Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er midlertidig botilbud etter lov om sosiale tjenester i NAV § 27.  Tilsynet skal undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om rettigheten og at slike tilbud vurderes, tildeles og iverksettes innen en forsvarlig tidsramme.

Tilsynet påpekte ett avvik og en merknad:

Avvik:

Harstad kommune sikrer ikke at kravene til begrunnelsens innhold oppfylles i vedtak om midlertidig botilbud.

Merknad:

Harstad kommune bør omarbeide søknadsskjema, slik at det fremkommer at man kan søke på midlertidig botilbud.

Dato: 12.11.12

Nils Aadnesen
fagansvarlig (revisjonsleder )

Kjersti Mari Nilsen
rådgiver

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Harstad kommune i perioden 11.06.12 – 12.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknad som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Harstad kommune arbeider med å revidere den boligsosiale handlingsplanen.  NAV Harstad deltar i dette arbeidet.

Midlertidige botilbud som brukes er Blåhuset, pensjonat, hotell og boliger på Grytøya.  Private utleiere er også blitt kontaktet.  Kommunen vurderer om man i tillegg skal bruke ytterligere kommunale boliger for å ivareta behov for midlertidig botilbud.

Gjeldende prosedyre for behandling av saker vedrørende midlertidig botilbud, er blitt revidert etter at rundskriv til lov om sosiale tjenester i NAV forelå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.06.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 25.10.12.

Intervjuer: 9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.  Tilsynet besøkte Blåhuset.

Sluttmøte ble avholdt 26.10.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er midlertidig botilbud etter lov om sosiale tjenester i NAV § 27.

Tilsynet skal undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om rettigheten og at slike tilbud vurderes, tildeles og iverksettes innen en forsvarlig tidsramme.

Fylkesmannen konkretiserer kravene slik:

  • Kommunen sikrer at det finnes tilgjengelige botilbud som kan dekke midlertidige behov 
  • Kommunen sikrer at personer med akutt behov for botilbud kan forholde seg til NAV-kontoret
  • Kommunen sikrer at NAV-kontoret fremskaffer et konkret tilbud til de som trenger det, eventuelt gjennom samarbeid med andre deler av kommunen
  • Kommunen sikrer at det gis informasjon om muligheten til å få midlertidig botilbud
  • Kommunen sikrer at det gis veiledning slik at søknader om midlertidig botilbud identifiseres
  • Kommunen sikrer at tjenestemottakers/ dennes representants synspunkter og ønsker innhentes
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vilkårene er oppfylt uavhengig av årsaken til nødsituasjonen
  • Kommunen sikrer at det foretas en konkret utredning av hjelpebehovet
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vedkommende har andre muligheter
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vedkommende kan klare å finne tilbud selv
  • Kommunen sikrer at avslag begrunnes ut fra at vilkårene ikke er oppfylt
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om midlertidig botilbud må tilbys samme dag
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vedkommende har et sted og oppholde seg det neste døgn
  • Kommunen sikrer at avslag oppfyller krav til begrunnelse
  • Kommunen sikrer at det treffes skriftlige enkeltvedtak med opplysning om klageadgang
  • Kommunen sikrer at midlertidig botilbud tilstås som en klar og utvetydig rett i enkeltvedtaket
  • Kommunen sikrer at det konkrete botilbudet fremkommer i enkeltvedtaket
  • Kommunen sikrer at det ved behov gis forsvarlig tilbud tilpasset barnefamilier
  • Kommunen sikrer at det gis tilbud som ikke innebærer at beboer må være ute på dagtid
  • Kommunen sikrer at det vurderes å inngå avtaler om kvalitetskrav med overnattingssteder
  • Kommunen sikrer at tilbudet evalueres i samarbeid med tjenestemottaker
  • Kommunen sikrer at det vurderes hvorvidt det skal ytes økonomisk stønad til dekning av midlertidig botilbud

Tilsynet omfatter ikke en nærmere vurdering av kvaliteten på de tilbud som kommunen benytter.

Tilsynet omfatter ikke tema som reguleres gjennom annet lovverk, eksempelvis husleieloven.

5. Funn

Tilsynet påpeker ett avvik og en merknad.

Avvik:

Harstad kommune sikrer ikke at kravene til begrunnelsens innhold oppfylles i vedtak om midlertidig botilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven § 25 første og tredje ledd, jf lov om sosiale tjenester i NAV (stl) § 41.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • I en del vedtak gjengis ikke innholdet av stl § 27 eller problemstillingen vedtaket bygger på.
  • I en del vedtak fastslås det ikke uttrykkelig om søkeren har rett til midlertidig botilbud etter stl § 27.
  • I de fleste vedtak fastslås det ikke om utgifter til pensjonat dekkes etter regning med hjemmel i stl § 21 fjerde ledd eller som følge av avtale med tjenestemottaker.

Kommentar:

For at den enkelte skal kunne ivareta sine interesser, er det viktig at enkeltvedtakene begrunnes og utformes på en forståelig og utfyllende måte.  Dette vil blant annet gjøre tjenestemottaker bedre i stand til å vurdere om vedtaket skal påklages.  I de aktuelle sakene vil man normalt først vurdere om vedkommende har krav på å få fremskaffet et konkret botilbud, jf stl § 27.  Videre vurderes om kommunen skal betale for oppholdet helt eller delvis, jf stl §§ 18 og 19, og bruk av stønadsform, jf § 21.

Merknad:

Harstad kommune bør omarbeide søknadsskjema slik at det fremkommer at man kan søke på midlertidig botilbud.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i NAV
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Brev fra NAV Harstad av 31.08.12 med informasjon om eksisterende midlertidige botilbud.
  • Notat: «Oversikt over ansatte som har oppgaver knyttet til lov om sosiale tjenester i NAV § 27».
  • Boligsosial handlingsplan 2008-2011.
  • Rusmiddelpolitisk handlingsplan 1.7.2012-30.6.2016.
  • «Prosedyre for midlertidig botilbud»
  • Dokumentasjon fra NAV Harstad i 10 enkeltsaker knyttet til saksbehandling etter stl § 27.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Vedtaksmal – midlertidig botilbud.
  • Rutine: «Sosialhjelp – rutine/samhandlingsskjema mellom avd 1 og 2»

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 11.06.12.
  • Program for tilsynsbesøket av 11.09.12.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Henry Andersen

Ass. rådmann

X

X

 

Jan Dag Stenhaug

Enhetsleder bygg/eiendom

 

X

 

Inge Larssen

Rådgiver bygg/eiendom

 

X

 

Tor Andreassen

Leder Blåhuset

X

X

X

Kim R. Nilssen

NAV-leder

X

X

 

Gunn Andreassen

Avdelingsleder

X

X

X

Bente Skaar

Sosialkurator

X

X

X

Trine Nilssen

Sosialkurator

X

X

X

Ellinor Martinsen

Sosialkurator

X

X

X

Hans-Kristian Skogly

Konsulent

   

X

Eva Birkeland

Sosialkurator

   

X

Mette Hauge

Sosialkurator

   

X

Elin Røsland

Konsulent

   

X

Ingvild K. Jenssen

Rådgiver

   

X

May K. Lamøy

Konsulent

   

X

Sissel Heer Hanssen

Konsulent

   

X

Tone Haukebøe

Konsulent

   

X

Hege Bakken

Sosialkurator

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Kjersti Mari Nilsen
Fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder)