Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms har ført tilsyn med Harstad kommune, tilsynsbesøk ble gjennomført 1.11.2012.

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende område: Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-8, jf. § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b.

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om ordningen og at slikt tilbud vurderes, iverksettes og evalueres.

Tilsynsmyndigheten fant ikke grunnlag for å påpeke avvik innen de reviderte områdene. En merknad ble påpekt.

Merknad:

Harstad kommune har et forbedringspotensial når det gjelder gjennomføring og evaluering av tjenester gitt i form av BPA.

 

Eli Åsgård
revisjonsleder

Remi Møller
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Harstad kommune i perioden 6.7.2012 –7.12.2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i

Troms gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og/eller merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Harstad kommune har om lag 23 640 innbyggere. Søknader om tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester behandles av koordinerende enhet. Saksbehandler avtaler hjemmebesøk og/eller samtale med søker. Utførende enhet ved de ulike omsorgsenhetene har ansvar for gjennomføring og evaluering av tjenester gitt i form av BPA. Kommunen har for tiden tildelt tjenester som BPA.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6.7.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 1.11.2012.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 5.11.2012 pr. videokonferanse.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet brukerstyrt personlig assistanse (BPA) etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. BPA er en alternativ organisering av praktisk og personlig hjelp for sterkt funksjonshemmede som har behov for bistand i dagliglivet, både i og utenfor hjemmet. Ordningen er nærmere beskrevet i rundskriv I-20/2000 og I-15/2005 fra Helse- og omsorgsdepartementet.

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om ordningen og at slikt tilbud vurderes, iverksettes og evalueres.

Fylkesmannen har konkretisert kravene. Kommunen skal sikre at:

  • det gis informasjon om ordningen med brukerstyrt personlig assistanse
  • BPA kan tilbys i de tilfeller vilkårene er oppfylt
  • tildeling av BPA vurderes innenfor de samme rettslige rammene som andre helse- og omsorgstjenester
  • tjenestemottakers/dennes representants synspunkter og ønsker innhentes
  • det vurderes om tjenestemottaker er i stand til å ha arbeidslederrollen
  • det vurderes om andre enn tjenestemottaker kan bistå med å ivareta arbeidslederrollen
  • det vurderes om eventuelle andre enn tjenestemottaker har de nødvendige fullmakter til å bistå ved arbeidsledelse
  • det tas stilling til hvem som skal ha arbeidsgiveransvaret
  • avslag oppfyller krav til begrunnelse
  • enkeltvedtaket angir rammen for bistanden som tildeles
  • det vurderes om deler av bistanden krever medisinsk faglig kompetanse og om denne bør holdes utenfor BPA
  • det vurderes om BPA kan gis i kombinasjon med andre tjenester
  • det vurderes om pårørende og andre nærstående innvilges omsorgslønn i stedet for BPA
  • assistentene får basisopplæring i forhold til etiske problemstillinger, taushetsplikt mv.
  • assistentene kjenner kommunens beslutning om hva det er innvilget hjelp til
  • tjenesten evalueres i samarbeid med tjenestemottaker
  • utgifter til annonser, opplæring mv. dekkes av kommunen
  • eventuell egenandel vurderes i henhold til forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 2
  • kommunen dekker utgifter som er nødvendige for å yte tjenesten

Kommunen kan selv velge om assistenten skal ansettes i kommunen, eller om de praktiske sidene skal overlates til brukeren selv eller andelslag. På dette punkt omfattet tilsynet bare omkommunen sikrer at slikt valg blir tatt. Tilsynet omfattet ikke arbeidsrettslige forhold, som ikke reguleres av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik.

Det ble påpekt en merknad:

Harstad kommune har et forbedringspotensial når det gjelder gjennomføring og evaluering av tjenester gitt i form av BPA.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Det er ingen faste møtepunkter mellom assistent og nærmeste leder
  • Assistent er ikke involvert i vurdering/evaluering av om brukere får dekket sitt behov for BPA-tjenester
  • Assistentene er ikke gjort kjent med rutine for melding av avvik ved utførelsen av tjenester gitt som BPA
  • Evaluering av BPA-tjenestene gjøres ikke alltid innen fastsatt frist

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester
  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester kapitel 2

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Harstad kommune
  • Kommunal veileder for tjenester organisert som Brukerstyrt personlig assistanse
  • Prosedyre for «tildeling av tjenester»
  • Søknadsskjema for helse- og omsorgstjenester
  • Oversikt over ansatte i kommunen som har oppgaver knyttet til vurdering og iverksetting av BPA
  • Notat fra kontaktperson med informasjon om hvem som er saksbehandlere på BPA- saker ved koordinerende enhet samt oversikt over ansatte med arbeidsoppgaver i fht BPA
  • Kopi av 10 vedtak om BPA

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Prosedyre for samhandling mellom Koordinerende enheter og utførende enheter
  • Opplæringsplan for koordinerende enhet
  • Mal for saksutredning
  • Mal for melding om vedtak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Troms:

  • Varsel om tilsyn datert 6.7.2012
  • Brev fra Harstad kommune datert 21.9.2012
  • Program for tilsyn datert 10.10.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Siw Hansen

Saksbehandler

 

X

X

Aud Johansen

Enhetsleder koordinerende enhet

X

X

X

Irene Utmo

Avdelingsleder

X

X

X

Pål Bendiksen

Assistent

X

X

X

Karin Ludviksen

Assistent

 

X

X

Brynjulf Hansen

Ass. rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ergoterapeut/jurist Eli Åsgård (revisjonsleder) Jurist Remi A. Møller (revisor)