Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Institusjonens rutiner og praksis vedrørende beboernes korrespondanse, jf. Rettighetsforskriften § 18

Eivind Pedersen
revisjonsleder

Viggo Fossum
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Silsand Ungdomshjem i perioden 08.10.12 – 08.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjonen etter lov om barneverntjenester § 5-7. I tilhørende forskrift er Fylkesmannen pålagt å føre tilsyn ved en systemrevisjon hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Silsand Ungdomshjem er en statlig barneverninstitusjon. Institusjonen tar imot barn og unge etter lov om barneverntjenester §§ 4-4, 5. ledd, 4-6 1. og 2. ledd og 4-12. Institusjonen har 8 plasser, hvorav 7 i ungdomsavdelingen og en plass i hybelleilighet i underetasjen. I tillegg til plassene inne i institusjonen har Silsand Ungdomshjem institusjonsfamilie, samt familie- og nettverksavdeling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel var datert 08.10.12, men ble ved en feil liggende en uke før det ble sendt til institusjonen. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 08.11.12.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.11.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til beboernes korrespondanse ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt og fremlagt materiale, samt intervju av ansatte.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik.

5.1. Merknad

Silsand Ungdomshjem mangler rutiner som kan sikre lik praksis ved ungdomshjemmet når det gjelder

  • håndtering av ungdomstelefonen, og
  • praksis rundt kontroll av innkommen post.

Kommentar:

Rettighetsforskriften § 18 innebærer, med unntak for tilfelle der man har begrunnet mistanke om at posten inneholder rusmidler eller farlige gjenstander, forbud mot å føre kontroll med beboernes korrespondanse. Evt. kontroll krever vedtak og opplysning til beboer om retten til å klage. Det er under ingen omstendigheter anledning til å åpne elektronisk post eller kontrollere utgående post.

Ungdomshjemmet har ikke tilfredsstillende rutiner som sikrer at ulike områder knyttet til kontroll av beboernes korrespondanse er beskrevet for de ansatte.

Intervju viser at det er ulike oppfatninger av hvordan kontroll ihht. Rf § 18 skal praktiseres. Det har heller ikke gjennomført opplæring for ansatte etter endring av forskriften pr. 1.3.12. Gjennom intervju er det også opplyst at det i 2012 har vært ett enkeltstående tilfelle der en sms på Ungdomstelefonen er åpnet, lest og slettet. Personalet er klar over at dette var problematisk og har drøftet hendelse internt på personalmøte. Det er ikke dokumentert at dette er behandlet som avvik i internkontrollsystemet, men intervjuene viser at det er et pågående arbeid å få bedret rutinene mht. ungdomstelefonen. Det er på revisjonsdagen lagt frem en rutine som viser at alle logger på ungdomstelefonen slettes ved hvert vaktskifte.

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011 nr. 1103
  • Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr. 1564
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr. 580

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Institusjonsplanen
  • Organisasjonskart
  • Opplæringsplan for 2012
  • Rutine for oversending av protokoll
  • Rutine fra Bufetat om dokumentforvaltning og dokumenthåndtering dat. 18.11.04.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • IKT-perm
  • Sjekkliste ved vaktskifte
  • Rutine for bl.a. behandling av post (udatert)
  • Informasjonsskriv til nye ungdommer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 08.10.12
  • Svar fra institusjonen med oversendelse av dokumenter, datert 23.10.
  • Epost vedrørende valg av intervjuperson fra institusjonen datert 22.10.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Jan-Christer Fristedt Hernes

leder

x

x

x

Arne Andreassen

Avd.leder miljøavdelingen

x

x

x

Monica Agovic Nordaas

Miljøterapeut

 

x

 

Agdis Gamst

Miljøarbeider

x

x

 

Ruth Myrli

sekretær

x

x

x

Tove K. Grindberg

nestleder

x

 

x

Olga Krag

miljøterapeut

x

   

Rune Paulsen

miljøarbeider

x

   

Unn Falck

miljøarbeider

x

   

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ingrid Hernes, Viggo Fossum og Eivind Pedersen, med sistnevnte som revisjonsleder.