som blir kontaktet ved behov for bistand i akutte situasjoner.

Aleris har utarbeidet en egen opplæringsplan for institusjonen. Det er i løpet av året felles fagdager med undervisning i modellene Trygg i Aleris (TiA), Handlekraft (Traumebevisst omsorg), Motiverende intervju samt kursing i rettighetsforskriften. Det er satt av tid til ekstern veiledning hver 4. uke for avdelingsleder og hver 6. uke for miljøpersonalet. Veiledningene i 2018 har hatt fokus på Traumebevisst omsorg. Veiledning og undervisning fra interne eller eksterne fagpersoner etableres raskt inn i forhold til personalgruppens behov. I tillegg er det satt av tid hver tirsdag til vergetrening og internveiledning om forebygging av bruk av tvang. Det er forventninger om at alle, både fast ansatte og vikarer, skal møte. Beredskapen har ansvar for treningen og veiledningen.

Institusjonsplan, rutiner og avvikssystemet ligger i Centuri. Det som omhandler den enkelte ungdommen er dokumentert i CosDoc. Alle ansatte og vikarer har tilgang til disse programmene.

Metodikk:

Aleris Ungplan & BOI AS har sentralt ansatte ressurspersoner for arbeidet med fag og kvalitet, som samarbeider med regionenes kvalitetsansvarlig og ledelse. Gjennom dette sikres kvalitet og faglig utvikling i alle regioner. Region sør har en representant i faggruppen for å sikre implementering ned til hver enkelt avdeling.

Aleris har valgt ut syv prinsipper som grunnleggende for sine tjenester: Beskyttelse, Utvikling, Stabilitet, Deltakelse, Kulturell sensitivitet, Organisatorisk Kompetanse og Faglig kompetanse. Disse prinsippene ligger til grunn for det daglige arbeidet i institusjons-avdelingene (bofellesskapene).

Skogplassen Bofellesskap jobber etter prinsippene i Traumebevist omsorg, Trygg base og Resiliensperspektivet. Overlappinger og personalmøter er arenaer hvor de ansatte drøfter metodisk innsats og vinklinger i forhold til den enkelte ungdommen.      

Forebygging, gjennomføring og oppfølging av tvang og bruk av begrensninger:

Forebygging av tvang ved institusjonen skjer gjennom bruk av miljøterapeutiske metoder der miljøpersonalet opptrer som trygge voksenpersoner ved behov for grensesetting. Institusjonen legger vekt på å velge riktig situasjon og tidspunkt for å ta opp kontroversielle ting; de vet hva som utløser negativ atferd hos den enkelte beboer og håndterer konflikter på en slik måte at barna opplever å bli respektert. De ansatte går i medleverturnus for å sikre høy grad av kontinuitet og forutsigbarhet for barna. I tillegg får alle ansatte opplæring i Trygg i Aleris (TiA), en metode som brukes systematisk for å forebygge og håndtere utagerende atferd ved at oppmerksomheten rettes mot å forebygge konflikter.

Institusjonen har system for opplæring av alle ansatte i rettighetsforskriften. Det er lagt opp til fast, ukentlig vergetrening for alle, inkludert vikarene, som er på jobb. Beslutninger om bruk av tvang avklares i forkant med leder for institusjonen/stedfortreder. Et unntak fra dette er tvang i akutte faresituasjoner som personalet må håndtere der og da, jf. rettighetsforksriften
§ 14.

Institusjonen har en systematisk gjennomgang av hendelser der det har vært benyttet tvang.

Etter en episode gjennomgås alltid hendelsen, både med personalet og barnet. Det er lite bruk av tvang og begrensninger ved Skogplassen Bofellesskap. Aleris har ukentlig «tvangsvedtak og protokollskriving» som tema med den enkelte avdelingsleder på tirsdagsmøtene for å sikre framdrift og øvrig ivaretakelse i det enkelte tilfelle. Rettighetsforskriften og tilbakemeldinger fra tilsyn gjennomgås jevnlig på ledermøte og i alle overlappinger.

Medvirkning:

Ved inntak gjennomføres en samtale som er tilpasset situasjonen og hvilken tid på døgnet inntak skjer. Prosessen starter i forvernsperioden og fortsetter gjennom hele plasseringsperioden. Inntakssamtalen er sentral i arbeidet fordi en her kan sjekke ut ungdommens forutsetninger, forventninger og motivasjon for plasseringen og egen involvering i det videre arbeidet. Det legges vekt på at ungdommen skal inviteres til å samarbeide om målene for plasseringen, og at ungdommens meninger skal vektlegges.

I forbindelse med innflytting i bofellesskapet får ungdommene informasjon om formålet med plasseringen og hvilke rettigheter de har. Videre får de informasjon om bofellesskapet og behandlingsfasene (samarbeid/involvering, ferdighetstrening, sosialisering og selvstendighet). Det utleveres informasjon om Fylkesmannen og et hefte om rettigheter som barnevernsbarn. Så langt som mulig vektlegges ungdommenes ønsker og forventninger i tilrettelegging av oppholdet.

Innen en uke fra inntak gjennomføres det en risikovurdering som danner grunnlaget for å optimalisere trygghet for beboere og personal gjennom iverksatte tiltak. Denne risikovurderingen revideres under oppholdet etter fastsatte datoer eller ved behov. Risikovurderingen gjennomføres for å sikre ungdommen selv, andre beboere og personalet. De ansatte gjør seg kjent med den enkelte ungdoms risikovurdering og den tas opp i veiledning, overlapping, teammøter og andre aktuelle møter.

Bofellesskapene har som målsetting å få ungdommen til å delta i utformingen av sin handlingsplan og i konkrete periodemål sammen med miljøterapeut/arbeider. Målene evalueres sammen med ungdommen.

Bofellesskapene har også som mål å gjennomføre husmøter en gang per uke for å få ungdommene til å komme med sine meninger og ønsker. I disse møtene kan ungdommene og miljøpersonalet annet ta opp ulike problemstillinger og uenigheter for å finne en løsning på dette i fellesskap.

Husregler blir tilpasset den enkelte ungdommen etter dennes behov og alder.

Det gjennomføres en beboersamtale/brukerundersøkelse med ungdommen to ganger per år i mars og september.  Ungdommen skal i forbindelse med samtalen skåre en verdi på ulike områder knyttet til bofellesskapet og oppholdet der. Det er dokumentert at det ble gjennomført beboersamtale med ungdommene ultimo august 2018.

Aleris utarbeidet i 2017 Oppdragsgiverundersøkelsen Aleris Barnevern 2017 som ledd i sitt arbeid for å forbedre blant annet tilbudet til barn og unge i institusjon.

Personalet skriver avvik både på det som handler om den enkelte ungdom og på HMS. Alle avvik blir drøftet på ledermøtene hver tirsdag og det er system for tilbakemelding etter at avviket er lukket.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Det var stor grad av samsvar mellom det ungdommene, de ansatte og ledelsen formidlet i intervjuene og det som kom fram i dokumentasjonen.

Institusjonen har rutiner som sikrer systematisk opplæring av ansatte og vikarer.  Avdelings-leder i det enkelte bofellesskapet har ansvar for å kontrollere at alle ansatte har gjennomført opplæringsprogrammet. Det er bekreftet i intervjuene med vikarene at de har gjennomført opplæringsprogrammet og er kjent med vikarpermen som er utarbeidet. Vi ser imidlertid at Skogplassen har et utviklingsområde når det gjelder at avdelingsleder sjekker ut at vikarer som har hatt sin opplæring i et annet bofellesskap, faktisk har gjennomført opplæringen når vikaren kommer til Skogplassen for første gang.

Stabil og god kontakt med voksne:

Fylkesmannen vurderer at institusjonen legger til rette for trygge rammer for ungdommene. Begrepet særkontakt/hovedkontakt blir ikke benyttet, men ungdommene sier selv at de har minst en fast voksenkontakt som de går til når de trenger det. Ungdommene fortalte at de føler at blir behandlet med respekt og er trygge på de voksne, inkludert vikarene. Ved behov for vikarer legges det vekt på at det skal være kjente vikarer og at det aldri skal være to vikarer på jobb. Fast ansatte går da inn og dekker opp i slike situasjoner.

Intervjuene med personalet viser at det er en grunnleggende holdning at det er viktig å oppnå gode relasjoner med ungdommene.

Forebygging av tvang

Forebygging av tvang ved Skogplassen skjer gjennom bruk av miljøterapeutiske metoder og opplæring i TiA. I intervjuene kom det fram at personalet er kjent med disse metodene. Intervjuene bekreftet også at personalet deltar på de ukentlige tilbudene om vergetrening og internveiledning om forebygging av bruk av tvang, når de er på jobb. 

Skogplassen Bofellesskap har ikke benyttet tvang eller andre begrensninger av beboerne i 2018.

Flere av de som ble intervjuet hadde ikke deltatt selv eller vært vitne til en tvangsepisode. I intervjuene kom det fram at dersom en ungdom eller ansatt hadde vært vitne til en episode, ble vedkommende fulgt opp gjennom samtale. Institusjonen har system for opplæring av alle ansatte i rettighetsforskriften. I fellesoverlapp hver 6. uke gjennomgås risikovurderingen for den enkelte ungdommen. Intervjuene bekreftet også at «tvangsvedtak og protokollskriving» ble tatt opp som tema ukentlig med avdelingsleder for å sikre framdrift og øvrig ivaretakelse i det enkelte tilfelle.

Medvirkning

Det etterstrebes å gjennomføre en inntakssamtale med den enkelte ungdommen i forkant av plasseringen. Dersom dette ikke er mulig, blir det satt av tid til en slik samtale samme dag som ungdommen flytter inn tilpasset situasjonen og hvilken tid på døgnet inntak skjer. De sist ankomne ungdommene på Skogplassen har også blitt tilbudt inntakssamtale, men har ikke ønsket en slik samtale tross flere forsøk. Etter plassering har det vært gjort nye forsøkt på å gjennomføre samtalen.

Både handlingsplanene og nedtegnelser i CosDoc viser at ungdommene har vært med på å utarbeide handlingsplanen og deltatt i evalueringen. Dette ble også bekreftet av personalet i intervju. Personalet ga samtidig uttrykk for at det var vanskelig å motivere ungdommene i tilstrekkelig grad til medvirkning slik at de fikk et eierforhold til egen handlingsplan.

I intervju med både personalet og ungdommene kom det fram at husreglene blir tilpasset den enkelte ungdommen sitt behov og alder.

Det foreligger ikke referat fra husmøter da ungdommene ikke har villet bli med på dette. I stedet er det stort fokus på samtaler med ungdommene, og spesielt rundt middagen på mandager. Tilbakemeldinger fra ungdommene har vært at de ønsker å ta opp ting med personal på egenhånd. Slike samtaler dokumenteres i CosDoc. Det kom fram i intervjuene at personalet fikk til gode samtaler med ungdommene under aktiviteter og bilturer.

5.  Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet. 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 20.07.18.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Skogplassen Bofellesskap, og innledet med et kort informasjonsmøte 05.11.18. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 08.11.18.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Institusjonsplan Bofellesskap barnevern, Aleris & BOI AS, region Sør
  • Oversikt over delegasjon av myndighet
  • Helsehjelp - helseansvarlig
  • Opplæringsplan institusjon 2018
  • Organisasjonskart – Region Sør
  • Skolegang og oppfølging – skoleansvarlig
  • Stillingsbeskrivelse – avdelingsleder
  • Stillingsbeskrivelse – miljøterapeut/miljøarbeider UP
  • Oversikt over Centuri: Rutiner med tilhørende skjema og veiledere/rutinehåndbok (Bofellesskap - Veiledere er ikke lagt ved)
  • Oversikt over ansatte
  • Oversikt ekstravakter
  • Organisasjonskart Skogplassen Bofellesskap
  • Referat fra fellesoverlapp ved avdelingen 16.08.18
  • Kopi av vaktbøker for perioden 01.04.-30.06.18
  • Dokumenter for beboer 1
  • Vedtak
  • Samtykke
  • Tiltaksplan
  • Handlingsplan
  • Risikovurdering
  • Brukermedvirknings-samtale beboer
  • Dokumenter for beboer 2
  • Vedtak
  • Samtykke
  • Tiltaksplan
  • Handlingsplan
  • Risikovurdering
  • Brukermedvirknings-samtale beboer
  • Referat fra ansvarsgruppemøte 13.06.18
  • Dokumentasjon for beboer 3
  • Slutning fylkesnemnda
  • Vedtak
  • Tiltaksplan
  • Handlingsplan
  • Risikovurdering
  • Brukermedvirknings-samtale beboer

Framlagt under tilsynsbesøket:

  • De 10 siste avvikene for Skogplassen Bofellesskap
  • Oppdragsgiverundersøkelse Aleris Barnevern 2017
  • Ros-analyse 01.10.18
  • Ros-analyse 27.06.17
  • Grunnopplæring nyansatte – sjekkliste – mal
  • 2 skjemaer - Sjekkliste grunnopplæring – vikarer

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

To beboere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • seniorrådgiver, Maria Therese Borsodi, Fylkesmannen i Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Elin Gulliksen Lunden, Fylkesmannen i Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Laila Christensen, Fylkesmannen i Telemark, revisjonsleder