Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 2. – 3.5.2012 tilsynsbesøk ved Balsfjord kommune, Sandbukt barne- og avlastningsbolig. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formål med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Balsfjord kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn og unge under 18 år i barne- og avlastningsboliger når det gjelder følgende områder:

  • legemiddelhåndtering
  • pleie- og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • barnas rett til samvær med andre, et meningsfylt dagligliv og deltagelse i fritidsaktiviteter

Under tilsynet ble det avdekket 3 avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1

Balsfjord kommune har ikke et egnet uteareal ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig som sikrer at barna får et forsvarlig og verdig tjenestetilbud

Avvik 2

Balsfjord kommune har ikke et system som sikrer at barn ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig får varierte og tilpassede fritidsaktiviteter

Avvik 3

Balsfjord kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig

Dato:

30.5.2012

Eli Åsgård
revisjonsleder

Tone Indergaard
revisor

 

Lars Røslie
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Balsfjord kommune, Sandbukt barne- og avlastningsbolig i perioden 13.2.2012 – 30.5.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jfr. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Balsfjord kommune strekker seg over et område på 1493 km2. Storsteinnes er administrasjonssenter og det største tettstedet i kommunen, videre finner vi de mindre tettstedene Nordkjosbotn, Laksvatn, Mestervik, Malangseidet og Sand. Kommunen er organisert etter en to-nivå modell.

Sandbukt barne- og avlastningsbolig gir tilbud til 3 barn. Det bor 1 barn fast i boligen og 2 barn får tilbud om avlastning. Sandbukt barne- og avlastningsbolig er organisert under

«Boligtjenesten funksjonshemmede». Enheten består i tillegg til Sandbukt barne- og avlastningsbolig av mindre enheter hvor det på hvert sted er samlokaliserte leiligheter. Disse er Midttun og Kirkeveien som har adresse Storsteinnes samt Roffaveien bofellesskap med adresse Nordkjosbotn. De yter tjenester til voksne mennesker med utviklingshemming.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.2.2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 2.5.2012.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig 2.5.2012.

Sluttmøte ble holdt 3.5.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn og unge under 18 år i barne- og avlastningsboliger når det gjelder

  • legemiddelhåndtering
  • pleie- og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere 3 avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1

Balsfjord kommune har ikke et egnet uteareal ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig som sikrer at barna får et forsvarlig og verdig tjenestetilbud

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 4-1, første og tredje ledd, forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenesten § 3 jf forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Mangel på tilrettelagt uteareal gir ikke rom for individuell utfoldelse og tilpassede uteaktiviteter for det enkelte barn i tilknytning til boligen
  • Kommunens arbeid med tilrettelegging av utearealene har tatt lang tid, og det er uklart når arbeidet skal være fullført

Avvik 2

Balsfjord kommune har ikke et system som sikrer at barn ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig får varierte og tilpassede fritidsaktiviteter

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-1, jf. § 1-1 og forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenesten § 3 jf forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det er ikke utarbeidet aktivitetsplan for hvert barn, og gjennomføring av aktiviteter blir tilfeldig og personavhengig
  • Det gjøres ingen systematisk evaluering av gjennomførte aktiviteter og eventuell korrigering av tilbudet

Avvik 3

Balsfjord kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp §§ 4, 6 og 7 jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-1, tredje ledd og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det foreligger en kortfattet prosedyre for medikamenthåndtering av 12.4.2012. Denne er mangelfull og det er uklart hva som ligger i enkelte deler av prosedyren.
    • I prosedyren heter det at «utdeling fra original emballasje samt dobbeltkontroll, krever medisinfaglig kompetanse på høgskolenivå – sykepleier/vernepleier». Denne prosedyren følges ikke i praksis da personell uten slik høyskoleutdanning deler ut medisiner fra original emballasje, og det foretas ikke dobbeltkontroll.
    • I prosedyren heter det at «den som er på vakt når barnet/dosetten overleveres kontrollerer etter særlig delegasjon». Det er uklart hva denne kontrollen skal bestå i, og i intervjuer framkommer det at det ikke gjøres noen kontroll av innholdet i dosetten ved mottak.
  • Indikasjon for bruk og effekt av gitt eventuell-medisin er ikke alltid dokumentert i pasientjournalen
  • Medisiner og dosetter oppbevares i ulåste medisinskap
  • I personalgruppa er det ikke en ens oppfatning av hvem som har det overordnede ansvaret for legemiddelhåndtering ved Sandbukt barne- og avlastningsbolig

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunene har en lovfestet plikt til å ha styring og kontroll med sine helse- og omsorgstjenester. I dette inngår blant annet å ha oversikt over områder med fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Formålet med en systematisk analyse av risiko for svikt er å iverksette nødvendige tiltak for å kunne rette opp og forebygge svikt/overtredelse av helselovgivningen. Ved tilsynet er det avdekket mangelfulle rutiner for legemiddelhåndtering.

Videre har oppfølging når det gjelder utbedring av utearealene og ivaretagelse av barnas rett til et meningsfylt dagligliv og deltagelse i fritidsaktiviteter vært utilstrekkelig. Funnene taler for at kommunen ikke har gjort tilstrekkelig for å påse at driften til en hver tid er forsvarlig, og for å redusere risikoen for svikt. Det er kommuneledelsens ansvar å etterspørre og følge opp kvaliteten på tjenestene i barne- og avlastningsboligen.

7. Regelverk

  • Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.
  • Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Forskrift 16. desember 2011 om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon
  • Forskrift 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Forskrift 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Balsfjord kommune
  • Navn, ansettelsesår, utdanning, stillingsbetegnelse og stillingsstørrelse på ansatte i barneboligen/avlastningen
  • Stillingsbeskrivelser for leder, fagleder, terapeut og miljøarbeider
  • Turnusplan for siste seks uker
  • Årsmelding 2012 for Boligtjenesten funksjonshemmede
  • Årsmelding for Balsfjord kommune
  • Handlingsplan Boligtjenesten funksjonshemmede 2011 og 2012
  • Opplæringstiltak/kompetanseplan
  • Ulike prosedyrer som gjelder drift i barneboligen/avlastningen
    • Generell opplæringsplan
    • Oversikt over oppgaver som tilhører aktuell vakt
    • Veileder for elektronisk journalføring (profil)
    • Handlingsplan dersom et barn forsvinner i barneboligen
    • Oversikt over fordeling av oppgaver mellom terapeut/primær- og sekundærkontakt
    • Medvirkning
    • Oppfølging av avviksmeldinger
  • Kopi av avvik som gjelder barna
  • Enkeltvedtak og dokumenter som gjelder det enkelte barn spesielt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Møtebok – referat fra teammøter/personalmøter
  • Beskjedbok – boligen
  • Beskjedbok mellom hjem og bolig for to barn
  • Brukerperm for tre barn
  • Anfallskalender for 2 barn
  • Medikamentperm
    • Medisinkort for tre barn
    • Prosedyrer
    • Delegasjon av myndighet for legemiddelhåndtering
    • Kursbevis legemiddelhåndtering
  • Kommunikasjonsbok med bilder for to barn
  • Kommunikasjonsstrimler (Marte Meo) for ett barn
  • Kvalitetsperm

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 13.2.2012
  • Dokumentasjon fra virksomheten mottatt pr e-post 28.3.2012
  • Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 3.4.2012 og 17.4.2012
  • Program fra Fylkesmannen i Troms datert 11.4.2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Renate Salangli

Enhetsleder

X

X

X

Monica Hansen

miljøarbeider/fungerende miljøterapeut

X

X

X

Tine Stormo

vernepleier/fagleder

X

X

X

Bente Pettersen

Assistent

X

X

X

Ida Hage

Miljøterapeut

X

X

X

Anna Forsgren

miljøarbeider/vikar

 

X

 

Anita Olavsen

hjelpepleier

X

X

X

Karin Berger

Kommunalsjef

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Åsgård, rådgiver/jurist – revisjonsleder
Tone Indergaard, ass. fylkeslege – revisor
Lars Røslie, rådgiver/anestesisykepleier - revisor